일잘러는 질문을 합니다.
직장생활을 하다보면 처음부터 마무리까지 모두 내 손을 거쳐 일을 할 때가 있습니다. 그렇지만 대부분 혼자서 하기보다는 동료직원과 함께 하는 경우가 많고그중에 나의 역할은 주 업무가 아닌 보조업무 일때가 있습니다.
그것은 입사한지 얼마되지 않은 신입직원일수록 그런 일이 잦을 텐데요. 오늘은 슬기로운 직장생활, 일 잘하는 사람(일잘러)가 되는 방법 한가지를 알려드리려고 합니다.
신입직원으로 업무를 하다보면 주변으로부터 자료를 요청받는 경우가 많습니다. 그 대상은 동료일 수도 있고, 상사 또는 고객일 경우도 있지요.
'oo씨 ㅇㅇ프로젝트의 지난달 월간실적 좀 전달해주세요' 라거나 'oo프로그램의 고객명단 부탁합니다' 등 수많은 자료를 작성 관리하고 있으며 그 자료를 전달해 달라는 요청을 받게 됩니다.
용도가 무엇인가요?
저의 경우 그런 요청 자료를 받으면 한가지 꼭 확인하는게 있습니다.
'용도가 무엇인가요?' 라는 질문을 합니다.
질문의 의도는 이렇습니다. 해당 자료를 통해서 얻고자 하는 내용이 무엇인지? 얼마나 정확한 정보를 원하는지? 어느곳에(누구에게) 제출을 하는지? 확인을 해야합니다.
보통 자료를 타 부서나 고객에게 넘겨 줄 때 그 용도에 따라 정확도 및 공개여부가 달라지기 때문입니다.
전전월 실적처럼 이미 보고 및 결재가 끝난경우는 정확도는 물어볼 필요는 없습니다. 이미 공식적으로 완료된 문서이니까요. 하지만 공개여부를 위해서 용도는 반드시 확인해야 합니다.
내부용 자료인데 해당부서에서 고객에게 참고자료로 보내기 위한 자료라면 바로 전달하면 안되고 상사와 반드시 확인을 해야합니다. 자칫 보내면 안되는 자료 때문에 회사 또는 부서가 뒤집어 지는 경우가 간혹 생기거든요.
(고객에게 뿐만 아니라 타부서에도 공개하면 안되는 자료가 우리부서에는 분명히 존재합니다)
그렇기 때문에 자료의 용도가 무엇인지, 사용처가 어디인지 반드시 필요합니다.
용도를 확인해야 하는 두번째 이유는 해당자료를 전달 또는 제출하기전에 내가 추가로 작업을 해야하는 경우때문입니다.
상대가 100% 정확한 데이터를 원하는 경우 작업시간이 6시간이 걸리는데 반해 90%의 정확도만 되어도 괜찮은 경우는 3시간, 대략적은 흐름만 보고 싶은 경우 30분만 소요가 된다고 하면 어떻게 하시겠습니까?
해당직원에게 다시한번 물어 정확도를 확인함으로써 소중한 시간을 절약할수 있습니다.
나에게 자료를 요청했던 직원이 그 자료를 통해 대략적은 흐름만 파악하고자 한다면 5시간반이라는 소중한 시간을 다른 업무에 할애할 수 있으니까요.
추가로 최종적으로는 100% 정확한 데이터가 필요하더라도 지금 당장은 90%정도 수준의 자료를 넘겨주는 것이 상대방에게 도움이 될 수도 있습니다..
예를 들어 추석선물을 고객에게 발송해야하는 경우
업무의 순서는 다음과 같습니다.
고객 명단 확인 => 예상비용 확인 => 상사에게 예상 비용 및 일정 등 1차보고 => 고객명단 상세확인 => 상사에게 확정비용 등 보고 및 승인 => 발송업체에 명단 전달
위와 같은 업무를 진행할 때 첫번째 고객명단을 확인할 때는 100% 정확한 대상과 주소, 연락처까지 확인할 필요는 없습니다. 몇명인지? 고객들의 회사, 직급 등은 맞는지? 혹시 빠진사람이 있는지? 정도만 확인하면 됩니다.
100%정확한 정보는 상사에게 확정보고 및 승인을 받을 때이거나 발송업체에 명단 전달 전까지만 확인하면 됩니다.
그렇기에 처음에 고객 명단을 확인해 달라고 요청을 받았을때 '용도가 무엇인가요?'라는 질문을 해야하는 것입니다. 그러고 나서 용도를 안 다음에는 회사, 직급 등 인원수는 3시간 정도면 가능하고 기타 주소 및 연락처까지 확인하려면 내일 오전 10시까지 가능합니다. 라고 이야기를 해주어야 합니다.
그래서 저같은 경우 회원명단을 확인해달라는 요청을 받을 경우, 목적이 무엇인지? 정확도는? 앞으로 업무진행 예정시간을 물어본다. 그런 질문없이 단순히 10시간 뒤에 줄 수 있다고 말을 하면 해당담당은 나때문에 10시간으 꼬박 기다려야 하지만 내가 먼저 100명의 고객이고 지금은 90%수준의 데이터를 넘겨주지만 내일 10시에는 정확한 데이터를 줄 수 있다고 말을 한다면 그 직원은 내가 자료를 넘기기 전에 사전 준비작업을 끝마치고 상사에게 1차보고까지 마칠수 있을 테니까요.
제가 용도를 묻는 마지막 한가지가 이유가 또 있습니다.
혹시 내가 보낸 자료를 가지고 해당직원이 가공을 해서 사용하는지 확인을 하기 위해서입니다.
즉, 제가 보내준 자료를 통해 특정한 정보를 뽑아내기 위해 그 직원이 2시간의 수고를 들인다면, 한번쯤 확인을 해봅니다. 그래서 그 작업을 내가 할 경우 10분 밖에 걸리지 않는다면,저는 제가 그 작업을 해서 보내는게 맞다고 생각합니다. 자료의 이해도가 내가 훨씬 높기때문에 그렇게 해야 시간도 단축되고 더욱 자세하고 정확한 정보를 뽑아낼 수 있죠.
또한 그 자료를 주기적으로 전달해야 한다면 그렇게 서로 주고 받는 양식을 맞춰두면 두고두고 시간을 절약할 수 있습니다.
이는 단지 자료를 주고 받을 때만 해당되는 것은 아닙니다. 업무를 하다보면, 업무협조를 받다보면 나에게 요청하는 담당자가 본인의 주업무가 아닌 단지 중간에 전달자 역할을 한다라고 느낄때가 있습니다. 그럴때도 저는 정중하게 말한다. '제가 그 분께 직접 통화를 해도 괜찮을 까요?'라고 말이다.
협조를 요청받은 나의 역할이 단순히 그 사람이 '요청하는 것'을 해주는 것이 아닌 협조 요청을 하게 된 원인을 해결해주는 것이 나의 역할이니까요.
<용도가 무엇인가요?> 질문을 해야하는 이유
1. 비공개 자료 유출 방지
2. 업무효율 향상(시간 절약)
3. 정확한 일처리
