글로벌 직딩들을 위한 꿀팁: OOO 에티켓
여름 휴가 안내 이메일 모음
OOO
글로벌 직장에서 가장 많이 사용되는 약자가 아닐까 싶다.
흔희 메일 서명란에 next OOO 또는 이메일 자동 답변에 I am OOO 라고 볼 수 있다.
OOO = Out of Office
여름 휴가철, 세계 각국의 동료들이 휴가를 가기때문에 하루에서 수십개의 OOO message 를 받게된다.
제대로된 OOO 메세지를 작성하는 것은 글로벌 회사 직원의 기본이라고 할 수 있다.
OOO 메세지에는 다음 사항이 안내되어야 한다.
1. 휴가기간
2. 자리를 비우는 이유
3. deputy의 여부 및 deputy 담당분야 및 연락처
3. deputy가 없는 경우 이메일 확인 및 답변할 가능성
4. deputy가 없는 경우 urgent matter가 있을 경우 연락 방법 및 연락처
휴가 기간
언제부터 언제까지 자리를 비우는지. 특히 언제 돌아오는 지 날자를 정확히 표시하는 것이 좋다.
예를 들어 I am OOO from July 14 to August 15 이라고 하면 8월 15일에 돌아오는지 확실하지가 않다.
그래서
I am out of office from July 14 to August 15 inclusive. 또는
I am out of office from July 14, returning August 16.
이렇게 적어주면 더 정확하다.
자리를 비우는 이유
OOO메세지는 꼭 장기간 휴가 시 뿐만 아니라 단 하루 자리라도 이메일에 답변이 어려운 경우 작성하는 것이 예의이다. 예를 들어, 장기/하루 휴가, 교육, 출장, 병가, 공휴일 등등이 OOO를 작성하는 이유가 된다.
반차를 쓰는 경우도 OOO메세지를 적기도 한다. 왜냐하면 그 4시간동안 급한일을 누가 처리할 수 있는지 알려주기 위해서 이다.
그리고 글로벌 회사이기 때문에 각 나라별로 휴일이 다르다. 즉 내가 일하는 나라는 공휴일에 다른 나라 동료들은 계속일을 한다. 그래서 공휴일로 쉰다는 것도 표시해 준다.
예를 들어 개인사정의 경우 자세한 이유를 설명할 이유는 없지만 아래와 같이 설명해 줄수 있다.
I am out of office due to a personal emergency.
물론 개인 사정의 경우 그냥 I am out of office라고 말해 주어도 충분하다.
deputy의 여부
내가 없는 동안 내 일을 대신 맡아서 해 주는 사람이 이다.
여러분야를 담당하는 매니저의 경우, 각 팀원들이 담당분야의 deputy가 되는 경우가 많다.
프로젝트팀에서는 팀원들끼리 상대방의 휴가 기간동안 deputy의 역할을 하기도 한다.
deputy가 없는 경우 이메일 확인 및 답변할 가능성
대타가 없을 경우 내가 이메일을 얼마나 자주 확인하고 답변을 할 지 적어 준다.
보통 no access to email 아니면 limited access to email을 명시한다.
deputy가 없는 경우 urgent matter가 있을 경우 연락 방법 및 연락처
ooo기간동안 해결되어야할 급한일 (중요도 무관)이 있는 경우 어떻게 연락을 취해야 하는지 알려준다.
전화 통화, whatsapp, 문자로 연락을 해도 되는지 표시한다.
세계최대 제약회사의 글로벌 OOO message 모음
I am on annual vacation.
For XXX Issues please contact John Smith and for YYY Issues please contact Sara Jones, there will be a delay in my reply, therefore if urgent please SMS my mobile or please call me as I will not be checking E-Mail.
my mobile 00XX 123 456 789 .
Many thanks
Dear Sender,
I am on vacation returning on 03rd September. I will respond to your mail as soon as I can after my return.
If you need immediate support please contact Alice K..
I am out of the office between 6th and 17th August, and I will not be checking email during this time.
For urgent issues related to:
· For support, Click here to open a support case.
· A activities, Please contact Peter (peter@company.com)
· All other topics or escalations, please contact My Manager (manager@company.com)
If you require a response from me, please resend your email after Monday 20th August.
Dear Sender,
Thank you for your email.
I am currently on vacation with no access to emails. I will return on August 13th.
In case of urgent issues, please call me on my mobile number: +00 123 456 789.
반차 OOO
Dear sender,
I am out of office on the afternoon of Friday 3rd August, returning Monday 6th.
For support, please contact your country HR Services Customer Care team.
공휴일 OOO
Dear sender,
Many thanks for your mail. I will have no access to e-mails on 1-Aug-2018 due to public holiday in Basel.
For any urgent matters related to J Project, please contact Melissa X.
For any urgent matters related to K project, please contact Michael Y.
Your mail is not forwarded and I'll get back to you as soon as possible.
Apologies in advance for any potential delays in my response.
Best regards,
개인사정으로 자리를 비울 때
Hello,
I am currently out of office due to a personal exigency.
Drop me an SMS for anything urgent.
Regards
Jasmine
초간단 but straight to the point
Thank you for your email.
I am currently out of office with no access to my email.
I will be back on Aug 13th 2018.
Do not hesitate to call for any urgent matter
I'm on holiday and will be back on Mon 23-Jul. During this period, I'll sporadically look at my e-mails, with no guarantee of treating your request.
· In case of a request related to XXX requiring an urgent answer, please contact ABC.
For any other type of question, I'll do my best to answer in a timely manner.
Regards
Dear Sender,
Thank you for your email.
I am out of office with no access to emails and phone calls (limited access). Please expect a delay in my response. I will respond to your email upon my return on 06th August.
In the interim, kindly use this link to your queries related to ABC
For urgent escalations, please reach out to ABC.
Thanks for your e-mail.
I am out of the office on annual leave from July 16th to August 1st, with limited access to e-mail.
For HR Services related topics, please contact either Liky (Europe), Chen (AMEA), Katie (NA) or Miguel (LatAm).
For XYZ topics, please reach out to ABC or DEF.
For any urgent topic, please send an SMS or call me at +00 123 456 789
Best,
I am currently out of the office on holiday with no access to my email, returning on Monday September 3rd.
The first week of September I am out of pocket* at a conference.
In case of urgency please contact me on my mobile.
I will respond to your query as soon as possible, but please expect delays even upon my return.
Best wishes,
*가끔은 영어공부도 하게 하는 메일
be out of pocket :
1. (General) To not have much money.
2. (Insurance policy) To spend one's own money
3. (Business)To be unavailable, typically because one is away from one's phone or desk.
내가 제일 좋아했던 여름 휴가 메세지
Thank you for your email. I have now started my summer holidays, and I am taking a well-deserved break! I will keep myself informed on my emails and respond to anything urgent whilst I am out of office.
If you need to reach by phone, please call on +00 123 456 789
You can also reach out to Krishna, krishna@company.com for A topics, who will advise.
Thanks for your understanding.
마지막으로 아래는 노르망디 workation동안 나의 OOO였다.
Dear Colleague,
From July xx to August xx inclusive, I am working 50% only.
My working hours will vary each day depending on important meetings to attend.
For business contingency and urgent approval needs, please call or text me.
Please accept my anticipated apologies for any delay but be assured that:
I am a better person when I am tan ^^
Thanks,
Athena Lee
