B2B 기업고객의 구매조직

어떤 부서의 누구에게 연락해야 할까?

기업고객에게 제품이나 서비스를 판매하려면 고객사 후보들을 추려낸 후 우선순위를 정한 다음 타겟 고객사에서 그 업무를 담당하는 부서와 담당자부터 찾아내야 합니다. 남품하는 제품의 종류, 고객사의 규모에 따라 구매부서와 담당자는 달라질까요? 어떻게 생각하세요?

교육회사나 기업강사에게 교육을 의뢰하고 담당하는 부서의 경우, 고객사의 규모와 비즈니스 모델에 따라 담당부서와 담당자가 달라지는 경우가 있습니다. 규모가 큰 고객사의 경우는 '교육팀'이라 불리는 별도의 HRD (Human Resources Development : 인적자원개발) 부서가 신입사원 교육, 직급별 교육, 직무교육 및 필요에 따른 단발성 교육과 워크샵 프로그램을 개발해서 회사가 추구하는 목표에 부합하는 조직과 임직원들의 능력을 키우는 것을 전담합니다. 규모가 작은 회사는 '인사팀'이라 불리는 HRM (Human Resource Management : 인적자원관리) 부서에서 교육업무까지 담당하는 경우도 있고, 총무(總務)팀에서 인사와 교육까지 병행하는 경우도 있습니다. 교육팀의 대리가 담당자가 될수도 있고, 총무팀의 부장이 담당자가 될 수 있습니다. 중간에 교육기획사 (유통사)가 개입하면 그 회사의 규모와 비즈니스 모델에 따라 담당부서와 담당자가 달라지기도 합니다. 그에 따라 업무매너와 톤을 맞추는 것도 필수죠. 

다른 예를 들어볼까요? 기아자동차 광주공장에 생수를 납품하려면 어떻게 해야할까요? 상상력을 동원해서 프로세스를 만들어보겠습니다. 직접 공급하려면 기아자동차의 구매 담당자를 찾아야하겠죠? 서울 양재동 본사의 구매팀에서 담당자를 찾아야 할까요? 아니면 광주공장에서 담당부서를 찾아야할까요? 기아자동차가 아닌 조달대행 업체가 따로 존재할 수도 있습니다. 경우에 따라서는 시설관리를 전담으로 하는 기아자동차의 담당부서나 그 부서에서 대행을 맡기는 협력업체가 될 수도 있겠죠? 직접 전화를 하거나 메일을 보내거나 소개를 받는 다양한 방법을 활용해서 영업의 실제 타겟을 찾아야 합니다. 양재동 본사의 구매팀 담당자(추정되는)에게 끊임없이 메일만 보내는 것으로는 해결이 되지 않을 겁니다. 연락처를 확보했으면 전화해서 미팅약속을 잡아야겠죠? 기존에 납품받고 있는 생수의 품질과 가격,이슈에 대한 정보를 사전에 파악해서 납품할 제품의 종류와 용량, 납품가격, 배송주기, 결제조건, 타고객사 납품이력등이 포함된 사업 제안서를 준비해야 합니다. 첫만남에서 담당자가 할 질문(예: 공급가, 배송조건, 계약기간, 서비스 수준등)에 대한 적절한 답변도 준비해야 합니다. 동시에 어떤 프로세스가 진행되는 지도 알아야 입찰 혹은 테스트의 기회를 얻을 수 있겠죠? 일정 기간의 협상과 프로세스를 거쳐 계약을 마무리하고 배송을 시작하는 동시에 지속적인 관리업무를 진행하게 될 겁니다.

산업과 상황에 따라 다르지만 대형 제조업체는 납품받는 제품과 서비스에 따라 구매조직이 나눠져있을 수 있습니다. 이를 '구매조직 분권화 (Decetralization)'라고 하고 중소형 제조업체는 모든 제품과 서비스 구매업무를 하나의 구매조직이 전담할 수도 있습니다. 이를 '구매조직 집중화 (Centralization)'라고 합니다. 유통을 예로 들어보면 같은 브랜드로 운영하되 개별 점포가 발주,조달,포장등의 업무를 담당하는 느슨한 프랜차이즈가 '구매조직 분권화'이고 프랜차이즈 본부 중심의 체인 오퍼레인션 (Chain Operation)체계를 통해 일괄적으로 발주,조달,포장등의 업무를 진행하면 '구매조직 집중화'입니다. 

< 직접 그린 삽화 >

구매조직이 분권화 되어있을 때의 장점은 각 매장 주인이나 관리자가 해당시장의 특성과 고객 선호도에 따라 구매 결정을 할 수 있는 자율성입니다. 부산지역의 매장에서는 현지 수산물 유통업체와의 강력한 네트워크를 활용하여 신선한 해산물을 빠르게 조달할 수 있고, 고객의 반응이 좋으면 본부의 승인이 없이도 더 많은 제품을 주문하여 판매가 가능하다는 점입니다. 그러나 전략적이지 않은 분산된 매장별 구매는 대량구매의 효율성을 따라갈 수 없어 더 비싸게 구매할 수 밖에 없으며 본부차원에서의 비용관리, 고객 선호도 파악이 어렵고 타 매장의 우수한 사례를 공유하기도 힘든 점이 단점입니다. '구매조직 분권화 (Decetralization)'는 구매 의사결정에 높은 수준의 기술적인 고려가 필요하고, 생산 일정과 프로세스에 여러 부서들의 협의가 필요할 때, 언제 발생할지 추정하기 힘든 감작스러운 소량구매에 빠르게 대처하기 위한 로컬 서비스가 필요하고, 매장이나 각 공장, 부서별 사용자 및 고객맞춤 제품이 필수일때 주로 사용되며 공급업자 선택시 해당 구매 담당자의 임김과 영향력이 어마무시합니다.

 

구매조직이 집중화 되어있을 때의 장점은 프랜차이즈 본부에서 표준화된 구매 프로세스와 시스템을 구축하고 모든 구매요청, 공급사 관리 및 협상, 계약관리 활동이 중앙본부를 통해서 이루어져 과정이 간소하고, 모든 매장의 구매물량을 통합해서 규모의 경제를 이뤄 진행하기 때문에 유리한 조건에서 대량의 공급가 할인을 받을 수 있으며, 구매전문가 조직을 통해 효율적으로 비용과 리스크를 관리할 수 있다는 점입니다. 반면에 매장별 특수상황에 대처하는 유연성이 떨어지고, 긴급한 발주가 필요할때 빠르게 대처하는 능력이 떨어지며, 매장별 고객의 요구사항에 대한 이해도가 떨어질 수 있다는 점이 단점입니다. '구매조직 집중화 (Centralization)'는 표준화된 제품을 대량으로 사용하며, 높은 수준의 통합된 장기계약을 구매전문가 조직을 통해서 관리해야 할 필요가 있을 때, 안정적인 공급사를 확보해 가격협상시 유리한 고지를 점해야 할때, 민감한 정치 센스가 필요할때 주로 사용되며 이런 집중화된 구매조직을 공략하기 위해서는 높은 수준의 지식과 기술,경험을 보유한 전문 영업인력과 조직이 필수적입니다. 

To be continued