업무 생산성 도구를 활용해라
업무를 하면서 우리는 좀 더 생산적일 필요가 있다.
생산현장에서만 생산성이 존재하는 것이 아닌 사무실에서도 이것은 절대로 필요하다.
최근에는 사무실에서 컴퓨터는 필수적인 도구가 되었다.
이 도구는 우리 업무의 혁신적인 도구가 아닐 수 없다.
예전 사무실 환경을 보면 어떠했는가? 기안용지 하나를 작성하기 위해서 사전에 수기로 작성해 놓고 그것을 타자기를 적용하곤 했다.
이제는 이러한 구차적인 일을 하는 곳은 없다.
예전 한때에는 가장 각광을 받는 직업군이 타이피스트였다. 그러나 이러한 직종을 이제는 찾아볼 수 없다.
이제는 이 컴퓨터를 최대한 활용하여 업무의 생산성을 높여야 한다. 편리성과 더불어 생산적인 요소가 있어야 한다.
저자가 초기 신입사원일 때만 해도 컴퓨터를 다루지 못하는 부장님들이 많이 있었다. 그러나 그때 그들은 전혀 힘들지 않았다. 업무를 할 때 필요한 컴퓨터 작업은 부하 직원들이 모두 해 주었으니 말이다.
요즈음은 이젠 사원급에서부터 사장님까지 모두 컴퓨터를 다룬다.
그런데 여기에 그 사용성의 능숙도가 차이가 난다.
저자가 신입사원일 때 그래도 컴퓨터를 잘 다룬다고 생각했던 사람들이 이제 부장급에 도달하니 예전 내가 신입사원일 때와 마찬가지로 컴맹은 아니지만 컴퓨터를 제대로 다루지 못하는 사람들이 여기저기 보인다. IT직종에 있는 나도 그런 모습을 볼진대 사무직 평균으로 보면 나의 예측은 실망스러운 수준으로 있을 것이다.
이제 예전의 문서 저작 도구만을 다루는 컴퓨터 실력을 갖춘 정도로는 부족하다. 꾸준히 연습해야 한다.
프로그래밍 언어는 최소한 읽을 주는 알아야 한다.
업무 생산성 도구를 활용해라
업무를 하면서 우리는 적재적소에 있는 자료를 찾지 못해서 많은 시간을 할애한다.
초기 신입사원 때는 캐비닛에 철해있는 문서를 하나하나 들추면서 자료를 찾았다면 이제는 자신의 컴퓨터 폴더에 있는 자료를 하나둘씩 찾는 상황이다.
이렇듯 업무 생산성은 직장인이 갖추어야 할 경쟁력이 되고 있다.
이에 도움이 될만한 몇 가지 프로그램을 소개해 본다.
1) 에버노트
메모나 자료 저장 등 아주 요긴한 앱이다.
열심히 자료를 작성하고 저장해 놓았는데 어디에 있는지 모를 경우가 있다.
우리가 사용하는 매체가 핸드폰, 다이어리, 집 PC, 회사 PC 등 다양하다 보니 이런 현상이 발생하곤 한다.
이제 자료나 메모는 한 곳에서 관리되어야 한다.
따라서 이 프로그램은 디바이스 간 연동이라는 큰 장점이 있다.
스마트폰과 컴퓨터에서 자유롭게 자료 연동이 가능하다. 외부에서는 스마트폰을 사용하여 자료를 축적하고 사무실이나 집에서는 컴퓨터를 활용하여 자료를 관리할 수 있다.
자료에 대한 스캔 기능도 아주 요긴한데, 중요한 서류나 잊기 쉬운 문서는 그때그때 문서 스캔 기능을 활용하여 저장해 놓으면 된다.
유료앱 이지만 무료 버전도 일반인이 사용하기에는 부족하지 않은 듯하다.
2) Google 문서도구
구글은 아주 요긴한 도구를 무상으로 제공해 주고 있다.
그중 google 문서도구는 업무 생산성에 도움을 주는 도구이다.
일반적으로 사무실에서 사용하는 워드, 엑셀, 파워포인트 기능들을 웹상에서 자유롭게 사용할 수 있다. 문서 저작 도구가 없을 아주 요긴하다.
