비즈니스 필수 매너 - 견적서 작성 및 제출
성공적인 B2B 세일즈를 위한 필수 매너 5 - 견적서 작성 및 제출
B2B 세일즈에서 견적서는 단순히 가격 정보를 제공하는 문서가 아니다. 고객사의 많은 담당자들과 수많은 미팅을 해오며 쌓아왔던 신뢰를 재확인하고, 향후 비즈니스를 지속할 수 있는지 여부를 가늠하는 중요한 과정이다. 고객사를 새롭게 발굴하여 견적서 제출까지 도달한 것만으로도 칭찬받을 만하지만, 비즈니스 세계에서 과정이 아무리 훌륭해도 결과가 없다면 의미가 없다.
훌륭한 과정들이 반복되면 좋은 결과를 기대할 수 있지만, 단 한 번의 실수로 비즈니스가 종결될 수 있는 것 또한 B2B 비즈니스의 현실이다. 특히 견적서는 서류에 기재되는 숫자와 문구들 하나하나가 모두 중요하다. 견적서의 정확성과 신뢰성은 결국 고객과의 장기적인 비즈니스 관계를 좌우하게 된다. 고객사의 기대에 부응하고 신뢰를 얻기 위해서는, 견적서를 작성하고 제출하는 과정에서 세심한 주의와 철저한 준비가 필요하다.
견적서 작성 시 유의사항
고객 요구사항의 철저한 반영
견적서를 작성할 때 가장 중요한 것은 고객의 요구사항을 정확하게 반영하는 것이다. 이를 위해 고객과의 모든 미팅, 통화, 이메일, 업무일지 등의 기록을 철저히 검토해야 한다. 누락된 부분이 없는지 확인하고, 잘못 이해하고 있는 부분이 없는지 다시 점검하는 과정이 필수적이다. 이렇게 철저한 검토를 통해 고객의 요구사항을 빠짐없이 반영하는 것이 중요하다.
견적서 작성이 완료되었다면, 곧바로 고객에게 송부하지 말고 팀장에게 보고하여 결재를 득한 뒤 발송해야 한다. 자신의 직위가 결재를 득할 위치가 아니라면, 시간을 두고 다시 한번 검토하여 실수를 방지해야 한다. 이 추가적인 검토 과정은 실수를 최소화하고, 보다 정확한 견적서를 고객에게 전달하는 데 중요한 역할을 한다.
추가 비용 및 변동 사항 명확히 기재
견적서에는 추가 비용이 발생할 수 있는 항목이나 변동될 수 있는 사항을 명확하게 기재해야 한다. 사전에 통보된 견적 변동 사항은 실제로 변동이 발생해도 고객이 이해할 수 있지만, 언급되지 않은 사항의 가격 변동은 프로젝트 자체를 중단시킬 수 있다. B2B 비즈니스에서는 예산 범위 내에서 모든 프로젝트가 움직인다. 견적서가 제공되면 고객은 견적서를 검토하여 예산 편성을 새롭게 하기도 한다. 견적서가 잘못되었다면 고객사의 후속 업무 또한 틀어질 가능성이 매우 높다.
철저한 견적서 검증을 통해 오해의 소지를 없애고, 고객에게 투명하게 정보를 제공하는 것이 중요하다. 이러한 명확한 기재는 고객과의 신뢰를 유지하고, 프로젝트 진행 중 불필요한 문제를 방지하는 데 큰 도움이 된다.
견적서 작성 예 서류 버전 관리
견적서 작성 시에는 서류의 버전을 체계적으로 관리하는 것이 매우 중요하다. 고객사의 요구사항 변경으로 인한 수정이 잦기 때문에, 서류 제목에 날짜와 버전을 함께 기재하여 문서를 관리해야 한다. 예를 들어, 본인은 견적서를 '날짜_제목 또는 제품명_버전'으로 관리한다. '240623_Facial cream_V1.0'처럼 제목을 작성하여 체계적으로 문서를 관리함으로써, 어떤 버전이 최신인지 명확하게 알 수 있다. 이는 실수를 방지하고, 모든 변경 사항을 명확하게 기록하는 데 도움이 된다.
견적서 제출 후 할 일
신속한 전달 및 확인
견적서를 작성한 후에는 가능한 한 신속하게 고객에게 전달해야 한다. 이메일로 발송한 뒤에는 반드시 확인 전화를 통해 견적서가 잘 도착했는지, 검토에 얼마나 시간이 소요될지를 확인한다. 이를 통해 고객사의 내부 프로세스 소요 기간을 파악하고, 그 기간이 지난 후에도 피드백이 없을 경우 다시 한번 확인할 수 있는 기회를 마련할 수 있다.
피드백 요청 및 추가 확인
견적서를 발송한 후에는 고객의 피드백을 요청하는 것이 중요하다. 영업담당자 중에는 견적서를 제출 한 뒤 고객사의 피드백 듣는 것이 두렵거나 어려워 고객사가 피드백을 해줄 때까지 기다리는 경우가 있다. 고객사의 피드백이 없으면 해당 프로젝트가 드롭됐다고 생각하여 더 이상 연락을 취하지 않는 경우도 허다하다.
하지만 피드백을 통해 고객이 제시한 견적서에 대해 어떻게 생각하는지, 추가로 필요한 사항이 있는지를 파악할 수 있다. 이를 통해 수정 견적을 제출할 기회를 얻거나, 비즈니스가 종결되더라도 다음 프로젝트를 위해 고객사와의 관계를 유지할 수 있다.
후속 조치 및 관계 유지
고객사의 피드백이 없을 경우, 전화를 통해 최종적으로 확인하는 것이 중요하다. 예를 들어, "혹시 어떤 부분으로 진행이 어렵게 되었는지 여쭤봐도 될까요? (...) 아쉽지만, 다음번에 또 좋은 기회가 있으면 연락 부탁드립니다."라고 묻는 것이 좋다. 이를 통해 수정 견적을 제출할 기회를 얻거나, 비즈니스가 종결되더라도 다음 프로젝트를 위해 고객사와의 관계를 지속적으로 유지할 수 있다.
견적서는 B2B 세일즈의 중요한 문서로, 고객에게 신뢰를 주고 회사의 전문성을 보여준다. 고객의 요구사항을 정확하게 반영하고, 체계적인 기록과 재확인, 추가 비용 명확히 기재, 서류 버전 관리 등을 통해 견적서를 작성해야 한다. 또한, 견적서 제출 후 고객사의 피드백을 체크하고, 후속 확인을 통해 고객과의 관계를 지속적으로 유지하는 것이 중요하다. 이를 통해 성공적인 세일즈를 이끌어내고, 긍정적인 비즈니스 관계를 형성하길 바란다.
