'깊은 간결함'을 문서에 담는다
문서작성 최소원칙
정보는 넘쳐나고 해야 할 일, 즉 허드렛일이 많다. 시간은 한정돼 있고 세상은 계속 복잡하게 돌아간다. 넘치는 정보와 해야 할 일이 많은 사람에게 필요한 것은 ‘단순함’ , ‘간결함’이다. 단순함과 간결함은 이제 성공과 실패를 가르는 핵심 키워드로 떠올랐다. 복잡해질수록 핵심을 가려내기는 어렵다.
하버드대학 의학박사 에드워드 할로웰은 집중력과 생산성에 관한 문제를 수십 년 동안 연구해서 집중력이 성공과 행복을 가져다준다는 사실을 증명했다. 에드워드 할로웰 박사는 주의력 결핍 치료 분야에서 세계 최고의 권위자다.
에드워드 할로웰 박사는《하버드 집중력 혁명》에서 멀티태스킹은 생산성을 떨어트리는 주범이라고 했다.
직장인들은 정해진 시간에 맡은 업무를 처리하기 위해서 두세 가지 일을 동시에 진행한다. 하지만 어느 한 가지 일에도 집중하지 못한다. 스마트폰은 업무 효율을 높여주고 여러 가지 앱으로 일을 빈틈없게 처리하도록 도와주는 것 같지만 실제로는 그렇지 않다. 스마트폰으로 인해서 집중력을 잃어버릴 뿐만 아니라 하고 있는 일도 더 복잡해졌다.
실제로 스마트폰 때문에 더 산만해졌다고 느끼는 사람들이 늘어났다. 직장이라는 장소의 특성상 어느 정도 복잡해야 할 필요는 있다. 하지만 상사나 동료가 보내는 메시지, 계속 울려대는 스마트폰 알람, 어떤 정보든지 검색을 도와주는 스마트폰과 인터넷으로 인해서 업무가 계속 복잡해진다면 분명히 문제가 있다.
《21세기 핵심역량》을 쓴 버니 트릴링은 급변하는 사회에서 갖춰야 할 지식과 태도에 대해서 설명하면서 간결함을 가벼운 간결함과 깊은 간결함으로 구분했다.
가벼운 간결함 : 정확한 이해 없이 짧게만 이야기하는 것
깊은 간결함 : 전문적인 지식을 간단명료하게 말하는 것
버니 트릴링, 찰스 파델 지음, 한국교육개발원 옮김, 《21세기 핵심역량》, (학지사, 2012)
버니 트릴링은 직장인에게 필요한 세 가지 능력을 비판적 사고와 문제 해결, 협력과 창의성이 포함된 ‘학습 및 혁신 스킬’과 정보, 미디어, 정보통신기술 활용능력을 갖추는 ‘디지털 리터러시 스킬’ , 유연성, 적응력, 진취성, 자기주도성, 리더십 등이 포함되는 ‘직업 및 생활 스킬’로 구분했다.
전체 내용 중에서 정말 필요한 부분만 명확하게 보여주는 것이 디지털 리터러시 스킬이다.21세기에 필요한 세 가지 능력 가운데 간결함이 필요한 부분은 디지털 리터러시(digital literacy) 스킬이다. 디지털 리터러시는 디지털 기기를 활용하는데 필요한 문해력을 말한다. 글을 읽을 줄 안다고 제대로 이해하는 것은 아니다. 글을 읽고 쓸 수 있는 초등학생이 전문서적이나 계약서를 이해한다고 말할 수는 없다.
명쾌함과 간결함은 언제 나오는가? 사고가 정리되어 있어야 한다. 전달하고 하는 메시지를 '간결하고 신속하게' 전달하려면 평소에 사물이나 현상을 단순화시키는 능력을 꾸준히 갈고닦아야 한다. 특히 보고서를 받아보는 사람들은 대부분 시간에 쫓기는 사람들이다. 그들은 보고서를 통해 짧은 시간 안에 유용한 핵심 포인트를 간파하기를 바란다.
윤치영 지음, <<고객을 만족시키는 핵심 프레젠테이션 기술>>, (좋은책만들기, 2007), 105쪽
보고서, 기획안 등의 비즈니스 문서를 작성할 때 인터넷에서 여러 가지 자료를 검색한다. 수집한 자료 가운데 통계, 리서치 결과 등을 종합해서 핵심 메시지를 보여줄 수 있는 사람이 디지털 리터러시 능력을 갖췄다고 할 수 있다. 일반적으로 보고서 쓰는 방법에 대해서 교육할 때 결론부터 보여준 다음 기-승-전을 순서대로 정리해야 한다고 말한다. 사건의 배경부터 시시콜콜한 내용까지 일일이 전달하는 것은 올바른 보고서가 아니다. 비즈니스 문서는 결론뿐만 아니라 전체 내용 중에서 정말 필요한 부분만 명확하게 보여주는 것이 디지털 리터러시 스킬이다.
참고문헌
버니 트릴링, 찰스 파델 지음, 한국교육개발원 옮김, 《21세기 핵심역량》, (학지사, 2012)
윤치영 지음, <<고객을 만족시키는 핵심 프레젠테이션 기술>>, (좋은책만들기, 2007), 105쪽
정경수 지음, <<문서작성 최소원칙>>, (큰그림, 2017), 23~25쪽
