오피스에서 생산성을 높이는 소소한 방법들
사무실에서도 생산성을 높일 수 있다.
생산성은 제조업에서만 적용되는 것이 아니라 사무실에서도 적용될 수 있다. 법률사무소를 개업하고 여러 사업을 하면서 얻은 소소한 꿀팁을 공유하고자 한다.
1. 전자제품은 무선으로 활용하기
현대인들은 수 많은 선(line) 속에 둘러싸여 있다. 특히 전자제품을 많이 이용하는 사무실(office)에서는 무선 전자제품을 이용하면 기능성이 급격하게 올라가 일하기가 편하다. 선이 있다면 선을 연결시킬 코드를 찾아야 하고, 선의 길이가 제품의 사용 한도이다.
무선이라면 어디든 들고 다닐 수 있다. 활용도 뿐만 아니라 심미적으로도 좋다. 선이 여러 개 줄줄 늘어져 있는 책상보다 무선으로 세팅되어 있는 책상은 심신의 안정을 가져온다.
2. 협업툴을 적극 활용하자
협업툴을 활용하면 팀워크가 훨씬 원활해집니다. 구글 드라이브, 슬랙, 트렐로와 같은 협업툴 시장이 계속 성장하는 이유는 업무 처리에 상당한 효과를 불러오기 때문이다. 협업툴을 이용하면 일반 메신저 앱과 달리 협업툴에 공유한 자료는 시간이 지나도 다시 다운로드 받거나 활용할 수 있다.
무료 메신저 앱은 일정 기간이 지나면 자료를 찾을 수 없고, 그 자료를 찾기 위해 다시 당사자에게 자료를 달라고 해야 하는 작업을 해야한다. 그리고 협업툴은 무엇보다도 일과 삶의 분리가 가능하게 해줘 숨통을 트게 한다.
그뿐만 아니라 파일 공유, 실시간 소통, 프로젝트 관리가 편리해진다. 팀원들과의 정보 공유가 신속하게 이루어지고, 업무 진행 상황도 쉽게 파악할 수 있어 생산성이 크게 향상된다.
3. 디지털 메모앱 사용하기
디지털 메모앱은 가장 큰 장점은 검색 기능이 있고 공유 및 정보의 재생산 기능면에서 아주 효과적이다. 종이에 적어놓은 메모는 찾기 어려울 때가 많지만, 디지털 메모앱에서는 검색 기능을 통해 필요한 정보를 바로 찾을 수 있다.
종이에 적어둔 노트를 챙기지 않으면 그 정보는 활용할 수가 없다. 디지털 메모앱에 저장해두면 스마트폰을 열어 활용가능하다.
4. 물건에 자리 정해주기
사무실에서 물건들의 자리를 정해주는 것은 생각보다 중요한 일이다. 각종 문서, 사무용품, 전자기기 등 모든 물건이 제자리를 정해주면 팀원들 간의 낭비가 사라진다.
모든 물건이 정해진 자리에 있으면, 필요한 것을 빠르게 찾을 수 있고, 물건을 2개 사는 낭비가 사라지고, 작업 공간이 더 깔끔하게 유지된다. 정돈된 환경은 업무 효율성을 높이고 스트레스를 줄이는 데 큰 도움이 된다.
5. 폰을 2개 사용해 일과 삶을 분리하기
일과 사생활을 분리하는 데 도움을 주는 방법 중 하나는 두 대의 폰을 사용하는 것이다. 하나는 업무용으로, 다른 하나는 개인용으로 사용하면, 업무 시간과 개인 시간을 명확히 구분할 수 있다. 일을 할 때는 업무용을 쓰고 퇴근 후에는 개인용 폰으로 의도적으로 일과 삶을 분리하는 작업은 우리를 오랫동안 일할 수 있도록 만든다.
6. 태블릿 PC 이용하기
내가 애용하는 전자 도구 중 하나가 바로 태블릿 pc이다. 태블릿 pc가 서류를 들고 다니는 수고로움 없애주었다. 어디서든 태블릿을 사용하여 전자 문서를 확인하거나, 메모를 작성할 수 있다. 태블릿 pc가 있어서 어디서든지 문서를 받아볼 수 있다. 노트북, 태블릿pc, 스마트폰만 있다면 마음이 든든하다.
7. 전기 콘센트 많이 설치하기
사무실에서 전기 콘센트는 무조건 다다익선이다. 사무실 인테리어를 할 때, 전기 콘센트를 충분히 설치해두면 나중에 유용하다. 여러 전자기기를 동시에 사용할 수 있도록 콘센트가 많으면, 전선의 정리 문제를 덜 수 있고, 작업 공간이 더욱 깔끔하게 유지된다.
전기 콘센트가 많으면 물건을 중심으로 배치가 가능하지만 전기 콘센트가 적으면 전기 콘센트를 중심으로 물건을 배치해야 한다. 이는 나중에 공간 활용도 및 동선 낭비를 불러온다.
8. 직원들과 잡담하기
직원들과의 잡담과 대화는 업무 능률을 높이는 데 도움을 준다. 일만 한다고 일의 능률이 높아지는 것이 아니기 때문에 시간 날 때마다 직원들과 잡담이나 티타임을 가진다. 그러면 업무 스트레스가 줄어들고 때론 아이디어를 얻는다. 팀원 간에 유대감도 얻을 수 있으니 그 잡담은 사무실에 활력을 불어 넣어준다.
9. 머리가 꽉 막힐 때는 책상 정리하기
서면 작성이나 사업 결정을 할 때 좀처럼 생각이 나지 않는 날이 있다. 나는 그럴 때는 잠깐 업무를 멈추고 책상을 정리한다. 어느 정도 몸을 쓰니 몸의 긴장을 풀기도 하고, 어지러운 책상을 정리하면서 생각을 다시 정리하기도 한다.
또한 정리된 작업 공간은 마음을 차분하게 하고, 다시 집중할 수 있는 분위기를 만들어주기도 한다. 머리가 꽉 막혔을 때는 책상을 정리해보자.
10. 좋은 정보는 적극적으로 공유하기
일을 하다가 유용한 정보나 팁을 발견했을 때, 적극적으로 팀원들에게 공유한다. 정보 공유는 한 사람의 노력으로 여러 사람에게 효과를 줄 수 있는 생산성 높이는 방법 중 하나이다. 정보 공유를 통해 아이디어가 흐르게 만들어 유대감과 생산성을 높일 수 있는 방법이라 좋은 기업을 만들기 위해 필수적인 기업 문화 중 하나라고 봐도 좋을 것 같다.
일하기 편해야 오래 간다.
자신이 알고 있는 소소한 방법들을 일상적인 업무에 적용하다보면 내가 일하기가 편해진다. 일하기 편해야 오래 갈 수 있다. 편한 마음에서 좋은 아이디어가 나오는 법이기 때문에 오늘도 나는 생산성을 높일 수 있는 방법을 찾아 다닌다.
