한 번에 하나의 정보에 집중한다
문서작성 최소원칙
《일하는 뇌》를 쓴 데이비드 록은 마이크로소프트, NASA, 미연방준비은행 등에서 업무향상 기술을 컨설팅했다. 그는 직장인이 1시간에 20번씩 관심을 다른 데로 돌린다는 연구결과를 인용하면서 생산적으로 사고하는 시간이 매우 적어졌다고 했다. 1시간에 20번씩 관심사가 달라진다면 평균적으로 3분마다 다른 생각을 하는 것이다.
교육학에서는 한 가지 사건이나 활동에 집중하는 시간을 ‘주의집중 시간’이라고 한다. 연령별 주의집중 시간은 만 3~4세에 10분, 5세 이상의 어린이는 15~30분 정도다. 개인차가 있지만 일반적으로 이 시간 동안 아이들은 한 가지 활동에 주의를 집중한다. 그런데 성인인 직장인들이 1시간에 20번씩 관심사가 달라진다는 연구결과는 놀랍기까지 하다.
직장에서 우리는 하루 동안 여러 가지 일을 처리한다. 1시간에 20번 관심사가 바뀐다는 연구결과가 보여주듯이 우리 주변을 둘러싼 모든 일들을 다 중요하고 급한 일이라고 여기며 생활한다. 하지만 잘 들여다보면 더 가치 있는 일과 덜 가치 있는 일, 내가 신경 쓰지 않아도 되는 일과 내가 없어서는 안 되는 일로 나뉜다.
《원씽(The One Thing)》이라는 책의 첫 페이지에는 이런 글이 있다.
“두 마리 토끼를 쫒으면...”
그리고 다음 페이지에는 이런 글이 있다.
“두 마리 다 잡지 못하고 말 것이다.”
원하는 일이 어떤 것이든 최고의 성공을 원한다면 접근방법은 늘 같은 방식이어야 한다. 핵심 속으로 파고들어야 한다. ‘파고든다는 것’은 곧 자신이 할 수 있는 모든 일을 무시하고 반드시 해야 할 일에만 집중하는 것을 뜻한다. 또한 모든 일의 중요성이 똑같지 않음을 인식하고, 가장 중요한 일을 찾아내는 것이다. 탁월한 성과는 당신이 초점(focus)을 얼마나 좁힐 수 있느냐와 밀접하게 연결되어 있다.
게리 켈러, 제이 파파산 지움, 구세희 옮김, <<원씽 The One Thing>>, (비즈니스북스, 2013), 18~19쪽
보고서·기획서를 관련 있는 내용으로 묶어서 하나의 메시지로 전달하면 문서는 간결해지고 핵심이 뚜렷해진다.비즈니스 문서에 《원씽》의 법칙을 적용해보자. 한 번에 하나의 정보에 집중하는 것이다. 문서로 정리할 내용이 이렇게 많은데 어떻게 하나의 정보에 집중할 수 있냐고 반문하는 사람도 있다. 보고서·기획서를 관련 있는 내용으로 묶어서 하나의 메시지로 전달하면 문서는 간결해지고 핵심이 뚜렷해진다.
여러 가지 내용을 하나의 메시지로 전달하는 방법은 각각의 단편적인 내용을 서로 연결하는 것이다. 시간 순으로 연결하는 것이 가장 쉽지만 중요한 사건이 맨 마지막에 나온다면 문서를 읽거나 보고를 받는 사람은 지루할 것이다.
기획서나 보고서를 쓸 때, 대부분 가지고 있는 자료를 모으거나 인터넷에서 관련 문서와 통계자료 등을 수집한다. 현장에서 수집한 정보나 인터넷에서 찾은 자료는 모두 단편적인 내용에 불과하다. 이런 자료를 많이 모아서 여러 장의 기획서·보고서를 쓰면 잘 썼다고 생각하는 사람들이 있다.
물론 상사가 질보다 양에 집착한다면 여러 장으로 기획서·보고서를 쓸 필요도 있다. 하지만 대부분의 직장에서 상사와 CEO는 핵심을 담은 문서를 원한다. 내가 이런 것까지 알고 있다는 걸 알려주려는 목적이 아니라면 수집한 자료를 요약하고 필요한 정보만 취합해서 하나의 메시지에 집중하는 문서를 만들어야 한다. 그러려면 여러 가지 자료를 요약하고 자료 사이에 관계를 만들어서 메시지를 강화하는 기술이 필요하다.
기획안·보고서에는 하나의 핵심 메시지 정하고 핵심 메시지를 뒷받침하는 근거와 관련된 정보를 찾아서 요약·정리하면 핵심 메시지를 더 강력하게 전달할 수 있다.
참고문헌
게리 켈러, 제이 파파산 지움, 구세희 옮김, <<원씽 The One Thing>>, (비즈니스북스, 2013), 18~19쪽
정경수 지음, <<문서작성 최소원칙>>, (큰그림, 2017), 29~30쪽
