비즈니스 필수 매너 - 발주서 수령 후 진행

공적인 B2B 세일즈를 위한 필수 매너 6 - 발주서 수령 후 진행 요령

드디어, 고객사로부터 발주서가 접수됐다! 영업사원은 발주서 받는 그날을 위해 일을 한다고 했던가? 발주서를 받으면 그동안의 모든 고생이 사르르 녹는 느낌이다. 이 성공의 기분을 마음껏 누려야 한다. 고생한 나를 위해 작은 선물을 주는 것도 좋은 방법이다. 또한 같이 고생한 팀원과 유관 부서 담당자와도 발주서 수령 여부를 공유하여 함께 기쁨을 나누는 것이 좋다. 프로젝트를 담당했던 영업사원만큼은 아니겠지만, 유관 부서 동료들도 프로젝트 성공 여부에 대한 관심이 많기 때문이다.  발주여부를 공유함으로써 협력과 팀워크를 강화하고, 다음 프로젝트에서도 더 나은 성과를 기대할 수 있다. 

자, 이 성공의 기쁨을 마음껏 누렸다면 이제는 차분하게 후속 업무를 진행할 차례이다. 제품 또는 서비스를 성공적으로 납품을 끝내고 대금을 받는 것까지 마무리해야 영업사원의 업무가 종료되기 때문이다. 발주서의 내용 확인부터 작업의 진행, 그리고 후속 업무를 위한 고객사와의 커뮤니케이션까지... 그 여정을 알아보자. 

1. 견적서와 발주서를 대조해 보기

 발주서를 자세히 살펴보며 발주서에 기재된 모든 숫자, 제품에 대한 정보와 제품 사양(스펙)을 철저히 확인해야 한다. 간혹 고객사에 제출한 견적서와 발주서의 내용이 불일치하는 경우가 있다. 사람이 하는 일이기에  발주서 내용 입력 시 오기입 할 수 있다. 하지만 단순 오기입이 아니라면 문제가 될 수 있다. 만약 커뮤니케이션의 문제로 영업사원이 알고 있는 내용과 고객사의 담당자가 다른 내용으로 발주서를 입력했을 경우다. 고객사에서는 발주서 입력까지 여러 보고 단계를 거치고 내부 검토를 끝낸 뒤 발주서를 발행한다. 커뮤니케이션 오류로 발주서가 잘못 발행되었다면 이 과정을 다시 거쳐야만 한다. 이 과정에서 사안에 따라 발주서 발행 자체가 취소 될 수도 있다.  

발주서를 수령할 때 제품명, 발주수량, 제품의 단가, 납기일 등 모든 숫자와 정보를 철저히 확인하여 발견된 불일치 사항에 대해 정정 요청을 해야 한다. 견적서와 발주서의 내용이 상이한데 이때 발견하지 못하면 추후 문제가 될 소지가 다분하다. 심한 경우 잘못된 제품 생산으로 인해 법적 조치를 취해야 할 수도 있다.

2. 사양서 확인

일반적으로는 고객사에서 발주서를 수령할 때 제품/서비스 사양서를 함께 받게 된다. 사양서에는 제품의 세부적인 규격, 재료, 색상, 기능, 수량, 포장방법 등이 명시되어 있으므로, 이를 정확히 이해하고 생산 과정에서 문제가 발생하지 않도록 주의해야 한다. 사양서와 발주서가 일치하는지 재차 확인하고, 필요시 추가적인 확인 작업을 거친다. 

3. 대금 수령 여부 확인

발주서에 명시된 대금 지급 조건을 확인하고, 고객사로부터 대금이 적시에 수령되었는지 확인해야 한다. 대금 지급 조건이 충족되지 않은 상태에서 생산을 진행할 경우, 재정적인 위험을 감수하게 되므로, 이를 철저히 관리해야 한다. 고객사와의 계약 조건에 따라 필요한 경우, 선금 또는 중도금이 입금되었는지 확인하고, 이를 문서화해 둔다.

4. 고객사에 중간 진행 상황 공유하기

간혹 영업사원 중 발주서를 수령하기 전에는 간이고 쓸개고 빼줄 기세였다가 발주서를 받은 뒤 잡은 물고기처럼 대충 대하는 경우가 있다. 하지만 B2B 비즈니스는 한 번의 발주로 관계가 종결되는 것이 아니다. B2B 비즈니스는 사실 재발주를 위해 존재하는 것이다. 따라서 고객사의 담당자와 중간중간 사소한 것이라도 진행 상황을 공유해야 한다. 특히 납기일이 가까워 올수록 더욱 세심한 관리가 필요하며, 지연이나 문제가 있을 경우 미리 고객사에 알려야 한다. 

