설득을 위한 보고서 작성
그 어느 때보다 논리가 중요합니다
오늘은 보고서 작성의 스킬 보다는 '설득형 보고서'에 대한 이야기를 해 보려 합니다. 보고서는 현황에 대한 정보나 개선에 대한 계획 등을 전달하는 경우도 있지만, 프로젝트를 제안하거나, 본사에 경비 지원을 요청하는 등 상대방을 납득시켜서 원하는 바를 얻어내려는 목적으로 작성해야 할 때도 있습니다.
(본 글에서는 제안서도 큰 틀에서 '보고서'라는 범주에 포함시켰습니다)
아래 사례를 살펴봅시다.
A 회사 영업팀은 프로젝트 수주를 위해 고객과 협의하던 중, 커뮤니케이션 실수가 발생하여 모든 일이 틀어졌습니다. 고객은 마음이 상했고, 다른 회사에 수주를 넘기겠다고 통보했습니다. 영업팀 정 부장이 수차례 사과를 하고 식사 자리도 마련해 보았지만 고객은 요지부동이었습니다.
이 기회를 놓치지 않은 B회사가 즉시 제안을 개시했습니다. 그리고 고객은 B회사와 신속한 절차를 밟기 시작했습니다.
A 회사 영업팀은 초상집 분위기가 되었고 시작도 못 해보고 철수 준비를 해야 하는 상황이 되었습니다. 그 때 정 부장이 입을 열었습니다.
"되든 안 되든 이렇게 돌아갈 수는 없지... 내일 내가 고객사 윤 상무랑 마지막으로 한 번 더 만나볼거야. 김과장은 프로젝트 제안서를 한 장으로 요약해서 오늘 밤까지 준비해 줘."
이게 무슨 소리인가요? 이미 공은 B회사로 넘어간지 오래였습니다. 협의 단계에서 이미 고객사에 프리젠테이션까지 했던 내용을 다시 정리해서 들이민다? 이해가 가지 않았습니다.
"내용은 동일하게 가져가되, 이번 제안서의 핵심은 우리가 B회사보다 얼마나 좋은 강점을 갖고 있나에 초점을 맞추는거야. 그 부분이 명확히 드러나도록 작성하라고."
김 과장은 앞이 깜깜해졌습니다. 솔직히 말해 우리 회사와 B회사는 규모나 기술 면에서 거의 차이가 없었기 때문입니다. 아니, 어떤 부분에서는 B회사가 우리보다 좀 더 낫다고도 말할 수 있엇습니다. 고객사가 우리와 계속 거래를 해 왔던 이유는 예전부터 다져온 신뢰관계가 큰 부분을 차지했기 때문입니다. 그러나 그 신뢰관계가 이번에 깨져서 문제가 생겼습니다.
'나보고 거짓말을 하라는 말인가?'
밤 9시가 되도록 김 과장은 타이핑을 했다 지웠다만 반복했습니다.
정 부장은 재촉했습니다.
"얼마나 됐어? 두어번 검토해야 하니까 일단 초안을 빨리 줘봐"
김 과장 뒤로 어두운 그림자가 드리워 졌습니다.
"뭐야, 아직 하나도 안 했어?"
"부장님, 사실 우리가 쓸 말이...."
"이 상황에서 무슨 소리 하는거야 김과장? 자네 영업팀 소속 맞아? 지금 안 되는 것도 되게 만들어야 할 판에 이 무슨 편한 소리야?"
"그런데.... 이걸 잘 쓴다 해도 윤 상무는 꿈쩍도 안할 것 같은데요?"
정 부장은 그 소리를 듣고 어이없다는 듯 고개를 흔들며 말했습니다.
"이 사람아, 지금 우리가 동호회 활동 하는거야? 0.00001% 라도 가능성이 있으면 시도해야지. 이렇게 돌아가서 사업부장님 볼 건가?"
"........."
"잔말 말고 빨리 써 봐. 우리가 B 회사에 비해 강점이 왜 없어? 자네가 고민을 안해서 그런거야."
어떤 경우보다 논리가 중요한 설득형 문서(보고서)
보고서 작성 관련 가장 힘든 경우가 이와 같은 케이스일 것 같습니다. 상사나 고객을 납득시켜야 하는 경우 말입니다. 특히 위와 같이 1%의 확률이라도 붙들어야 하는 극한 상황이 닥치면 상사는 그 어느 때보다 보고서의 quality에 많은 관심을 가집니다 ( = 엄청나게 쪼고 갈굽니다)
이런 극한 상황은 보고서 작성 능력을 크게 향상시키는 기회가 됩니다. 다름 아닌 '논리력'으로 말입니다. 모든 보고서에는 논리가 필요합니다만, 단순 현황 보고나 전망 예상 등과는 달리, 설득형 보고서 작성은 논리 싸움으로 전개가 되므로 흐름과 뼈대를 잡는 것이 그 무엇보다 중요합니다. 이슈가 큰 경우, 혼자 작성할 수 없는 경우도 많습니다. 한 마디, 한 부분 보인 헛점 때문에 reject되는 일이 허다하니까요.
