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매거진 직장인의 일 잘하기 전략

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계정을 잊어버리셨나요?

by 김홍진 Dec 09. 2018

일을 미리미리 마쳐라

세계적인 성공학의 대가 브라이언 트레이시는 이렇게 말했다.

기한 없는 목표는 탁상공론이다.
기한이 없으면 일을 진행시켜주는 에너지도 발생하지 않는다.
당신의 삶을 불발탄으로 만들지 않으려면 분명한 기한을 정하라.
기한을 정하지 않는 목표는 총알 없는 총이다.

회사일을 하다 보면 미리미리 하지 않고 일정에 임박해서 진행하는 사람들을 자주 목격하곤 한다.

상사가 언제까지 보고서를 작성해서 제출하라고 하던가 제안서를 작성할 때, 검토 시점까지 미루었다가 일정에 임박해서 야근을 하는 등 허둥지둥한다.

이런 사람들은 소위 학생 증후군이 발동한 것이다.

학생들은 시험에 임박해야지 공부를 하듯이 말이다.

그런데 이러한 습관은 잘못된 것이다.

이런 습관을 갖고 있는 사람들은 항변한다.

임박해야지 일이 잘 된다고 말이다.

그런데 임박해서 무엇인가를 하다 보면 실수를 하게 되고 또한 품질이 떨어지는 것이 사실이다.

기획서나 보고서 발표자료 등을 작성을 해 보면 이런 것은 극명하게 나타난다.

글이나 보고서는 한 번 두 번 더 보면 볼수록 품질이 올라가는 것이 사실이다. 그럼에도 불구하고 허둥지둥 임박해서 완료된 문서는 소위 대장간에서 칼날을 제대로 연마를 시키지 않고 시장에 나가는 꼴이다.

그럼 이러한 습관을 없애기 위한 업무 방식은 어떤 것이 있을까?

우선 과제를 받으면 정확한 수행 일정을 수립해라.

내가 해야 하는 일이 있으면 그 Deadline에서 역행하여 상세 업무수행 일정을 수립해라.

업무 일정은 간단히 달력 형식으로 작성해서 내가 언제까지 어떠한 일을 할지를 작성하면 된다.

단, 수행 일정은 좀 상세하게 그리고 현실적으로 작성해라. 세부적이지 않으면 내가 무엇을 언제까지 해야 하는지에 대한 명확히 정의되지 않을 수 있다.

가능한 세부적인 내용을 하루에 2~3개 단위를 잘게 쪼개서 일정표에 등록해야 한다. 그리고 그 일정표는 자신이 어떠한 일이 있어도 지킨다는 생각을 갖고 관리해야 한다.

가능하다면 그 일정표를 타인에게 제시해 주면 일정준수에 대해 더욱 책임감을 느낄 것이다.

내가 수행할 내용에 대하여 정확히 인지해라.

상사가 업무를 시키거나 내가 작성할 문서를 할당받았을 때 내가 무엇을 해야 하는지를 정확히 알지 못하는 경우가 왕왕 발생한다.

그런데 많은 사람들이 자신이 해야 할 일에 대해 정확히 파악하지 못했음에도 불구하고 그냥 그 일을 갖고만 있는 경우가 많다. 그러면 일을 시킨 사람은 그가 그 일을 잘 알고 진행할 것이라고 판단하기 쉽다.

만약에 내가 일을 맡았는데 정확하게 무엇을 해야 하는지 그리고 어떻게 해야 하는지를 파악하지 못했다면 정확히 파악될 때까지 일을 시킨 사람에게 확인해야 한다.

특히 신입사원들인 경우 이런 현상이 자주 발생한다.

윗사람의 업무 지시인 경우 그 사람이 어려워서 잘 물어보지 못하는데 자신에게 무엇인가를 물어보는 사람을 대부분은 좋아한다.

작성 방향에 대하여 사전 스토리보드를 작성하고 점검한 뒤 시작해라.

문서 작업을 할 경우, 사전에 작성해야 하는 내용에 대하여 스토리 보드를 작성해야 한다.

스토리 보드란 영화 산업에서 나온 용어인데,

영화를 찍기 전에 영화를 어떻게 찍을지를 사전에 그림으로 그려보고 검토한 뒤 촬영을 하는 것이다.

이렇게 하면 쓸모없는 비용과 시간을 절약할 수 있을 뿐만 아니라 전체적인 내용을 사전에 점검할 수 있는 장점이 있다.

문서를 작성할 때도 마찬가지이다.

