일일업무일지를 꼭 써야하는 이유
어떻게 해야 놓치는 업무를 줄일 수 있을까?
직장 생활을 하다 보면 다양한 일을 접하게 된다. 그 중에는 내가 잘 하는 일도 있지만, 그렇지 못한 일도 있다. 대부분의 사람들은 본인이 잘하거나 좋아하는 일을 먼저 하려는 경향이 있다. 어렵고 하기 싫은 일은 뒤로 미룬다. 추후에 미뤘던 일을 기억하고, 마무리하면 좋겠지만 그렇지 못한 경우가 왕왕 발생한다. 그리고 그럴 때마다 꼭 문제가 발생하곤 한다.
신입사원시절, 나 또한 미뤘던 일이 문제가 됐던 경우가 있었다. 물론 신입이었기에 그럴 수 있다라고 상사들이 눈감아 주긴 했지만 분명 잘못된 습관이었다. 그런 일이 자꾸 반복되면 사람들이 나를 잘 믿지 못하게 되고, 업무 능력 자체에 대해서도 의심을 받을 것 같았다. 그리고 그렇게 살 수 없어 고민하기 시작했다.
어떻게 해야 놓치는 업무를 줄일 수 있을까?
일일업무일지를 쓰자
우리들 인생처럼 직장생활에서도 위기의 순간은 수시로 발생한다. 고객의 클레임이나 상사의 지적 등 생각지도 않은 일이 생기는 경우도 있겠지만, 신입사원이 겪는 대부분의 위기는 '깜빡함'에서 온다.
사회생활 초기 아무것도 모르는 나는 그 깜빡함 때문에 여러 고비를 맞은 적이 있었다. 고객에게 물건을 보내주기로 한 것을 잊은 적도 있었고, 매일 제출해야 하는 일지를 내지 않아 상사에게 혼난 적도 있었다. 다행히 신입이었기에 큰 업무가 주어지지 않아 회사에 악영향을 끼칠 만큼의 문제는 아니었지만 그냥 넘어가면 안 된다고 생각했다.
그런 이유로 나는 '나의 깜빡함'을 막기 위해 직장 생활 초기부터 메모를 하게 되었다. 처음엔 한컴쪽지를 이용했다. 아침에 출근을 하면 그날 해야 할 일들을 메모했고 그 메모가 다 지워지면 퇴근을 했다. 그리고 언제부턴가 지금 사용하는 엑셀파일 '일일업무일지'를 기록했다. 이것도 처음에는 상사의 지시로 작성하기 시작했지만 이내 나의 습관에 녹여져서 나만의 방식으로 사용하게 되었다.
일일업무일지를 사용하게 되니 놓치는 업무가 줄었다. 그뿐만 아니라 일을 먼저 챙기는 장점까지 생기게 되었다.
사용 중인 업무일지 양식나는 항상 출근해서 컴퓨터를 켜면 오늘 할 일을 먼저 챙긴다. 그리고 중요하거나 급한 일을 먼저 처리한다. 한 번에 처리가 되지 않는 일은 기록해둔다. 지금 이런 일을 했고, 언제 이런 일을 챙길 예정이라고 말이다. (예_비용처리 관련 내용 확인 => 거래명세서 수령예정 => 결재 상신)
그런 식으로 업무를 진행하면서 히스토리를 일일업무일지에 기록을 해둔다. 아직 처리가 되지 않은 일은 굵은 글씨로 남겨두고, 처리가 된 일은 얇은 글씨로 바꿔둔다.(그러면 한눈에 쉽게 알아볼 수가 있다)
이런 식으로 관리를 하면 놓치는 일을 정말 많이 줄일 수가 있다. 물론 일일업무일지에 적는 것 자체를 잊는 바람에 더 큰 사달이 난 일도 있기는 하지만 그건 특별 케이스라고 생각하자.(예외 없는 법칙은 없고 완벽한 방법이란 없는 것이니까)
메모의 달인인 신정철작가는 본인의 저서 '메모 습관의 힘'에서, 본인은 주간업무계획표를 작성하고 있으며, 그것에 대한 장점을 설명해주었다. 나와 마찬가지로 처음에는 상사의 지시로 시작했지만 지금은 누가 시키지 않지만 스스로 하고 있다고 한다.
하루 5분 나를 성장시키는 '메모 습관의 힘' 78p / 신정철 지음위의 그림은 책에 나와있는 페이지를 그대로 올려보았다. 아마 많은 회사에서 비슷한 양식으로 사용하고 있을 텐데 정작 사용법은 모르는 경우가 많다. 작성법을 꼭 참고하여 이용했으면 좋겠다.
또한 신정철 작가는 주간업무계획표를 만들면 3가지의 장점이 있다고 한다.
첫째, 마음이 편해지고
둘째, 업무 효율이 올라가고
셋째, 만족도가 올라간다고 한다.
나 또한 일일업무일지를 쓰며 동일한 느낌을 가졌다.
그날그날 계획을 세우는 것이 조금 귀찮기는 하지만 일단 계획을 세우고 나면 나머지 시간은 그냥 계획대로 하면 되니까 맘이 편해진다. 그리고 빠트리는 일이 없어지고 예정된 업무에 대해 미리 준비를 하니 업무 효율이 올라갈 수밖에 없다. (깜빡함으로 인해 벌어지는 일은 시간이 지날수록 눈덩이처럼 커지기 마련이다)
신정철 작가가 말하는 세 번째 장점인 만족도가 올라가는 것은 나도 몰랐던 것인데 저자는 주간계획표를 쓰다 보면 자기 시간에 대한 통제감이 생기고 그로 인해 회사 생활에 대한 만족도가 커진다고 한다. 나의 시간을 직장이 통제하는 것이 아닌 내 시간을 내가 통제하게 됨으로 행복 수준도 올라간다고 한다.
이처럼 업무일지를 쓰는 것은 권장이 아니라 필수라고 생각한다. 단지 회사를 위해 놓치는 일을 방지하기만을 위해서가 아니다. 그렇게 계획적으로 기록하는 습관을 만들어 둔다면 스스로의 능력을 키우는 것이니까.
처음부터 너무 거창하게 많은 것을 하려고 하지 말자. 업무일지, 계획표를 작성하는 것에 너무 스트레스를 받지 말자. 모든 습관은 조금씩 꾸준히 해야 효과가 있는 것이다. 한 번에 욕심을 부리다가 이도 저도 안될 수가 있다. 업무일지, 계획표를 작성하는 이유는 놓치는 일을 줄이고 업무 효율을 높이자는 것이지 일지, 계획표를 작성하는 자체에 있는 것이 아니니까 말이다.
나는 이렇게 일일업무일지를 쓰면서 놓치는 업무를 줄이고 업무 효율을 높였다. 모든 사람들이 나와 같은 효과를 보지는 않겠지만, 나와 같은 고민을 하는 사람이 따라 해보면 좋겠다.
이 외 일일업무일지 양식이 필요하신 분은 아래 글에서 다운받으시면 되겠습니다.
