외국인에게 감사나 심사를 받을 때 중요한 세가지 포인트
외국인 감사나 심사! 심사관련 자료 외에 무엇을 준비해야 할까?
내 통역 전문 분야는 엔지니어링과 기술분야 이다.
삼성전자, LG 전자에서 사내 통역사로 근무 했었다. 그리고 자동화 부품 회사 해외 구매부에일 했었고, 싱가포르 자동화 설비 영업으로 해외에서 근무한 경력도 있다.
이렇게 공장과 엔지니어링 관련 업무를 전전하다 보니 공대를 나온 것도 아닌데 결국 이쪽 분야가 전문이 되었다.
제조업체의 설비들을 보면 공대생도 아니고 내가 엔지니어만큼 잘 이해하는 것도 아닌데 마치 내가 만든 시스템인양 친근하고 사랑스럽다.
이런 기술 기반의 산업은 많은 감사와 심사라는 프로세스를 거친다.
해외 고객사의 감사관이 방문해 공정과 문서를 확인하고 점수를 매기며 그 점수나 통과했는가에 따라 계약 할 수 있는 고객과의 주문량이 결정되기도 한다.
해외에 수출하기 위해서는 그 국가가 요구하는 인증도 받아야 한다. 그럴 경우 해당 국가의 심사관이 방문하여 인증 심사를 통과하여 인증을 득해야 해당 국가에 수출을 할 수 있게 된다.
그러므로 감사나 심사라는 업무는 회사의 매출과 직결 되는 아주 중요한 일이다.
수십 번의 감사 통역을 해왔지만 여전히 감사통역은 긴장된다.
하지만 통과하고 나면 내가 통과 시킨 것 마냥 큰 성취감을 느낀다.
감사나 심사를 받기 위해서 중요한 서류나 자료, 시스템적인 준비를 갖추는 것은 당연하다.
하지만 그 외에도 중요한 세가지가 포인트가 있다.
첫 번째는 올바른 소통을 위한 준비이다.
외국에서 감사관이 방문하면 보통 관련 감사나 심사에 경험이 있는 통역을 원한다.
안 그래도 예민할 것 같은 심사 중에 소통이 문제가 된다면 통역으로 서 그보다 불편한 상황이 없다.
그래서 이 분야는 최대한 경험 있는 통역사를 채용한다. 보통 감사를 받는 회사나 기관에서 채용을 하게 된다.
소통이 문제될 경우, 감사관이 요구하는 문서나 프로세스를 제대로 이해하지 못하면 그 부분에 제대로 갖추어져 있지 않다고 판단하여 감사를 통과 못하게 되는 결과를 가져온다.
이 부분이 감사통역에 있어 가장 큰 어려움이다.
외국인 감사관이 원하는 절차서나 표준서, 기록서를 설명하면 그 해당 문서는 한국에서 다른 이름으로 불리는 경우가 있다. 그러면 그 문서가 서로 다르다고 생각하여 한국업체는 해당 문서가 없다라고 생각한다. 그러면 감사관은 개선사항으로 지적하게 된다.
많은 경우 이름은 다르지만 결국 같은 업무를 하기 위한 문서가 존재한다면 충분히 통과할 수 있는 부분이다. 그래서 소통이 정말로 중요하다.
감사 통역을 하게 되면 통역 전 모든 체크 리스트와 심사 기준서를 공부하고 가지만 여전히 어려운 부분이 바로 이 부분이다.
영어로 요구하는 문서가 한국어로 번역 했을 경우 다른 이름이름이라면 용도나 목적을 설명해서 다르지만 같은 기능의 문서를 찾아야 한다.
인내심이 많은 감사관은 어떠한 형식의 문서인지 차근차근 몇 번이고 설명해 준다. 그럼 그 설명을 듣고 유사한 문서를 가져오면 결국 같은 기능을 하는 문서로 이름만 다를 뿐 원하는 문서인 경우가 대부분이다.
내가 심사나 감사 통역을 하던 초기 감사관은 심사 중 엄격 하지만 내가 최대한 이해 할 수 있도록 하나하나 다시 설명해 주었다. 그 이해를 바탕으로 통역인 내가 한국 업체에 최대한 전달하여 그들이 가지고 있는 유사한 것을 찾아 낼 수 있도록 지원 한 것이다.
나에게 엄청난 인내심으로 설명을 해준 그 감사관에게 감동하여 심사나 감사 통역에서 빠르게 인지하여 나를 고용한 고객에게 효과적으로 전달할 수 있는 통역사가 되어야겠다고 생각했다.
난 그 통역 이후, 6시그마와 Lean 자격증을 땄다.
이런 소통과 이해도도 중요하지만
두 번째, 중요한 포인트, 바로 달달한 간식이다.
대부분의 심사를 받는 회사는 어느 정도 간식을 준비한다.
심사로 긴장된 회의실 테이블에 혹은 벽 한 켠에 놓여 있는 과자나 사탕들은 사람들의 긴장감을 낮춘다.
원하는 프로세스가 갖추어져 있지 않는 상황에서 개선 사항을 요구하는 초 긴장의 상태에도 내 앞에 사탕이 놓여 있다는 생각을 해보자. 긍정적이지 않은가!
종일 긴장의 심사를 하고 그리고 그 심사를 받는 사람들에게는 달달한 간식이 특히나 오후에는 절실하다.
특히나 외국에서 방문한 감사관에게 다양한 한국 브랜드의 과자는 사실 호기심을 자극한다.
한가지 주의 할 점은 한국 전통 과자, 쌀과자, 양갱 같은 간식은 외국인이 별로 즐기지 않는다.
