#8 신명 나게 일하는 직원 만들기(2)
성과 조직 만들기 #8
안녕하세요?
인사 쟁이 조윤서입니다.
긴 연휴가 어느새 끝나버렸네요 회사에서 한주를 보내기는 참 힘든 듯한데 집에서 쉬는 한주는 무척이나 빠르게 지나가는 듯합니다. 길었던 연휴 덕분에 뉴스를 보니 해외로 떠난 사람들이 최대 규모였다는 소식을 보니 여행을 떠난 사람들도 많았고 그래서인지 지방이 고향인 분들이 그나마 운전하기 많이 힘들지 않았던 것 같습니다. 다들 즐거운 추석이었길 바랍니다.
오늘 출근을 생각하니 어젯밤부터 가슴이 답답해지고 출근하기가 어찌나 싫은지 괜스레 가족들에게 퉁퉁거리게 되지 않으셨나요? 아침 출근길이 너무 힘드시다면 억지로라도 15초간 힘차게 웃어보세요. ^________^
웃음 하나 만으로도 엔도르핀과 옥시토신 같은 행복 호르몬이 생성되고 혈류량이 증가하여 근육을 이완시켜주어 기분이 좋아지고 몸이 가벼워질 수 있습니다.
자 그럼 모두 월요병을 이기고 출근 잘하시기 바랍니다.!!!!!
7편에서는 HR파트에서 비용을 많이 들이지 않고 직원들에게 동기 부여하는 방법을 말씀드렸습니다
(#7 신명 나게 일하는 직원 만들기 참조)
이번 편에서도 7편에 이어 신명 나게 일을 할 수 있도록 하는 제도에 대하여 이야기해보려 합니다.
[1] '반반 차'의 적극적인 활용
지난 6편에서 매달 특정일에 '점심시간+추가 1시간의 자유시간'을 부여하는 것에 대하여 말씀드렸습니다.
직원 입장에서는 상당히 좋은 제도임에는 틀림없지만 현실적으로 자유시간을 쓰는 사람에게 눈치를 준다거나 제도를 도입해 놓고도 회사가 적극적으로 사용 권장을 하지 않는다면 좋은 취지의 자유시간 제도가 흐지부지해져 무용지물이 될 수 있는 위험도 많은 것이 사실입니다.
그래서 경영진과 실무진 입장을 모두 고려하여 현실적으로 정착이 보다 용이한 '반반 차' 제도를 생각해 보았습니다.
생소하시다고요? '반차'는 잘 아시죠?
'반반 차'는 연차의 1/4, 반차의 1/2 즉 2시간 정도를 휴가로 사용하는 것입니다.
회사를 다니다 보면 자신의 사적인 용무 처리를 위해 업무시간에 짬을 내어 이용할 수밖에 없는 경우가 부득이하게 발생하게 되는 경우가 있습니다.
특히 기혼 여직원의 경우가 그러합니다.
아침에 아이를 어린이집에 보내고 출근을 해야 한다거나 오후 아이의 어린이집 혹은 학교 행사(학부모 상담)에 참석해야 하는 경우도 있고 갑자기 아이가 아프다는 연락에 업무 도중 병원에 급히 뛰어나가야 하는 경우도 보았습니다. 하지만 1~2시간이면 일처리가 가능한데 반차를 사용하기에는 애매하여 팀장에게 이야기하여 묵인하에 사적인 용무를 처리하고 돌아와 일하게 되면 다른 동료들의 눈치를 보게 됩니다.
이러한 경우가 반복되다 보면 팀 관리 차원에서 팀장(부서장 포함) 입장에서는 점점 승인해 주기가 곤란해지기도 합니다.
그렇다고 반차를 쓰고 돌아와 나머지 시간에 업무를 하기도 애매한 것이 사실입니다.
제 경험을 살짝 말씀드리자면 이전에 아래와 같은 경우가 있었습니다.
저희 팀 여직원 아이가 너무 아파 병원에 급히 가야 했고 2시간 정도면 충분히 마무리하고 돌아오겠다고 팀장에게 이야기한 후 잠시 자리를 비웠습니다. 30분 후 팀장은 분위기 전환을 겸하여 회사 근처 카페에서 팀 회의를 하자고 하여 팀원 모두가 즐거운 마음으로 카페로 향하였습니다. 그런데 병원에 간다고 하였던 여직원이 자신의 고교 동창과 수다를 떨고 있는 광경을 보았고 이후 그 여직원은 '양치기 소녀'로 낙인찍혔고 다른 팀원들은 아무리 급한 용무가 있어도 잠시 자리를 비우는 것이 불가하게 되었습니다. 덕분에 저희 팀은 반차를 사용하며 용무를 보게 되었습니다.
