문서작성의 목표는 아이디어를 명확하게 전달하는 것
문서작성 최소원칙
"핵심만 표현하라."
"쉬운 언어로 써라."
"읽고 싶은 동기를 부여하라."
이런 지침들은 모두 문서에 쓴 아이디어를 명확하게 표현하고 문서를 읽는 사람이 마지막까지 집중해서 읽을 수 있게 하려고 만들어졌다.
비즈니스 문서의 최종 목표는 아이디어를 분명하게 전달하는 것이다. 문서만으로 성공과 실패가 가려지지는 않는다. 실행이 필요하다. 실행을 일으키기 위해서는 우선 문서로 설득하는 과정을 거쳐야 한다. 그래서 문서로 정리하는 과정이 중요하다고 거듭 강조하는 것이다.
기획안·보고서, 업무용 문서 작성에 관한 교육에서 아이디어를 명확하게 문서에 나타내려면 어떻게 해야 하냐고 물어보면 가장 많이 나오는 대답이 맞춤법이다.
비즈니스 문서를 작성할 때 맞춤법과 주어·서술어의 일치, 단락을 표시하는 기호의 사용 등을 먼저 생각하는 사람들이 많다. 이들은 맞춤법이 틀리면 논리도 없어진다고 생각한다.
문법과 맞춤법, 문장부호, 기호의 사용은 의사소통을 효율적으로 하는데 도움을 준다. 하지만 비즈니스 문서는 문장에서 오류가 없도록 작성하는 게 최종 목표가 아니다. 기업에서 해야 할 일과 아이디어, 사실을 명확하게 전달하는 것이 최종 목표다.
초안을 쓸 때는 맞춤법이나 문장부호의 사용에 신경 쓰느라고 본래 목표를 잊어서는 안 된다. 문서를 처음부터 끝까지 완성하는 것이 중요하다. 맞춤법, 오탈자, 문장부호는 퇴고 과정에서 수정하면 된다.
비즈니스 문서를 작성할 때 글쓰기 실력을 뽐내려고 하지 않아도 된다. 업무적으로 문서를 보는 사람들은 문학작품을 심사하는 평가위원이 아니다. 잘 쓴 글과 못 쓴 글을 가려내는 데는 관심이 없다. 전달하려는 주제를 효과적으로 문서에 정리하는데 집중하면 된다.
초안을 쓸 때는 문서를 처음부터 끝까지 완성하는 것이 중요하다. 맞춤법, 오탈자, 문장부호는 퇴고 과정에서 수정하면 된다.내용을 구성한 방식과 보고·제안 내용이 좋다면, 문서에서 핵심을 정확하게 보여준다면 한두 개의 오탈자와 다소 이상한 문장이 있어도 나무라는 상사는 없을 것이다. 혹시라도 오탈자를 지적받더라도 내용이 좋다는 칭찬이 상쇄하기 때문에 크게 걱정하지 않아도 된다. 물론, 문서에서 서너 줄에 한두 개씩 오탈자가 발견되면 문제가 된다.
명심해야 할 것은 비즈니스 문서의 무게중심은 내용의 명확성에 있다는 사실이다. 비즈니스 문서에서는 내용의 명확성이 우선이다. 문장의 구성(어법, 맞춤법, 기호 표기 등)도 중요하지만 내용의 명확성보다 우선하지는 않는다.
내용의 명확성에 집중하면서 맞춤법은 등한시해도 좋다는 의미는 아니다. 사내 업무용 보고서, 제안서·기획안 초안, 업무 담당자에게 보내는 이메일 등은 내용의 명확성이 우선해야 하고 맞춤법은 그보다 덜 우선시 된다.
하지만 외부에 공개되는 문서 즉, 공문일 때는 맞춤법 오류가 결코 있어서는 안 된다. 기업이나 단체, 어떤 조직이든 마찬가지다. 외부에 공개되는 문서는 모든 사람이 분명히 이해할 수 있게 쉬운 말로 써야 하고 핵심을 명확하게 표현해야 한다. 그리고 문법, 맞춤법, 기호 등은 교정 전문가에게 맡겨서 완벽하게 만들어야 한다.
외부로 내보내는 공문서, 회사 내부에서 공유하는 문서 모두 마찬가지다.
내용이 명확하지 않고 오탈자가 자주 눈에 띄면 문서를 작성한 사람에 대한 신뢰도 떨어진다. 문서 하나로 긍정적인 이미지를 남겨서 비즈니스에 큰 도움을 받을 수도 있고 그 반대가 될 수도 있다.
비즈니스 문서는 숨겨진 의미를 전달하는 게 아니다. 보는 즉시 이해하고 어떤 행동을 해야 하는지 알 수 있게 정리해야 한다.
참고문헌
정경수 지음, <<문서작성 최소원칙>>, (큰 그림, 2017), 50~53쪽
