직장인을 위한 비즈니스 이메일 작성법
코로나19의 재확산으로 언택트를 위한 재택근무를 실시하는 회사가 늘어나고 있습니다.
그로 인해 평상시 이메일을 통해 업무를 진행해왔던 재직자들은 물론이고 새로 입사한 신입사원에게 이메일은 더더욱 중요한 비즈니스 도구가 되었는데요.
이는 평소에는 유선전화를 이용하거나 직접 자리로 찾아가서 말로 하던 것을 이메일이나 메신저로 대신하게 되는 경우가 많아져서입니다.
그렇기에 평소보다 이메일 수신, 송신량이 늘어나고 있으며 그로 인해 불필요한 업무시간 손실은물론 문자로 대화를 주고받으며 본래 뜻이 제대로 전달이 되지 않아 문제가 될 수도 있습니다.
이에 언택트 시대를 맞아 재택근무족을 위한 비즈니스 이메일 작성법, 메일 예절을 알려드리고자 합니다.
비즈니스 이메일 작성법
1. 이메일 제목에 용건을 정확하게 밝힌다.
- 안녕하세요. ㅇㅇ팀 ㅇㅇㅇ입니다. (X)
- [자료요청] 생산관리팀 여름휴가 일정 요청의 건 (전사 취합 중) (O)
2. 이메일의 본문은 간략하게 작성한다.
- 편지를 작성하듯 구구절절 작성은 No!!
- 짧고 명확하게 용건만 작성한다.
- 짧은 내용이 아니라면 첫 문단에 중요사항을 요약하고 문단을 추가한다.
3. 가독성이 좋도록 작성한다.
- 띄어쓰기, 굵은 글씨, 밑줄, 글자색 등을 확인하여 읽기 쉽게 작성한다.
- 번호 매기기, 기호 등을 사용해도 좋다.
4. 질문을 할 때는 돌려 하지 말고 정확히 한다.
- 보내드린 자료는 내일 오후까지 작성이 가능할까요? (X)
- 보내드린 자료는 내일 14시까지 작성하여 회신하여 주시기 바랍니다. 만약 일정 내 작성이 불가하다면 가능한 날짜와 시간을 회신 부탁드리겠습니다. (O)
5. 오탈자 및 맞춤법은 반드시 확인한다.
- 오탈자 하나, 띄어쓰기로 인해 뜻이 달라지고 숫자 하나로 큰일이 벌어지는 게 비즈니스 메일이다. 오탈자 및 맞춤법, 띄어쓰기, 숫자는 반드시 확인한다.
6. 첨부파일을 보낼 때는 메일 본문에 요약 또는 그림이 보이도록 넣는다.
- 첨부파일로 보낼 경우 상대방이 읽지 않을 경우가 많다. 메일 본문에 중요 내용을 요약하여 수신자가 쉽게 확인할 수 있도록 한다.
- 최대한 수신자 입장에서 적은 클릭, 시간이 많이 소비지 않도록 배려한다.
7. '수신자'와 '참조'를 정확히 작성한다.
- 수신자는 내용을 직접 처리할 담당자나 직접 보고받을 사람이며, 참조에 들어가는 사람은 말 그대로 해당 내용을 참조할 사람이다. 참조자에 처리자를 집어넣고 수신자에 상사를 집어넣는 실수를 하는 사람이 종종 있다.
8. 발송 버튼을 누르기 전에 소리를 내어 읽어본다.
- 발송하기 전에 읽어본다. 읽다가 어색한 부분이 나오면 고친다. 어색하면 의도하지 않게 다른 내용이 전달될 수 있다.
9. 답장은 최대한 빨리 보낸다.
- 읽은 메일은 가능하면 빨리 답장을 한다.
- 작업이 오래 걸리는 경우, "예 알겠습니다. 일정 내에 자료를 보내드리겠습니다" 또는 "일정안에 어려울 것 같습니다. 목요일 18시까지는 가능합니다."라고 미리 답장을 한다.
10. 중요 메일은 발송 후 전화나 메신저로 알린다.
- 상대방은 바쁘다. PC 앞에서 메일만 기다리지 않는다.
이메일은 회사 내 직원 간의 업무 진행 또는 직원과 고객사와의 소통을 하는 창구입니다. 따라서 이메일은 나의 얼굴일 수도 있고 때로는 회사를 대표하는 이미지를 줄 수도 있습니다. 이처럼 중요한 이메일을 효율적으로 사용하시기 바랍니다.
입사하자마자 언택트 시대 재택근무족이 된 신입사원을 비롯한 기존 재직자 여러분들 모두 기운 내시길 바라오며, 효과적인 이메일 사용으로 코로나19로 성큼 다가온 언택트 시대, 재택근무를 슬기로운 직장생활, 슬기로운 집콕생활 하시기 바랍니다.
추가로 아래의 내용을 참고하시면 더 좋습니다.
이메일의 지혜
1. 신속하게 답신을 보내라.
2. 이메일을 작성할 때는 단어 하나하나가 중요하다.
3. 지속적으로 편지함을 비워라.
4. 이메일은 리포(LIFO-Last In First Out_후입선출) 나중에 들어간 데이터가 위에있는 구조, 순서로 처리하는게 좋다.
5. 여러분이 라우터라는 것을 기억하라.
6. 숨은참조를 활용할 때는 스스로 이유를 물어봐야 한다.
7. 요란하게 불만을 표하지 마라.
8. 요구사항을 간단히 확인하는 방법이 있다.
9. 훗날 검색할 것에 대비하라.
<구글은 어떻게 일하는가? 273p / 에릭 슈미트 외 / 김영사>