요즘 많은 회사에서 'Work & Life Balance (일과 삶의 균형)'라는 취지 아래 연차 촉진 제도를 도입하고 있지만 이 제도가 현실과 괴리가 큰 것이 사실입니다.
이전에 근무하였던 회사에서도 연차 촉진제도 도입 후 매월 말 연차 사용 권장 메일을 각 부서에 보내지만 돌아오는 답은 '업무가 많아 연차를 사용할 수 없는데 우리 사정은 모르고 회사 입장에서 권장만 한다.' 혹은 '연차를 사용할 수 있는 업무 환경을 만들어 놓고 권장해라.', '연차수당을 지급하지 않기 위해 권장하는 것이다.'라는 불만들이었습니다.
저는 현재 회사의 업무 환경이 연차를 사용하기 힘든 환경이라는 것을 잘 알고 있습니다. 자신의 연차를 사용하여 휴가를 가게 될 경우 자신의 업무를 대신할 여유 인력이 없다는 점입니다. 이러한 점을 해결하기 위하여 직무 교육과 추가 인원 채용 등 회사가 부가적으로 부담하여야 하는 비용이 상당한 부분을 차지하게 되며 또한 회사는 13월의 월급이라 불리기도 하는 '연차휴가수당'을 지급하여야 하므로 부담이 상당히 큰 것도 맞습니다.
자신에게 주어진 연차를 마음대로 사용할 수 없는 직원들과 직원들이 쉬지 못하여 발생하는 업무능력 저하와 그에 따른 비용을 추가적으로 부담하여야 하는 회사 모두를 위한 현실적인 제도로 '반반 차'를 활용하는 것이 어떨까 하는 것입니다.
'반반 차'의 장점은
직원 입장에서는 공식적으로 눈치 보지 않고 사적 용무를 처리할 수 있거나 전날의 야근으로 누적된 피로를 조금 늦은 출근으로 해소할 수 있고
팀장과 부서장의 입장에서는 비공식적인 업무를 승인해야 하는 것에서 책임을 배제할 수 있으며 또한 팀 분위기를 해치지 않을 수 있고
회사 입장에서는 직원들의 업무 능률을 높이고 동시에 휴가 수당의 부담을 감소시킬 수 있다는 점입니다.
이 제도를 도입하기 위해서는
직원들에게 도입 취지에 대한 설명과 사용 촉진을 위한 사내 홍보 활동 강화하고
매니저급인 팀장과 부서장들이 제도의 중요성을 인식할 수 있도록 인지 시켜야 하고
HR ERP 시스템에 '반반 차' 사용 기능을 반영해야 할 것입니다.
이 제도를 잘 활용한다면 기혼 여직원들은 개인 업무를 보는 것에 죄책감을 가지지 않고 공식적인 연차 사용을 통해 자신의 아이들에게 좀 더 신경 쓸 수 있으며, 업무로 인해 건강이 나빠졌거나 피로가 누적된 직원들은 잠시나마 휴식의 시간을 가질 수 있을 것입니다.
이러한 점은 업무 이외 개인적인 사유로 업무 집중도가 떨어지는 부분을 방지한다는 차원에서 본다면 회사 입장에서도 충분히 고려할 수 있는 부분이라 생각됩니다. 또한 비용적인 측면에서도 300인 규모 회사의 경우 직원 평균 연봉 5,000만 원 정도의 회사에서 '반반 차'를 사용하여 직원 평균 '2일'의 연차휴가를 더 사용할 수 있게 된다면 연간 약 1억 원 정도의 연차수당을 절감할 수 있습니다.
물론 연차 촉진제도를 현재 도입하여 연차휴가수당을 지급하지 않는 기업이 많은 것으로 알고 있으나 직원들의 '동기부여'와 '사기'를 높이기 위해 '반반 차'의 도입이 중요하다고 보입니다.
[2] 자율적인 '포스트잇 아이디어 게시판'을 만들어라.
저는 회사 생활을 하면서 정말 아쉬웠던 점이 '회사는 직원들의 아이디어를 충분히 활용하지 못하고, 아이디어를 낼 수 있는 환경을 조성하지 못한다.'라는 점이었습니다.
이전에 근무하였던 회사에서 '품질경영, 혁신경영'이라는 취지 하에 매 월 직원들에게 강제적으로 3개 이상의 아이디어를 보고하라는 대표이사의 지시가 떨어졌습니다. 이 제도를 도입한 초기에는 직원들이 개선 또는 혁신적인 아이디어를 많이 제출하였습니다.
