일에 대한 집중력 키우기

티나지 않는 일과 티나는 일 처리법

    일을 효율적으로 한다는 것은 단위 시간 당 생산성이 높다는 뜻입니다. 즉, 짧은 시간에 일을 빠르게 끝낸다는 것이죠. 한마디로 남들이 하루 걸릴 일을 한 시간에 해결한다는 것을 말합니다. 그렇게 빨리 제대로 일처리를 하려면 타고난 천재이거나, 연륜이 쌓여서 숙달이 되어야하겠죠. 그런데 이 두가지는 당장 어떤 노력으로 해결할 수 있는 것이 아닙니다. 타고난 천재는 내가 지금 되고 싶다고 해서 될 수 있는 것이 아니고, 역량 역시 하루 아침에 높아질 수 있는 것이 아니니까요. 그렇다면 생산성을 높이기 위해 당장 할 수 있는 일은 무엇일까요?

▣ 업무 집중을 위한 몰입 습관들이기

책상에 앉아 일을 하다보면 5분만 지나도 울려대는 카톡 알람과 자료 찾으러 검색했다가 어느새 페이스북, 인스타그램에 빠져 있는 ‘나’를 발견하고 놀라지 않나요. 나름 업무 집중력이 높다고 자부하는 저만 해도 그렇답니다. 이 글을 쓰면서도 수시로 스마트폰을 쳐다보고, 생각 좀 하려고 웹브라우저 화면을 멍하니 바라보고 있다가 어느새 키보드에 올라간 손이 마우스를 잡고 이리저리 유투브 삼매경에 빠져 있곤 합니다. 당연히 이렇게 집중하지 못하고 딴짓을 하게 되면 일의 생산성이 떨어질 수 밖에 없죠.

집중력은 어떻게 키워야 할까요. 가장 먼저 환경부터 바꿔야 합니다. 집중력을 흐트러뜨리는 주변의 불필요한 것들을 모두 제거해야 합니다. 집중을 흔들어 놓을 수 있는 스마트폰은 알람이 울리지 않도록 하고, 시계도 치워두는 것이 좋습니다. 집중력을 높여주는 아로마향, 조명, 경쾌한 소리를 내주는 종 같은 액세서리를 두는 것도 좋습니다. 전 집에서 일에 집중하다가 잠시 정신이 흔들리면 작은 종을 쳐서 소리로 마음을 다져잡기도 합니다. 집중력을 높여주는 음악이나 화이트노이즈 등을 컴퓨터에서 실행해두고 음악을 들으며 업무를 보는 것도 좋은 방법입니다. Brainwave Studio, 카카오 힐링사운드(https://together.kakao.com/mind/sounds), 화이트노이즈(https://www.noisli.com) 등을 이용하면 집중력을 높여주는 소리, 음악을 들을 수 있습니다.

또, 일에 몰입하기 위해 아예 화면에 백지 노트를 띄워두고 다른 프로그램은 아예 없애버려도 좋습니다. 차분하게 글쓰기에만 집중할 수 있도록 해주는 글쓰기 전용 소프트웨어도 있습니다. 또한, 오로지 한가지에만 집중하기 위해 작업 중인 창이 아닌 다른 프로그램은 모두 종료하는 것도 좋습니다. 웹브라우저도 닫고 일체의 다른 창은 모두 종료해버리는 것이죠. 주변 환경은 현실 공간 외에 작업 공간인 컴퓨터 모니터 속도 적용됩니다.

또한, 집중력을 더 가속화해주는 액세서리도 좋습니다. 저는 컴퓨터 속도가 느리거나 키보드나 마우스 조작이 불편해 불현듯 떠오르는 아이디어와 생각을 정리하는데 방해가 되는 것이 너무 싫더라구요. 그래서, 독특한 액세서리들을 이용합니다. Griffin이란 회사의 Powrmate라는 입력장치는 반본적으로 사용하는 단축키를 미리 입력해두어 누르기만 하면 바로 단축키 실행이 가능합니다. Ctrl+C(복사)와 Ctrl+V(붙여넣기)를 이 장치를 짧게 누르거나 길게 누르면 바로 실행되도록 해두어서 빠르게 컴퓨터 작업 처리가 가능하죠. 또한 마우스 외에 키보드 왼쪽에 트랙패드를 두고서 화면 확대나 동영상 편집할 때 빠르게 작업합니다. 단축키를 지정해두고 빠르게 컴퓨팅 작업을 할 수 있도록 해주는 유틸리티를 이용하기도 합니다. BetterTouchTool이라는 맥용 소프트웨어를 이용하면 마우스, 키보드, 터치패드 등에 미리 특정한 단축 기능을 설정해두어서 작업 속도를 단축시킬 수 있습니다. 윈도우에서는 핫키즈(Hotkeyz)라는 유틸리티가 있죠. 저는 이러한 유틸리티를 이용해서 윈도우 창을 닫거나 프로그램을 종료하고, 자주 사용하는 에버노트와 구글검색을 한 번의 단축키로 실행하도록 하고 있습니다. 3~5초 정도 걸릴 일을 1초만에 할 수 있다보니 업무 집중할 때에 불필요하게 시간 낭비도 안되고 집중력이 계속 유지될 수 있더군요.

