글로벌 온라인 화상회의 전 확인할 중요 정보는?
외국 파트너, 고객과 화상 회의를 한다면 확인해야 할 중요 정보 첫 번째
서로 왕래가 힘든 코로나 시대에 들어서며 이제는 해외 파트너와 온라인 회의가 일상이 되었다.
대면 미팅의 경우 많은 정보를 즉각적으로 파악할 수 있다.
좌석에는 상석도 존재하고, 회의 실의 구조 상 어디에 직급 높은 사람이 앉고, 어디에 앉은 사람이 낮은 사람인지 대략적으로 알 수 있다.
사원증을 보고 상대를 확인할 수도 있고, 다른 사람들이 그 사람을 대하는 태도로 직급이 높은지 낮은 지도 알 수 있다. 고객을 자주 만나야 하는 영업직은 양복을 갖춰 입었을 것이고, 개발직은 좀 더 편하게 입고 있을 것이다.
이렇듯 대면 미팅은 비언어적 요소로 상대에 대해 많은 정보를 접수할 수 있다.
온라인 회의가 일상이 된 화면 속에서는 이러한 정보들이 나타나지 않는다.
모두들 똑같은 화면 크기 안에서 제한된 모습만 보여줄 뿐이다.
또한 온라인 회의 참여 시 이름만 표시될 뿐 추가적인 정보는 알기 어렵다.
온라인 워크숍 혹은 토론, 강의 진행 시 활동 계획에 따라 참여자들에게 이름을 바꿔 달라고 할 수 있다. 부서명을 이름 옆에 적어달라고 한다거나, 혹은 지역명을 요청하여 이름에 함께 표시하도록 요청하기도 한다. 이럴 경우 소그룹 회의를 진행해야 한다면 소그룹 나누기가 용의 해지고 진행하는 입장에서도 쉽게 어느 그룹인지 알 수 있다.
하지만 비즈니스 회의를 진행하며 이름을 바꿔 달라고 요청하는 경우는 아직 한 번도 보지 못했다.
몇 년간 진행하고 있는 인도네시아 인프라 시설 투자 관련 온라인 회의가 열리면 5개의 업체가 참여한다.
부장급 이상의 직급이 참여하는 회의이고 고객과 공급업체와 투자자 등 많은 이해 관계자가 참여한다. 통역을 지원하는 나로서는 누가 누구이며 어느 업체 소속으로 발언하는지 파악하는데 많은 어려움이 있었다.
상대가 표시한 이름으로 그의 이름을 알 수 있는 정도이다. 하지만 직함이나 직급에 대한 어떠한 힌트도 가질 수 없는 온라인 회의에서 그럼 어떻게 빠르게 파악해야 하는가?
일단 많은 이해관계자가 참여하는 회의에서 화상 온라인 회의는 콘퍼런스 콜 보다는 훨씬 많은 정보를 가질 수 있다.
콘퍼런스 콜의 경우, 여러 참여자가 동시에 접속해 목소리만 나오는 경우 소속을 밝히고 말하지 않으면 누구의 의견인지 알 수 없다. 하지만 화상 회의는 적어도 누구의 발언인지 이름과 매칭 할 수 있고, 정확한 이름을 불러 줄 수 있다.
온라인 회의에서 가장 많은 참여자 정보를 가진 사람은 바로 회의 주관자나 회의 진행자이다.
그는 누가 누구인지 어디 소속인지, 참여하기로 한 사람이 모두 참여했는지 늦으면 언제쯤 참여할 예정인지 모두 파악하고 있다.
내가 회의를 주관하는 담당자라면 이런 정보를 모두 파악하고 있어야 한다는 의미 이기도 하다.
회의 진행자가 회의를 진행하며 의견과 발언을 요청할 때 관련 업체 명을 말한다.
그럼 어느 업체 소속의 담당자인지 알 수 있다. 그때 빠르게 정리해야 한다.
수직적인 문화의 경우 온라인 회의 또한 오프라인 회의와 유사하다.
직급 높은 사람이 참여하여 이런저런 수고한다는 이야기를 오프닝에 하고 나가기도 한다. 그럼 남은 담당자들이 회의를 시작한다.
온라인 회의에서 접수해야 할 중요 정보는 바로 참여자 리스트이다.
회의 진행 상황을 빠르게 이해하고, 누가 높은 사람인지 결정권자인지 알기 위해서는 회의 전 반드시 참여자 정보를 요청하는 것이 좋다.
한 번은 미국 제품의 한국 대리점에서 고객을 초청하여 제품 소개 세미나를 진행하였다.
세미나는 미국 제품 제작사가 직접 발표를 하였다. 발표에 대한 통역을 지원하고 질문과 답변(Q & A)을 받는 시간이 되었다. 고객사는 한국어로 질문을 하였고 통역을 지원하였다. 고객사 측에 근무하는 외국인이 있었는데 그 외국인은 바로 영어로 질문을 하기 시작했고 미국 제조사는 바로 영어로 답변을 하였다.
그러자 한국 대리점 측에서는 고객 앞에서 미국 제조사 담당자끼리 이야기를 나눈 것으로 착각하고, 미팅 시간이 얼마 남지 않았다고 알려주었다. 시간이 없으니 내부적인 이야기는 나중에 하고 고객의 질문을 더 받으라는 의미였다.
고객사 측에서 담당자가 접속하여 세미나에 참여할 것이라고는 알고 있었지만 정확하게 모든 참여자가 파악되지 않은 상태였다. 아주 무거운 프로그램 데모를 보여주어야 하다 보니 네트워크 상의 문제를 염려하여 화면을 끄고 진행하고 있었다. 나는 우리 측 제조사의 참여자가 누구인지 알고 있었고, 질문을 직접 던지는 사람이 고객사 측인지 우리 측 제조사 측인지 확인해야 했다.
화상 프로그램에 따라 이름이 모두 나오지 않는 프로그램도 있다. 즉 Jane Kim의 경우는 JK라고 이니셜만 나오는 프로그램이었다. 빠르게 하단의 참가자 버튼을 눌러 참가자 리스트 상에서 이름을 확인했다.
처음 보는 이름이었고, 고객사에서 참여한 게 분명했다. 바로 한국 대리점 측에 고객사 측의 발언이었다고 알려주었다.
이렇듯 참여자가 사전에 파악되지 않으면 온라인 상에서 누가 누구인지 제대로 파악되지 않아 고객에게 무례를 범할 수도 있다.
온라인 회의에서 접수해야 할 중요 정보는 바로 참여자 리스트 잊지 말자.