이에 아이디어가 축적되자 평가부서에서는 객관적인 예상 성과지표와 실제적인 실현방안을 제출 시 첨부하라는 지시를 내렸고 이후 예상 매출이나 비용 절감을 검증하기 어려운 창의적인 아이디어는 점점 줄어들고 불량률을 감소시키거나 제품 공정을 개선하는 아이디어는 제출 시 '회사 비용 증가'로 인해 평가 부서에서 거부당하기 일쑤였습니다.
더불어 전 직원에게 아이디어를 강제적으로 요구하다 보니 3개월 후 직원들은 주 업무보다는 쥐어짜기식의 아이디어를 찾기에 더 많은 시간을 할애하는 결과를 초래하였습니다. 그로 인해 시행 6개월이 지나자 직원들의 업무 집중도가 눈에 띄게 저하되었습니다.
평가부서에서는 '비용절감'을 고려한 아이디어를 주로 택하다 보니 그 아이디어를 적용한 설비의 불량률이 5%를 넘어가 절감한 비용보다 불량 원상복구 비용이 더 많이 지불된 경우도 발생하였습니다.
이 외에도 A회사의 경우 현장 직원들의 아이디어를 반영한다는 취지 아래 제품 아이디어 대회를 열었으나 1회성에 그치기도 하였습니다.
저는 이러한 제도를 대회가 아닌 일상화하여야 하고 회사를 위해 직원들의 목소리를 지속적으로 반영해야 한다고 제안하였으나 임원진들은 직원들의 아이디어들이 뛰어나지 않다며 결국 단 한 번의 이벤트로 끝나고 말았습니다.
외부와의 접점에 위치하여 회사의 대/내외적인 사정을 가장 잘 아는 내부 고객의 목소리를 반영하지 못하였던 그 회사는 현재 안팎으로 많은 어려움을 겪고 있습니다. 물론 여러 가지 원인 중 이 부분이 한 가지 일 수 있겠지만 어찌 보면 가장 중요한 부분일 수도 있습니다.
저는 '아이디어의 장'을 만드는 것이 회사에서 가장 중요한 커뮤니케이션 방법 중 하나라 생각하며, 실패를 하더라도 아이디어 차원에서의 실패라면 얼마든지 책임을 묻지 않고 실현 가능한 아이디어가 나올 수 있도록 적극적으로 회사 차원에서 지원하여야 한며 그것이 '회사 발전의 근본'이라고 생각합니다.
글로벌 기업인 구글과 3M의 직원들은 업무시간 중 일부를 창의적인 아이디어를 낼 수 있도록 자유시간을 보장하였으며 그 아이디어들이 실현될 수 있도록 TFT와 재정적 지원을 하기도 합니다. 또한 실패를 하더라도 해당 아이디어를 실현할 수 있도록 지원한 회사의 책임이지 직원의 책임이 아님을 명확히 하고 있습니다.
국내 기업에서도 이러한 점을 차용하여 '아이디어의 장'을 만들기 위해서 3가지 점을 고려해야 합니다.
1) '자율적'이어야 합니다.
구글은 직원들이 가장 많이 이용하는 회사 복도에 아이디어 게시판을 만들어 그곳에 자신의 아이디어를 포스트잇에 작성하여 붙일 수 있도록 하였습니다. 이 제도에는 어떠한 강제성이나 제한이 없으며 자기 아이디어가 좋다고 생각되면 팀장에게 제안하여 자율적으로 TFT를 구성하여 프로젝트를 실행할 수 있도록 하였고 이러한 제도를 통해 구글은 혁신적인 IT 대표 기업이 되었습니다.
'자율적인 아이디어 구상'은 직원들의 '내재적인 동기 부여'를 일으키며,
이는 자신의 책임하에 그 아이디어를 실현하려는 행동을 이끌어 내고 자신을 지원한 회사에 대한 충성심과 자긍심을 갖게 됩니다.
2) 아이디어에 제약이 없어야 합니다.
아이디어 적용 시 예상되는 비용 절감이나 예상 수익을 분석할 수 있다면 좋겠지만 일부 아이디어의 경우 정량적인 측정이 불가하고 기존에는 실현 불가했거나 혹은 생각하지 못하였던 아이디어의 경우 예상 분석이 불가한 경우가 많을 수 있습니다.
만일 3M이 '포스트잇'이라는 실패한 접착제를 사용하여 만든 종이를 제품화하자는 직원에게 상기 예상 이익을 분석하여 제출하라고 했다면 현재 우리가 많이 사용하고 있는 '포스트잇'이라는 제품을 경험하지 못하였을 것입니다.