쌀이나 곡물로 만든 과자는 우리에게는 익숙한 맛이다. 하지만 외국인에게는 익숙하지 않다. 쌀과자와 다른 과자들이 함께 있다면 결국 가장 익숙한 초콜릿 과자만 먹는 경우가 허다하다.
한번은 단 한 개의 과자도 먹지 않는 감사관도 있었다. 정말 엄격한 감사관이었다. 하지만 그도 감사의 엄격함과 분위기를 유지 하기 위해서였던 듯하다. 퇴근하고 집에 갈 때 한국 과자를 자랑하듯 맛보라고 몇 개씩 챙겨 드리면 못이기는 척 가져가셨다.
의료 기기 인증 심사를 위해 한국 감사관과 스웨덴 업체를 방문한적이 있다.
테이블에는 항상 스웨덴 전통 계피빵(Kanelbulle)과 과일들이 놓여 있었다.
따뜻한 아메리카노와 계피빵은 긴장감을 주었던 분위기도 녹여 주었다.
이렇듯 감사에 있어서는 달달한 간식은 싸한 분위기에 애교를 떠는 아이만큼 중요하다.
세 번째로 중요한 것은 감사를 받는 태도 이다.
아무리 완벽한 준비를 해 놓았다고 해도 분명 감사관은 개선사항을 찾기 위해 노력한다.
그러므로 감사관의 지적을 받는다면 변명 보다는 감사관의 조언에 적극적 개선의 의지와 상당히 큰 도움이 될 것으로 여겨진다는 감사를 표하는 것이 필요하다.
대부분의 감사관들은 최대한 엄격하게 진행하고자 한다.
혹시나 중요한 사항을 놓쳐 자격이 안 되는 업체에게 인증과 자격을 주게 되면 본인도 곤란해 진다.
그래서 개선사항이 없다는 것은 그들을 더욱 불안하게 한다.
그리고 대부분은 매의 눈을 가진 듯 그냥 공장을 한번 쓱 지나가기만 해도, 그 공장은 매일 다니는 사람이 못
보던 문제 사항들을 참 잘도 찾아 낸다.
너무 자신만만하게 서류를 가져오거나 거만한 태도를 보이면 관련 자료들을 형사마냥 추적한다.
한마디로 연계된 관련 문서와 기록지 확인을 거듭하여 결국 지적 사항을 찾아 낸다.
내가 아무리 완벽하게 준비했더라도 절대로 너무 자신 만만한 태도를 보이면 안 된다.
언제든 지적 받을 부분이 발견될 수 있고 난 그걸 적극적으로 개선할 의지가 있다는 태도를 감사관은 가장 좋아한다.
한번은 아주 엄격한 심사가 진행 되는 동안 심사관의 지적 사항에 대해 한국 업체에서는 지속적으로 설명하려 했다.
우리나라에서는 건강 보조 식품에 해당되는 것이었지만 해외에서는 없는 그 건강 보조식품은 거의 약과 같이 취급되었다.
심사관의 입장은 그 제품을 약품으로 생각하고 심사를 진행하고 인체에 해를 줄 수도 있다는 가정하에 심사가 진행된다.
한국 업체는 건강 보조 식품은 그냥 식품으로 인체에는 무해 하다는 관점에서 심사를 받는다.
이렇듯 서로 다른 관점에서의 심사는 많은 논쟁을 야기한다.
하지만 심사를 받는 입장에서는 감사관의 관점을 최대한 존중해야 한다.
근거 자료를 제출하고 설명은 하지만 ‘니가 잘 몰라서 그러는데……’ 라는 식의 태도는 금물이다.
한국인은 사실 어색한 분위기를 극복하기 위해 미소 짓기도 하고 뭐라 답할지 몰라 당황할 때도 쉽게 미소 짓는다.
외국인 심사관의 지적 중, 한 한국의 담당 부장은 미소를 지었다.
심사관은 심사를 중단하겠다는 의지를 나타냈다. 물론 ‘니가 웃어서 내가 기분이 나쁘다’ 라고 이야기 하진 않았다.
요구하는 서류나 자료를 당장 가져 오지 않으면 심사를 중단하겠다 라고 했다.
하지만 계속해서 웃는 한국인 부장의 태도에 기분이 나쁜 것은 확실 했다.
그날 통역을 마치고 한국업체의 담당자께 부장님의 태도에 대해서 말씀 드렸다.
아무래도 외국인의 정서나 문화에서는 이해 할 수 없는 태도일 수 있다고 말씀 드렸다.
다음날 분위기가 완전히 바뀐 한국 업체의 태도와 적극적으로 개선하겠다는 자세에 집에 가겠다던 심사관은 다시 아무렇지도 않게 심사를 지속했다.
감사관이나 심사관과 함께 일을 해보면 대부분 상당히 친절한 분들이지만 업무적으로 엄격하기 위해 노력하신다. 개인적인 소통 중에는 가족이야기도 하시고 농담도 하시고 나의 기초적인 질문에서 아주 상세하게 설명을 해주실 만큼 인내심도 많고 자상한 분들이 대부분이다.
그분들도 결국 인간적인 분들이라는 것, 업무가 그러한 상황을 만든다는 것을 이해하고 그들의 입장을 존중하는 태도는 중요하다.
이렇듯 심사와 감사에 있어서 가장 중요한 세가지, 잊지 말자!!
올바른 소통,
달달한 간식,
감사관을 존중하는 태도
이 세가지를 기억한다면 엄격해 보이는 감사관도 결국 감사 받는 업체를 위해 최대한 애를 쓸 것이다.
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