또한 강력한 기능은 다른 사람들과 공동 작업이 가능하다는 것이다.
하나의 문서에 동시에 여러 사람이 접속하여 자료를 입력 가능하다.
이것은 공동작업, 리뷰 등을 수행할 때 아주 유용한 기능이다.
3) Google Keep
간단한 메모를 할 수 있는 앱이다.
물론 웹에도 사용할 수 있다.
에버노트만큼 다양한 기능을 보유하고 있지는 않지만 그래도 번뜩 떠오르는 메모를 입력하기에 좋다.
필자는 이 프로그램을 아주 잘 사용하고 있다.
특히 외부에서 갑자기 떠오른 아이디어를 그때그때 입력할 수 있다. 또한 음성 메모도 가능하다. 또한 직접 손으로 필기를 할 수도 있다.
필자는 메모를 일단 구글 Keep에 작성하고 그중에서 체계적으로 관리해야 하는 것들은 Evernote로 내보내기 하여 관리하고 있다.
4) Outlook
이메일과 일정 등을 관리할 수 있는 Microsoft 제품이다.
회사에서 메일 관리를 하기에 가장 적합한 제품인 듯하다.
또한 메일을 쉽게 오프라인으로 저장하고 검색할 수 있어 업무에 많은 도움을 준다.
메일뿐만이 아니라 일정, 작업 등을 관리할 수 있는 기능을 탑재하고 있어서 아주 유용한 프로그램이다. gSyncit 프로그램을 사용하면 Outlook에서 작성한 일정을 Google Calendar와 연동하여 사용할 수 있다.
5) Google Calendar
일정 관리에 아주 유용한 프로그램이다.
또한 캘린더 공유 기능이 있어 나의 일정을 타인에게 공유할 수 있으며 물론 공동으로 일정을 관리할 수 있다. 주요 일정을 서로 공유하거나 수정을 즉시 하고자 한다면 아주 유용한 프로그램이다.
6) Google Drive
웹상의 데이터 저장소이다.
물론 이러한 웹상의 데이터 저장 프로그램은 다양하게 존재하지만 데이터 공유, 활용성 등의 관점에서 아주 유용한 프로그램이다.
데이터를 타인과 공동관리하면서 공동작업 등을 할 때 아주 좋다.
7) Chrome 확장프로그램
인터넷 브라우저 중에 구글에서 제작한 크롬이 있다.
크롬은 다양한 기능이 있는데 그중에서 확장프로그램을 연결해서 사용할 수 있는 강력한 기능이 있다.
많은 개발자들이 제작해 놓은 확장 프로그램을 크롬 브라우저에 Plug-In 하여 사용할 수 있다.
검색 도구에 능숙해져라
이제는 인터넷에 흩어져 있는 무수한 자료를 신속하고 정확하게 검색하여 활용할 수 있는 능력이 있어야 한다. 이제 단순히 네이버에서 키워드 검색이 아닌 방대한 양을 보유한 구글을 통해 국내뿐만 아니라 외국 자료도 검색하여 업무 역량을 향상시켜 보아라.
Know-How의 시대는 지났다.
Know-Where 시대에 내가 원하는 자료가 어디에 있는지를 빠르게 찾아내야 한다.
따라서 내가 찾고자 하는 자료를 빠르고 정확하게 찾아낼 수 있는 스킬은 분명 필요하다.
유투브 등 영상매체를 적극 활용해라.
아재와 젊은 세대를 구분하는 기준 중에 검색 도구를 보면 알 수 있다는 우스개 소리가 있다.
나이 많은 세대는 무조건 검색엔진을 사용하지만 요즘 젊은 친구들은 먼저 유투브를 사용한다고 한다.
무조건 검색 사이트를 찾기보다는 일부 자료는 유투브에 더욱 좋은 자료가 많이 존재할 수 있다.
따라서 유투브 검색을 통해 좀 더 다양하고 깊은 자료를 검색해 보아라.
업무를 열심히 하는 시대는 이제 지났다.
업무를 잘해야 하는 시대다.
그러려면 좀 더 생산적인 도구와 기법을 활용하여야 한다.
이러한 것을 항상 고민하고 적용하려는 노력이 중요하다. 그래야 유능한 직장인이 될 수 있다.
