현장의 소리를 문서에 담자
문서작성 최소원칙
대형 프로젝트의 기획안이나 보고서를 쓸 때는 설문조사를 실시해서 선호도를 조사하고 고객들의 의견을 직접 듣는다.
리서치 업체에 의뢰해서 설문조사를 하려면 최소한 조사 대상을 500~1,000명 정도 확보해야 하고 시간이 오래 걸린다. 무엇보다 적지 않은 비용이 든다.
설문조사나 직접 의견을 듣는 것은 어렵기 때문에 문서를 작성할 때 비교적 쉽게 찾을 수 있는 통계자료를 이용한다.
통계자료를 수집해서 보고서나 제안서 내용을 뒷받침하는 자료로 사용하는 것이다. 통계청이나 연구소에서 발표한 연령대별 인구, 나이·성별에 따른 통계는 누구나 이용할 수 있다.
통계 자료도 업무·업종과 관련된 정보를 수시로 확인하면서 새로운 정보를 축적해두면 문서를 작성할 때 요긴하게 활용할 수 있다.
자료가 많으면 오히려 더 모호해지고 고민만 늘어난다. 직접 관련있는 사람들의 목소리를 문서에 담는 것이 더 중요하다.통계자료를 많이 첨부했다고 좋은 문서가 되는 건 아니다. 간결해야 할 비즈니스 문서가 장황해지는 이유는 컴퓨터와 인터넷 때문이다.
기획서나 보고서 등의 문서를 작성하라는 지시를 받으면 맹목적으로 컴퓨터에서 한글이나 워드, 파워포인트 프로그램을 실행하고 문서의 제목부터 입력한다.
제목을 입력한 다음 인터넷에서 자료를 검색한다. 인터넷에서 정보를 찾는데도 노하우가 있지만 인터넷에서 찾은 정보는 모두가 알고 있는 정보라고 봐야 한다.
어떤 정보든 찾기 쉬운 정보는 가치가 그리 높지 않다.
문서를 작성할 때 수집한 자료가 너무 많으면 어떤 걸 넣어야 할지 몰라서 일단 많은 자료를 넣게 된다. 많은 자료 사이에 몇 개는 좋은 자료라고 인정받겠지라고 생각하면서.
자료를 많이 넣었다고 좋은 문서가 되고 올바른 결정을 하는 건 아니다. 자료가 많으면 오히려 더 모호해지고 이걸 선택할까, 저걸 선택할까 고민만 늘어난다.
오죽하면 ‘정보 과잉’이란 말까지 생겨났을까. 정보 과잉은 위험을 줄이기 위해서 수집한 정보가 너무 많을 때 오히려 위험 요인이 늘어난다는 것을 의미한다. 무수히 많은 정보를 이용해서 위험 요인을 줄이려고 노력하지만 결과적으로는 위험을 높이는 쪽으로 가게 되는 경우가 많다.
통계나 문서의 내용과 연관성이 떨어지는 자료보다 연관성이 높은 소수의 사람들의 목소리를 문서에 담는 것이 더 중요하다. 조사 대상과 조건이 같은 집단을 수소문해서 10~20명에게 직접 의견을 들은 다음 조사 자료로 첨부하면 긍정적인 평가를 받을 수 있다.
기억해야 할 것은 현장에서 수집한 정보나 인터넷에서 찾은 자료는 모두 단편적인 내용에 불과하다는 사실이다.
통계자료를 잔뜩 넣고 연관성이 떨어지는 자료를 많이 모아서 여러 장의 기획서·보고서를 쓰면 잘 썼다고 생각하는 사람들이 있다.
문서를 작성할 때 제일 먼저 해야 할 일은 문서를 작성하는 이유, 즉 문제를 발견하는 것이다.
문서를 작성해야 하는 이유가 분명하면 주제와 문제 해결에 필요한 아이디어도 명확해진다.
무엇이 문제인지 정확하게 파악하면 어떤 사람들, 어떤 현장의 상황을 보여줘야 하는지 알 수 있다.
적은 숫자지만 직접 사람들을 만나서 의견을 들었기 때문에 문서에는 현장의 목소리가 들어있다. 그리고 의견을 들으면서 새로운 정보도 수집할 수 있다.
현장을 직접 다녀와서 작성한 문서에는 노력한 흔적이 보인다.
문서를 작성하기 위해서 진심으로 노력한 모습이 나타나기 때문에 상사로부터 인정받을 수 있다.
정경수 지음, <<문서작성 최소원칙>>, (큰그림, 2017), 33~34쪽
