사업은 열정이 아니라 매뉴얼로 이끌어야 한다.
마구잡이 노력이 아니라 매뉴얼을 만드는 노력
열정으로 사업을 운영하는 것은 사업초기에만 가능하다
사업을 시작하게 되면 대개는 강한 열정과 비전을 가지고 시작한다. 그 열정은 사업의 초기 단계에서 매우 중요한 역할을 한다. 그러나 오랜 기간을 거쳐 지속 가능한 성장을 이루기 위해서는 열정만으로는 부족하다. 사업을 매뉴얼화하고 체계적으로 운영하는 것이 중요하다.
매뉴얼 작업이 중요한 이유
첫째, 매뉴얼은 지속 가능한 성장의 기반이다. 사업이 초기에 열정에 의해 이끌리더라도, 성장하고 규모를 키우기 위해서는 명확한 구조와 체계가 필수적이다. 매뉴얼은 기업의 모든 부문에서 일관된 품질과 서비스를 제공하도록 돕고, 비즈니스 운영의 효율성을 높여준다.
둘째, 매뉴얼은 낭비를 사라지게 한다. 의뢰가 들어오면 본 법무법인은 매뉴얼에 따라 업무를 처리한다. 의뢰를 처리해야 하는 업무기준에 따라 업무처리가 진행된다. 업무 프로세스 기준이 있기에 송무직원과 변호사 간의 에너지 낭비와 오류가 사라진다. 업무를 처리하는 매뉴얼을 만들지 않았을 때는 변호사마다 스타일이 달라 송무직원 간에 업무 스타일을 맞추느라 서로 힘들어했으나, 업무를 처리하는 절차가 있어 서로 편하게 일할 수 있게 되었다.
셋째, 매뉴얼은 팀과 리더십의 효과성을 증가시킨다. 열정적인 창업자라 할지라도, 혼자서는 한계가 있다. 잘 설계된 매뉴얼은 팀원들에게 명확한 역할과 책임을 부여하며, 구성원들이 효율적으로 조직을 이끌 수 있도록 돕는다. 이는 팀의 협업과 역량 개발에 긍정적인 영향을 미친다.
매뉴얼을 만들면 적자기업도 회생할 수 있다.
본질에 충실한 제품을 만들어내 현재 수많은 고객들로부터 사랑받고 있는 무인양품이 2000년대 초 적자를 내며 힘들어하고 있었다. 1980년대 설립하면서 깔끔한 디자인과 좋은 품질의 제품을 내보여 매출이 가파르게 상승할 정도로 우수한 실적을 내고 있었다. 하지만 1990년대 들어서 기업공개(IPO)와 무리한 사업 확장으로 기업은 자꾸만 경직되어 가고 영업이익은 줄어들었다.
2001년 매출 이익이 처음으로 감소해 적자를 맞이한 무인양품은 사내에서 능력 있는 사람을 대표자리에 취임시켰다. 그가 가장 먼저 한 일은 수많은 지점들을 돌아다니며 문제점을 파악했다. 가장 큰 문제점은 지점마다 스타일이 너무 달랐다. 지점장 스타일에 따라 매장이 운영되다 보니 지점마다 매출이 차이가 너무 컸다. 그래서 그는 무인양품의 기준을 만드는 매뉴얼화 작업에 나섰다.
지점장의 감에 의존하던 발주 시스템에서 통계에 근거한 발주 시스템, 지점마다 다른 매장 분위기를 통일시키기, 상사의 기분에 따라 움직이는 것이 아닌 매뉴얼에 따라 행동하기 구조를 정하고 모든 지점에 적용시켰다. 그 결과, 2년 만에 실적을 회복할 수 있었다.
마구잡이 노력 대신 매뉴얼을 만드는 노력
매뉴얼을 만드는 노력은 어려운 일이다. 그러나 기준을 만들어야만 생산성이 생기고, 기업 문화가 생기고, 기업에 안정적인 분위기가 정착된다. 탄탄한 구조에서 파생된 안정적인 분위기와 효율적인 프로세스는 기업이 선순환을 불러온다. 상황에 따라 임기응변식으로 하는 일처리는 구성원들의 사기저하와 피로도로 돌아온다는 것을 알기에 오늘도 나는 매뉴얼화 작업을 한다. 기준을 잘 만들다보면 매뉴얼이 사업을 이끌어 편하게 일을 할 수 있는 경험도 할 수 있다. 너무 어렵게 생각하지 말고, 처음에는 일하면서 쓰는 물건에 위치를 정해주는 것으로 시작하다 보면 다음 길이 보일 것이다.