▣ 티나는 일을 어떻게 고를 수 있나

빠른 일처리를 위해 집중력을 높이는 것 외에 이왕이면 성과가 높은 일을 선택해 집중하는 것도 하나의 팁입니다. 아무리 집중을 해도 해야 할 일이 많다면 집중할 일과 대충할 일을 골라야겠죠. 직장인이 일을 거부할 수는 없으니 보다 더 잘 해내야 하는 일을 찾아서 그 일에 집중하는 것이 바람직합니다.

그러면 잘 해야 하는 일, 즉 티나는 일은 어떻게 고를 수 있을까요.

직장에서의 일이라는 것은 상호 연결되어 있습니다. 내가 하는 이 일이 다른 사람이 하는 일에 영향을 주고, 회사의 프로젝트에 연결되어 있습니다. 신상품 기획안을 작성하는 것은 곧 회사의 신규 매출원을 확보하거나, 상품 포트폴리오를 확장하거나, 브랜드 마케팅을 위한 것 중에 하나겠죠. 신상품 기획안 보고서 작성이라는 큰 프로젝트는 작은 일들로 나뉘어서 회사 구성원 각자에게 분배되어 진행됩니다. 영업팀 김대리에게는 지난 3년간 회사의 상품 판매 추이를 취합하는 것이 일이고, 기획팀 강차장에게는 최근 1년간 경쟁사의 신상품 시장 반응 리서치가 일이 될 수 있습니다. 이런 일들이 모여서 신상품 기획안을 위한 기초 정보로 활용될 수 있습니다. 그러므로, 내가 하는 일이 어떤 다른 일 그리고 더 큰 프로젝트에 어떻게 기여하고 관계가 있는지부터 파악해야 합니다. 이 정보를 기초로 내가 하는 일이 회사의 성과 창출에 얼마나 기여할 수 있을지를 가늠할 수 있습니다. 5개의 일을 모두 같은 에너지로 잘 할 수는 없을테니 이중 가장 큰 성과와 연결되는 일을 더 집중해서 큰 에너지를 투입해야겠죠.

▣ 티나지 않는 일 처리 방법은

그렇다면 성과와의 연결이 크지 않은 일들은 어떻게 처리해야 할까요. 안하면 제일 좋겠지만 그럴 수 있나요. 그렇다고 대충하면 그 일 자체로 평가를 받아야 하니 그럴 순 없죠. 전 이런 문제에 봉착할 때마다 3가지로 해결했습니다.

첫째. 조력자를 찾는다.

회사 일이라는 것이 혼자 슈퍼맨이 되어 다 해낼 수는 없습니다. 내 부족한 부분을 메꿔줄 조력자는 회사 내 혹은 밖에서 찾을 수도 있습니다. 내가 10시간 들여 해낼 수 있는 일을 right person이 도와주면 1~2시간만에 해결할 수도 있죠. 특히 자료를 취합하거나 정보를 탐색할 때, 중요한 핵심 아젠다를 도출하고 시사점을 발견할 때에 큰 도움이 됩니다. 혼자 끙끙거리지 말고 주변에 도움을 청해서 적은 에너지로 문제 해결의 실마리를 찾아 나서는 것도 방법입니다.

둘째. 타협한다.

일을 시킨 지시자 혹은 내 업무를 관리하는 상사와 협의를 해서 일의 마감시간을 늦추거나 일을 나누어서 더 작은 일을 분배받는 방법을 찾아야 합니다. 회사 일이라는 것이 회사에 근무하는 내내 끝도 없이 쏟아집니다. 이번 일을 마쳤다고 끝나는 것이 아니죠. 그런만큼 길게 뛰기 위해서는 내 체력이 고갈되지 않아야 합니다. 물론 일도 제때, 제대로 끝내야 하구요. 그런만큼 동시다발적으로 해야 할 일은 많고 에너지를 잘 분배해서 일처리를 해내려면 덜 중요하고 티나지 않는 일을 조정해서 더 잘 해내야 하는 일에 집중해야 합니다. 이를 위해 타협이 필요하죠.

셋째. 야근을 한다.

주52시간에 이 무슨 소리입니까. 아니 시간관리를 잘 하려는데 야근이라뇨. 하지만, 어쩌겠어요. 조력자도 없고, 타협도 안되고.. 그렇다고 일을 엉망으로 하면 결국 피해는 내가 받는데. 내가 가진 에너지로 할 수 있는 일이 4가지 밖에 안된다면 남은 하나를 해결하기 위해서 시간을 더 쓰는 수 밖에요. 하지만, 이것이 매주, 매월 반복되어서는 안되겠죠. 월 2~3차례 피치 못할 사정으로 더 많은 시간을 투입해야 한다면 이 정도는 감당을 해야겠죠. 다만, 단순 반복적인 일이거나 자료를 찾고 정리하는 등의 기계적인 일이라면 right tool을 찾아 활용한다면 그 시간이 훨씬 줄어들 것입니다. 그렇게 되면 점차 야근하는 시간만 줄어드는 것이 아니라 집중력과 생산성도 커져서 더 많은 일을 더 적은 시간에 해낼 수 있게 되겠죠.