by Ilkown Kim Jul 3. 2019
매일매일 PPT를 만듭니다. 오늘도 후배가 만든 AI chatbot에 대한 PPT를 수정해주고 있습니다. 이것저것 추가하기도 하고 빼기도 합니다. 재미있는 것은 이 대부분의 일이 질문을 통해서 한다는 것입니다. 그리고 그 질문에 대한 답을 다 채우면 PPT를 다 만든 것이죠. 결국은 PPT 아니 보고서는 보고 받으시는 분의 궁금증을 풀어주는 과정에 있다고 해도 과장이 아닙니다. 설명할게 많죠 하지만 이전에 우리는 줄이는 과정을 거쳤습니다. 그렇게 줄이기만 하면 충분할까요? 뭔가 추가해야 하지 않을까요?
사실 줄이기는 뼈대를 만들어가는 과정입니다. 그 뼈대를 만든 후 살을 붙이는 것이 바로 더하기의 과정이죠. 그럼 무엇을 더하고 어떻게 더해야 할까요?
우선 더해야 할 내용들은 추가 질문의 답입니다. 우리가 본문에 AI라는 단어를 썼다고 가정하죠. 사실 어떤 이슈를 설명할 때 약어를 쓰면 줄여서 표현하기 너무 좋죠. 하지만 이 업계에서 일하시는 분이면 당연히 인공지능이라고 바로 알 수가 있겠지만 일반적인 분들은 저게 뭐지? 하는 반응을 보일 수 있습니다. 약어를 쓸 때는 Full name을 꼭 처음에는 병기해야 합니다. 병기하는 방식을 두 가지입니다. 약간 옅은 색으로 그 축약어 바로 밑에 표시하는 방법이 있고 그 축약어에 '*' 표시를 한 후 장표 아래쪽에 Full name을 보여주는 방법이 있습니다.
또 어떤 더하기가 있을까요? 바로 표나 그래프를 사용할 때 더하기를 해야 합니다. 우리가 AI 시장에 대한 자료를 사용했다고 가정하죠. 보통을 막대그래프를 이용해서 매월 매출을 보여줄 수 있습니다. 그때 보고받으시는 사무실에 계신 높으신 분들은 두 가지를 꼭 물어보시죠. 언제 적 자료냐? 그리고 어디서 나온 자료냐?입니다. 그래서 우리는 보여줘야 합니다. 그래프의 기간과 출처 말이죠. 만약에 매출을 보여준다면 이게 $인지 K$인지 꼭 보여줘야 합니다. 그래야 사전에 추가적인 질문을 사전에 방지할 수 있죠.
마지막 더하기는 바로 참조입니다. 우리가 한 시간에 발표한 내용은 보통 20장 내외입니다. 경우에 따라서 오랜 토론이 필요하다면 짧게는 5장을 발표할 수도 있고 자료를 공유한다면 60장을 발표할 수도 있죠. 하지만 어느 경우든 참조자료는 마련해야 합니다. 사실 참조자료는 요리로 따지만 향신료 같은 녀석입니다. 너무 많이 필요하지는 않지만 있다면 확실한 존재감을 보여주죠. 일반적인 장표에 참조자료가 있어야 할 필요는 없습니다. 하지만 어쩐 이슈의 논쟁의 요지가 있는 부분에 완벽한 참조자료는 엄청난 효과를 보여줍니다. 이런 식이죠. 보고받으시는 분이 '저거 왜 저래?'라고 물어보는 순간 바로 참조자료를 보여주며 논리적으로 한두 번 대응에 성공한다면 엄청난 신뢰를 쌓을 수 있죠.
오늘 말씀드린 더하기 비법의 목적은 단 한 가지입니다. 불필요한 질문을 없애는 것이죠. 반복되는 불필요한 질문은 발표자의 실수를 유발하고 발표자에 대한 기대를 낮추는 결과를 초래하죠. 작은 Detail이 엄청난 결과를 가져올 수 있는 법이거든요.
진짜 마지막으로 소소한 더하기라면 이런 것들이 있습니다. 전체 몇 장인데 이 장표는 몇 번째 장이라는 바닥글, 중간중간 내가 전체 내용 중 이 내용을 설명하고 있다는 목차 장표 그리고 끝났다는 End 장표입니다. 모두 내가 전체 내용 중 어느 정도 보고 받았구나 알 수 있게 하는 장치입니다.