그렇다면 설득 논리는 어떤 방향으로 만들어야 할까요? 사실 어렵게 생각할 것은 없습니다. '매우 쉽고 지극히 당연한' 지침 하나를 말씀드리자면, 관심을 끌꼬, 강한 것은 드러내고, 약한 것은 감추라 는 것입니다.
가장 쉬운 극한 상황을 들어 볼까요? 대기업 입사지원를 쓴다고 생각해 봅시다. 나는 학점도 좋지 않고 영어성적도 형편없다고 가정합니다. 어쩌면 인사팀에서는 내 서류상의 숫자만 확인 후 지원서를 휴지통으로 던져버릴 수도 있습니다. 이런 극한 상황에서 실낱같은 희망을 가지려면 자기소개서를 어떤 방식으로 써야 할까요?
(본 글은 자기소개서 쓰기 가이드가 아니므로 간략하게만 설명합니다)
1) 우선 어떻게서든 눈에 확 띄는 첫 문장을 만들어내야 합니다. 내 지원서를 휴지통에 던지려는 순간, 그 첫 문장이 사정관의 눈에 잔상으로 남아 다시 펼쳐보게 할 수 있도록 말입니다.
2) 나의 약점은 부각시켜서는 안 됩니다. 이미 학점과 영어라는 큼지막한 스크래치가 있는데 여기서 다른 부정적인 말이 언급됨과 동시에 사정관은 '쯧쯧... 못났다'는 생각이 들 것입니다. '단점'에 대해 쓰는 란이 별도로 있는 경우, 장점 비슷한(?) 단점으로 적당히 넘겨야 합니다. (예를 들어, 매사에 신중하여 작은 일에도 많은 에너지를 쏟는 경우가 있는데 명확한 결단력을 가지도록 스스로 보완하고 있습니다 등등...)
3) 어떤 형태로든 나의 강점을(즉, '나는 고용할 만한 사람이다'라는 사실을) 피력해야 합니다. 과거 동아리에서 회장을 역임하며 수백명의 인원을 통솔했던 경험이라든가, 학회 토론회에서 한 학기동안 토론을 주도했던 경험을 이야기한다던가, 정 없으면 어렸을 적 동네 골목대장 했던 이야기라도 물대기 해야 하지 않을까요? 이런 때 '나는 강점이 없어'라고 말하는 사람만큼 답답한 사람은 없습니다. 정말 입사하고 싶다면 어떻게든 방법을 만들어 내야 합니다.
'학점도 안 좋고 영어도 별로지만, 읽어보니 장점이 좀 있네. 일단 통과시켜 놓고 면접 때 한 번 확인해 봐야겠군' 이라는 생각이 들게 한다면 성공적인(?) 자기소개서가 되는 것입니다. 다만 '어처구니 없는 서술'은 용납되지 않습니다. 인사팀 사정관이나 면접관들은 바보가 아니니까요. 내가 왜 이 회사에 필요한지가 나의 장점과 논리적으로 연결이 되어 있어야 하는 것이지요.
설득형 보고서도 다르지 않습니다. 논리를 잘 세우고 근거를 뒷받침시키면 일단 통하게 되어 있습니다. 특히 A회사 영업팀의 극한 사례에서는,
1) 첫 개요에 고객의 마음을 끌 수 있는 문장을 고민하여 집어넣고
2) 우리 회사의 불리한 부분들은 최소화, 혹은 숨기고
3) 가진 역량을 최대한 어필하는 것 이 방향입니다. 없으면 '만들어 내야' 합니다. 거짓말을 하라는 것이 아니라 하나라도 내세울 것이 있다면 그것을 크게 부각시켜 전진배치 시켜야 한다는 말입니다.
실제로 김과장과 정 부장이 밤을 새워 만든 보고서는 아래와 같은 방향으로 작성되었습니다.
- 첫 개요 부분에 고객사와 파트너로서 일해오며 A회사가 기여해 온 내용에 대해 간략 기술 (지금까지 맺어온 파트너십을 상기시킴)
- 매출, 수주 수치는 언급하지 말 것 (대부분이 B회사보다 낮거나 같음)
- 다른 고객사를 상대로 한 성공적인 프로젝트 사례 중심으로 서술 (굵직한 것으로 3건)
- 파트너를 B회사로 바꾸었을 때 고객사가 겪게 되는 초기 혼란과 위험성을 은근히(?) 경고
쉬운 작업이 아닙니다. 자칫 잘못 썼다가는, '이 사례가 우리랑 무슨 관계란 말입니까?', 혹은 '협박하는 건가요 지금?' 이라는 반응도 들을 수 있기 때문입니다. 수십 번이라도 읽는 사람의 입장이 되어 작성된 문서의 헛점들을 파헤쳐야 합니다.