기술 트렌드가 빠르게 변화하고 고객의 니즈가 다변화하고 있는 지금 어느 누구도 성공과 실패를 가늠할 수 없습니다. 좋은 아이디어라고 직관적으로 느낀다면 즉시 실행 후 만약 실패할 경우 보완하여 업그레이드된 아이디어를 제안하여야지 실패 비용이 두려워 실행하지 않는다면 회사는 절대 성장과 변화를 할 수 없습니다.
이러한 기업으로 한때는 글로벌 기업이었던 100년의 역사를 가진 일본 최고의 대기업 'SHARP'도 역사의 뒤안길로 사라졌고, 휴대전화하면 제일 먼저 떠오르던 핀란드의 '노키아' 역시도 마찬가지라 할 수 있습니다.
3) 실패의 책임을 직원에게 묻지 말아야 합니다.
회사가 직원의 아이디어를 지원하기로 결정한 순간부터 실패를 한다고 해서 회사의 책임이지 직원의 책임이 아닙니다. 그 아이디어가 세상에서 빛을 보는 순간 회사도 엄청난 이익을 얻을 수 있습니다.
아이디어에 대한 직원을 '투자'로 생각하고 아낌없는 지원을 해주어야 합니다.
2편(권한과 책임_아이돌 그룹의 신화)에서 언급하였던 바와 같이 대형 연예 기획사의 경우 아이돌 그룹을 대략 10개 내외로 준비하고 있으며 일반적으로 한 그룹당 2~5억 원 정도의 사전 비용이 소요됩니다. 이중 한 아이돌 그룹만 성공하더라도 투자 비용의 몇 배의 수익을 창출하게 됩니다. 만일 기획사가 투자한 실패 비용을 지망생에게 전가하거나 지망생의 연습 비용을 직접 지불하게 할 경우 능력과 역량을 갖춘 인재들이 해당 기획사에 소속되기를 꺼려할 것이며 그로 인해 다양한 개성을 갖춘 인재가 아닌 지망생 들로 구성된 기획사는 성공률이 더욱 낮아져 투자비용을 회수하기 어려울 것입니다.
이러한 이유들로 인해 기획사들은 5% 미만의 도박과 같은 성공확률임에도 불구하고 끼가 있는 지망생들에게 적극적으로 투자하는 것입니다.
'아이디어의 장'을 마련하는 것은 생각만큼 어려운 것이 아닙니다.
구내식당 한편에 구글처럼 '포스트잇 아이디어 게시판'을 마련하여도 좋고 내부 인트라넷, SNS 채널을 활용하여 아이디어를 제출하도록 하여도 상관없습니다.
가장 중요한 것은 회사의 '의지'입니다.
직원들이 아이디어를 실현 가능하도록 자원을 확보하고 아낌없이 지원하고 실무적인 제약 사항을 가능한 제거해 주어야 합니다. 회사가 지원할 수 있는 여력을 미쳐 갖추지 못하였어도 직원들이 마음대로 이용할 수 있는 '포스트잇 아이디어 게시판' 을 만들어 본 후 직원들의 생각들을 들어 보는 것조차도 중요합니다. 이러한 소통의 장 하나만으로도 직원들은 회사가 조금 달라졌음을 느낄 것입니다.
이후 직원들에게 비용적인 한계가 있음을 솔직히 공유하고 비용이 적게 소요되는 아이디어부터 하나씩 점진적으로 실현해 나간다면 직원들은 회사의 진정성에 대한 의심은 하지 않게 될 것이고 '주인의식'과 회사에 대한 '자긍심'을 가지게 되는 결과를 불러일으키게 될 것입니다.
이전에 저는 한 회사에서 300여 명의 정규직 직원들을 빠짐없이 1:1 면담을 직접 하면서 현장 직원들의 놀라운 아이디어에 감탄했던 경험이 있습니다. 여러분도 이러한 놀라운 경험을 할 수 있는 기회를 가질 수 있길 바랍니다.
긴 연휴라 생각하여 하루씩 미뤄두고는 아내와 신나게 놀러 다녔더니 주말이 되니 걱정이 앞섰습니다.
하루쯤 미뤄도 된다는 아내의 사탕발림 이야기에 혹하기도 하였지만 여러분과의 약속이기도 하지만 저와의 약속이기도 하여 월요일 아침까지 열심히 썼습니다.
역시 미리미리 하는 게 중요하네요 ^^;; 땀이 삐질삐질 나는 글쓰기였습니다.
감사합니다. 이번 한 주도 즐거운 주가 되셨으면 합니다.
조직진단 및 HRM Consultant 조윤서
joyunseo@naver.com
상단 이미지 출처: pixabay 공식 홈페이지(무료 이미지)
