기획서는 처음부터 끝까지 쓴 다음 고친다
문서작성 최소원칙
기획서, 보고서, 제안서 등 문서를 작성하는 과정은 집을 짓는 과정에 비유해서 설명할 때가 많다.
단독주택, 전원주택, 아파트, 빌라 등 집의 종류에 따라서 짓는 방법이 다르다.
문서도 종류에 따라서 쓰는 방법과 구조, 내용이 달라진다. 써야 하는 문서에 맞는 구성을 선택하고 어떤 내용을 어디에 넣을지 생각해야 한다. 요즘은 기획서, 보고서를 한 페이지로 작성한다. 문서의 길이가 길다고 쓰기 어려운 건 아니다. 마찬가지로 한 페이지 분량의 문서라도 쓰기 쉬운 것은 아니다.
기획서는 쓰는 사람이 내용을 확실하게 파악하지 못하면 내용이 느슨해지고 요점이 흐릿해진다. 기획서는 컨셉을 정하고 주제와 관련된 자료를 충분히 수집한 후에 작성을 시작하는 것이 바람직하다. 컨셉이 분명하고 자료가 충분하다고 한 번에 훌륭한 문서를 쓸 수 있는 건 아니다. 한 번에 완벽한 글을 쓰기는 어렵다. 비즈니스 문서만 전문적으로 작성하는 사람들도 처음에는 전체적인 흐름만 만들어놓고 세부적인 내용을 보충하면서 완성한다.
기획서를 쓸 때는 우선 처음부터 끝까지 쓰는 것이 중요하다.
실리콘밸리의 격언 가운데 “Done is Better than perfect.(완벽을 목표로 삼기보다는 우선 일에 미쳐라.)”라는 말이 있다. ‘쓸데없는 노력’을 생략하면 결과적으로 성과를 내는 데 방해가 되는 장애물은 사라진다. ‘완벽한 수순’만 지나치게 추구하면 과정에만 집착해서 ‘할 일’만 늘어나는 경우가 많다. 이런 것을 ‘프로세스 메타볼릭신드롬’이라고 한다.
오가와 산페이·마타노 나루토시 지음, 박현석 옮김, 《일류 습관》,(폭스코너, 2016), 68쪽
기획서를 쓸 때는 앞부분에서 쓰고 지우기를 반복하지 말고 처음부터 끝까지 써야 한다. 앞에 쓴 내용을 보면 자꾸 고치게 된다. 그러면 흐름도 이어지지 않는다. 문서의 처음이 중요하다고 해서 계속 첫 줄만 고치면서 시작하는 부분에만 신경 쓰다가 정작 중요한 내용은 일정에 쫓겨서 대충 마무리하게 된다. 구성한 대로 처음부터 끝까지 기획서를 쓴 다음 빠진 내용과 중복된 내용, 중복된 단어와 문장을 확인하고 수정과 보완을 반복하면서 완성도를 높여야 한다.
기획서를 쓸 때는 일단 끝까지 쓰는 게 중요하다. 시작하는 부분에만 신경 쓰면서 계속 첫 줄만 고치다가는 정작 중요한 내용은 일정에 쫓겨서 대충 마무리하게 된다.글쓰기에서 문장을 고치는 과정을 퇴고라고 한다. 퇴고를 얼마나 잘 했느냐에 따라서 기획안의 완성도가 높아진다.
기획서 리뷰는 기획서를 쓴 사람 혼자서 하는 게 아니다. 기획서를 쓴 기획자는 자기가 수집한 자료와 가공한 정보에 심취해있어서 빠트린 부분을 발견하지 못한다.
이때 동료에게 도움을 요청해야 한다. 기획서를 평가하는 사람의 입장에서 내용을 검토한 다음 누락되었거나 삭제해야 하는 내용에 대한 피드백을 받아서 반영한다. 여기까지가 기획서를 작성한 다음 평가하는 과정이다.
리뷰를 거쳐서 오류를 수정하고 누락된 내용을 추가해서 완성한 다음 기획서를 제출하면 끝일까?
기획서를 제출하면 상사나 결정권자가 검토한다. 내용이 좋다면 추가적인 자료와 세부 기획안을 요청한다. 기획서의 완성도가 떨어지거나 모호한 부분이 있으면 기획서를 다시 작성할 것을 요청한다.
기획서가 실행 단계로 넘어가거나 다시 작성하라는 요청을 받았다면 기획서에 대한 분석과 평가를 해야 한다. 기획서를 평가해서 차후에 다른 기획안을 작성할 때 반영해야 지금보다 나은 기획서를 만들 수 있다. 기획서를 평가하는 기준은 자체적으로 마련하여 개선대책과 향후 활용방안을 정리해두면 같은 실수를 반복하지 않게 된다.
참고문헌
오가와 산페이·마타노 나루토시 지음, 박현석 옮김, 《일류 습관》, (폭스코너, 2016), 68쪽
정경수 지음, 《문서작성 최소원칙》, (큰그림, 2017), 215~216쪽