내가 작성할 내용에 대하여 목차를 작성하고 목차에 따른 주요 키워드를 사전에 고민해 봐야 한다.

먼저 밑그림을 그리고 세세한 붓터치를 해야지 한쪽 구석부터 세세하게 그려나가면 마지막에는 내가 그리고자 했던 내용이 그림에서 빠지는 경우가 발생할 수 있다.

아무리 일정이 촉박하더라도 필히 스토리 라인을 구상하고 확정한 뒤에 작업을 진행하자.

사전에 자주 검토자와 리뷰를 진행해라

후배들에게 일을 시켜보면 제출 일정 전에 미리 결과물을 제시해 주는 직원들을 찾아보기 힘들다.

왜일까 생각해보면,

나도 그렇지만 완전하지 않은 것을 보여주기 싫은 것이다.

그러나 이 태도는 고쳐야 한다.

내가 아무리 지시사항을 정확히 이해했다고 해도 일을 시킨 사람의 의도 데로 일을 해 가는지는 모를 일이다.

그런데 그냥 내가 이해한 데로 열심히 세부적인 작업까지 마치고 간 뒤 이게 아니라고 하면 그때까지의 시간은 헛되지 않은가?

지시자와 그 지시 사항을 수행하는 사람은 지속적인 점검을 수행해야 한다.

그래야 불필요한 작업 시간을 절약할 수 있다.

문서작업을 예로 들어 보자.

일단, 목차와 그 목차에 대한 키워드에 대하여 리뷰를 받아라

그다음, 그 목차에 따른 Mock-Up을 보여주어라.

요즘 파워포인트 같은 경우에는 이미지로 문서 내용을 추상화하여 제시하게 되는데 이러한 것은 단순 목차와 키워드 만으로는 잘 보이지 않을 경우가 있다.

Mock-Up이 이루어지고 나면 그다음부터는 진척도에 따라 2~3회 정도 내용을 사전에 검토받으면 된다.

단, 여기서 염두에 둘 것이 있다.

상사도 사람인지라 자신의 지시 사항이 자주 바뀌는 경우가 있다.

초기에 지시했던 방향이 나중에 지시한 내용과 다르게 지시하는 경우가 발생한다.

정말 속이 탈 노릇이다.

그런데 어쩌랴, 그가 상사인 것을. 따라서 이러한 것은 내가 챙겨야 한다.

각 단계를 검토를 받을 때 이전에 리뷰한 내용이 무엇이었고 그래서 이렇게 수정했다는 것은 간단히 문서를 정리해서 제시해 주어야 한다.

그 상사가 마음이 변해서 내용을 바꾸는 경우도 있지만 자신이 스스로 망각할 수도 있기 때문이다.

명심하라, 상사도 자신이 무엇을 요청했는지 잘 모를 수 있는 것이다.

따라서 잘 방향을 잡아가 줘야 한다.

단, 이때 자신의 입장만을 너무 고집할 경우 상사와의 불화가 발생할 수 있으니 이점은 슬기롭게 대처해야 한다.

일 작성 마감일 2일 전에는 끝내고 확인해라.

마감일 2일 전에는 마무리하고 최종 점검을 해야 한다.

그리고 사소한 부분일 지라도 점검을 해야 한다.

특히 오탈자, 부적절한 용어 사용, 문맥 등을 검토해야 한다.

오탈자는 문서 저작도구에 있는 자동 검색 기능을 먼저 적용하고 그다음에는 출력하여 검토하는 것이 좋다.

화면으로 보면 보이지 않는 오탈자가 출력해 놓으면 떡하니 보이는 경우가 많다.

그리고 문맥도 다시 한번 점검해야 한다.

내가 소리 내어 읽었을 때 부드러워야 한다.

중복된 어미, 주어 술어 불일치 등도 다시 한번 검토해라.

업무수행 일정을 시간 단위를 관리해라.

자신의 업무는 시간 단위로 관리해라. 무작정 컴퓨터 화면만을 바라보지 말고 내가 수립할 일정에 맞춰 한 단위의 업무를 수행할 때 이 업무는 오늘 몇 시까지 마누리 진다는 목표를 갖고 수행해야 한다. 필요시에는 타이머를 사용해도 좋다. 요즘에는 컴퓨터에 다양한 타이머 프로그램이 있으니 그걸 사용해도 좋다. 사람이 마감 시간을 정해놓고 일을 하게 되면 느슨해질 수 있다. 따라서 일에 대한 완료 일정을 철저히 시간 단위로 관리하면 업무 성과에 효과적일 것이다.