이렇게 고객과 신뢰 관계를 유지해 놓아야, 납기 지연 사유가 발생하더라도 고객의 이해를 구하는 데 용이하다. 항상 갑의 위치에 있을 것만 같은 고객도 발주서와 발주금을 보내고 제품을 받을 때 이슈가 없을지를 걱정하며 가장 불안해한다. 이때, 고객의 불안을 최소화하기 위해 진행 상황에 대해 먼저 다음과 같이 언급해 주는 것이 좋다.

 "담당자님, 현재까지 모든 사항 이상 없이 진행되고 있습니다, 예정대로 다음 주에는 생산이 시작됩니다. 생산 시작되면 사진 자료 보내드리며 연락드리도록 하겠습니다."

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##실제 발주서 양식으로 확인해 보기##

넥스트팬지아에서 사용하는 발주서 양식을 통해 실무에서 어떻게 확인을 해야 하는지 알아보자. 

1) 기업 정보 확인 : 업체명, 담당자명, 연락처 등의 정보를 확인하여 우리 회사로 발주서가 발행된 것인지 확인한다. 

2) 제품명 : 제품명을 명확히 확인해야 한다. 실예로 비즈니스 관계가 오래된 고객사에서 'A' 제품을 발주를 했어야 했는데, 'B' 제품명으로 발주서를 발행한 적이 있었다. 발주서를 철저히 확인하지 않았다면 다른 제품이 생산되었을 수도 있는 아찔한 상황이 발생할 수도 있었다. 

3) 결제조건 : 이 발주서의 결제조건은 발주 시 50%, 출하 시 50% 지불 조건이다. 이 조건대로라면 발주서가 발행된 6월 30일에 총금액의 50%인 발주금 97,625,000원이 입금되어야 하며, 납기 예정일인 7월 30일에 잔금 50%, 97,625,000원이 입금되어야 한다.  

영업직무를 해오며 가장 중요한 업무 중 하나라고 생각하는 것이 바로 수금업무다. 회사 내부 역량을 동원하였고, 공급업체에 비용을 지불하며 재료를 구매하여 생산을 완료하여 납품까지 완료하였는데, 고객사로부터 대금을 지급받지 못한다면 회사가 재정적으로 어려움에 처할 수 있다. 

대금 지급을 제 때 받기 위한 여러 가지 팁이 있는 데 그중 하나는 '사전 알림'이다. 고객사의 담당자도 여러 업무를 처리하고 있기 때문에 우리 회사로의 대금 지급 시기를 놓칠 수 있다. 대금 지불일 일주일 전, 3~4일 전 등 미리 고객사 담당자에게 알린다면 고객사의 대금 지불 담당자도 놓치지 않고 지불할 수 있게 된다. 가령 추후 문제가 발생을 하더라도 증빙 자료로 활용이 될 수도 있다. 

4) 제품 수량/단가 : 견적서로 제공했던 제품의 수량과 단가가 일치하는지 확인해야 한다. 

5) 기타 특약사항 : '납기일 미준수 시 penalty가 발생할 수 있다'라는 문구가 있다. 우리 회사에서 제품을 고객사로 인도한 뒤, 고객사도 제품을 유통회사나 중간 벤더사로 인도하는 후속 일정이 있을 수 있다. 일정을 맞추지 못하면 벌금 납부 규정이 있다면 이를 회사 내부에 통보하여 일정을 철저히 지킬 수 있도록 주지시켜야 한다. 납기일이 너무 촉박하다면 사전에 고객사와 납기일을 조율하는 것도 대안이다. 

              

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발주서를 수령한 후의 진행 과정은 B2B 세일즈에서 매우 중요한 단계다. 견적서와 발주서를 대조하여 불일치를 확인하고, 설명서와 대금 수령 여부를 철저히 검토하며, 고객사와의 지속적인 소통을 통해 신뢰를 유지하는 것이 중요하다. 이를 통해 성공적인 비즈니스를 이어가고, 장기적인 파트너십을 구축할 수 있다.