프레젠테이션에는 반드시 타깃이 있다
목표가 정해진 프로젝트에는 매니저가 원하는 방향으로 조직을 인도하고 이끌어가는 것이 필요하다. 우선 매니저는 프레젠테이션 능력이 필수적이다. 프로젝트의 추진사항을 조직원들에게 프레젠테이션 한다는 것은 의사전달 능력이고 매니저의 성장 역량이라고 할 수 있다. 여기서 프레젠테이션에 담긴 정보를 정확히 전달하고 그 결과를 바라는 방향으로 인도하고 이끌어가는 커뮤니케이션 기술이라고 할 수 있다. 현재 지식 산업 시대는 시시각각 다양한 정보 속에서 살아가는 복잡계이다. 조직원들에게 정확히 이해시키기 위해서는 강한 의도를 가진 프레젠테이션이 필요하다. 이를 위한 수단이 바로 설득력 있는 프레젠테이션이다. 프레젠테이션의 우선 조건은 조직원들이 이해가 하기 쉽고 논리적이어야 한다는 점이다. 전달하는 내용이 체계적이지 않다면 프레젠테이션 효과도 조직원들에게는 절반이 된다. 또한 신속하게 이해가 되질 않으면 프로젝트가 멈추게 될 수도 있다. 효과적으로 정보를 전달하기 위해서는 상대의 수준에 맞춰야 하고 정보를 이해하기 쉽게 시각화하는 것뿐만 아니라 프레젠테이션의 내용을 간소화, 요약화, 단문화, 압축화하는 것이다. 이는 조직원의 이해도를 높이고 핵심 메시지를 효과적으로 전달하는 데 매우 중요하다. 먼저 간소화 Simplification이다. 프레젠테이션의 내용을 간소화하기 위해서는 하나의 슬라이드에 하나의 핵심 메시지만 담는다는 원칙을 지켜야 한다. 하나의 슬라이드에 여러 가지 정보를 나열하면 조직원들의 집중력이 분산되고, 내용의 복잡도가 높아져 이해하기 어려워지기 때문이다. 또한, 모든 세부 정보를 포함하기보다는 가장 중요하다고 판단되는 핵심 내용만을 선별하여 구성하는 것이 중요하다. 이를 위해 복잡한 개념이나 전문 용어는 조직원들의 수준에 맞춰 쉽고 간결하게 풀어 설명하는 과정이 필요하다. 두 번째는 요약화 Summarization이다. 요약화의 핵심은 발표의 시작과 끝에 있어야 한다는 것이다. 발표를 시작할 때 핵심 메시지를 미리 제시하고, 발표를 마무리할 때 중요한 내용을 한 번 더 강조하여 조직원들에게 각인시키는 것이 효과적이다. 각 슬라이드에 소제목을 활용하여 슬라이드별 핵심 내용을 한눈에 파악할 수 있도록 돕는 것도 좋은 방법이다. 더불어, 발표자는 발표 자료 하단에 요약된 텍스트를 추가해 핵심 내용을 잊지 않고 전달할 수 있도록 참고할 수 있으면 좋다. 세 번째 단문화 Single-phrasing는 프레젠테이션의 가독성을 높이기 위해 긴 문장은 짧은 키워드나 핵심 문구로 전환해야 한다. '... 하는 바입니다', '... 에 대해서'와 같은 불필요한 수식어나 접속사를 제거하고, 본질적인 내용만 남겨야 한다. 이를 통해 슬라이드에 포함된 텍스트를 최소화하고, 조직원들이 핵심을 더욱 쉽게 이해할 수 있도록 만들어야 한다. 마지막으로, 압축화 Compression는 정보를 효율적으로 압축하기 위해 시각 자료를 적극적으로 활용해야 한다. 차트, 그래프, 다이어그램, 인포그래픽 등 시각적인 요소를 사용하면 복잡한 정보를 직관적으로 전달할 수 있다. 또한, 슬라이드에 포함된 이미지나 동영상 등의 미디어 파일 용량을 압축하여 프레젠테이션 파일의 크기를 효율적으로 관리할 수 있다. 복잡한 개념을 표나 다이어그램으로 도식화하는 것 또한 정보를 효과적으로 압축하고 조직원들의 이해를 돕는 강력한 방법이다. 이렇게 프레젠테이션의 4가지 요소를 가지고 매니저 자신만의 스킬을 만들어 가야 한다.
매니저십 74
매니저가 응답 시간을 늦추고 창의성을 제한할 수 있는 명령 및 통제 리더십 모델에만 의존하는 대신 이제 는 조직원들에게 작은 권한을 부여하고 변화하는 상황에 신속하게 대응할 수 있는 욕구와 능력을 심어 주어야 한다. 하지만 긴급 상황이나 중대한 상황에서는 하향식 지시가 필요할 수도 있다. 조직원들은 긴급상황이 발생하면 평소에 하던 행동을 하려고 한다. 이를 극복하기 위해서는 평소 매니저가 주도하는 훈련이 필요하다. 변화하는 상황에 신속하게 변화하기 위해서는 위기감을 조성하고 그에 따르는 난관에 대비하는 훈련이 최선책이다.