잘 정리된 숫자 데이터는 설득형 보고서의 든든한 지원군
앞선 글에서 저는 보고서에서 숫자 활용이 얼마나 중요한지 말씀드린 적이 있습니다. 특히 설득형 보고서에서 잘 정리된 숫자는 수립한 논리를 크게 뒷받침해 줍니다.
하나만 더 예를 들겠습니다.
내가 인사팀장이라고 가정해 봅시다. 유사한 업무를 수행하는 C부서와 D부서에서 인력 충원 요청 메일이 왔습니다. 어느 부서에 인력을 지원해 줄 마음이 생깁니까?
발신 : C부서 김대충 부장
수신: 인사팀장
최근 00 신제품 출시 준비로 인해 많은 사원들이 잦은 야근과 휴일 출근을 하고 있음. 인력 부족으로 연구/개발에 배정된 인력이 마케팅 업무까지 수행하고 있음. 종료일을 앞둔 상황에서 업무 차질이 예상되는 바, 대리급 인력 최소 2명 충원이 필요함.
발신 : D부서 오치밀 부장
수신 : 인사팀장
최근 00 신제품 출시 준비를 진행하고 있음. 총 12명의 인원이 업무 수행을 하고 있으며, 이 중 9명은 연구/개발 인력으로 적정 업무량 유지 중. 문제는 신제품 출시를 위한 홍보, 마케팅 인력인데, 출시를 6개월 앞둔 현 시점에서 설문조사, 브로셔 제작, 유통준비를 위해 필요한 인원은 최소 6명임 (회사 표준 업무량 산정방식에 근거, 설문조사 2명, 브로셔 제작 2명, 유통준비 2명)
현재 가용 3명 인원이 설문조사와 브로셔 제작을 담당하고 있으나 유통준비에 필요한 00시간/일 만큼의 인력이 부족하여, 연구/개발 인력이 주당 00시간 야근을 추가로 수행하며 유통업무 일부를 담당하고 있음.
현재 추세대로 연구/개발인력을 마케팅 준비에 투입할 경우 00 시간의 연구/개발 일정 차질이 예상되어 최소 1개월 신제품 출시 일정 지연이 예상됨.
야근 및 주말 출근을 감안하여 대리급 인력 2명이 마케팅 업무에 충원될 경우 GAP(00시간)을 극복할 수 있을 것으로 예상.
내용 충실도 측면에서도 D 부서가 더 낫지만, 무엇보다 왜 2명의 인력이 더 필요한 지를 명확한 수치로 산정함으로써 논리의 흐름을 서포트 하고 있습니다.
반면 C부서 보고서만 보면 인사팀장 입장에서는 '얼마나 업무가 많길래?', 혹은 '왜 꼭 2명이나 필요하지?'라는 의문이 생기게 됩니다. 이런 질문이 생기는 순간 논리에는 벌써 헛점이 생기게 되고 설득은 실패로 기울게 됩니다.
윤태호 화백 님의 '미생'중앞의 사례에서 나온 정 부장과 김 과장의 제안서는 어떻게 되었을까요? 결과적으로 고객사에서 변경한 방향을 돌이키지는 못했습니다. 그러나 정 부장이 생각지도 못했던 큰 재앙은 피할 수 있었습니다.
정 부장은 제안서를 갖고 고객사 윤 상무를 다시 만났고, 다시금 설득을 해 보았습니다. 윤 상무의 답변은 간담이 서늘해지는 내용이었습니다.
"사실 이번 일로 전무님께서 A사와의 거래를 완전히 끊고 B사와의 파트너십 체결을 검토해 보라고 하셨습니다. 하지만 정 부장님께서 이렇게 적극적으로 신뢰에 대해 언급해 주시니 이번 프로젝트만 B사와 계약하는 것으로 전무님께
말씀드리겠습니다. 이 자료는 전무님 보고자료 참고용으로 가져가겠습니다. 저희도 커뮤니케이션상 잘못이 없었다고는 말할 수 없으니 앞으로 서로 불미스런 일이 없도록 잘 해보면 좋겠습니다."
영업팀은 본사에 돌아가 질책을 받았지만, 다행히 다시 기회를 얻어 차기 프로젝트부터는 수주를할 수 있었습니다. 무엇보다 괄목할 만한 일은 이 때 수정 작성했던 제안서가 이후 다른 영업팀에서도 가장 많이 참조한 모범사례로 선정되었다는 사실입니다.
설득형 보고서는 때로 전쟁같은 작업을 수반하지만, 잘 만들었을 때 전세를 역전시키기도 하고 최악의 경우를 막아주기도 합니다. 여기서 잘 세워진 논리는 성패를 가름하는 key역할을 합니다. 그리고 이를 뒷받침하는 근거로 수치 데이터를 적극 활용해야 합니다.
