명절선물 준비하기

감사의 마음 전달할 때

이맘 때쯤 되면 구정선물 준비를 시작하죠.
이미 작년 말에 신년 연하장과 선물을 보낸 기업도 있겠지만,
우리나라의 설명절로 통하는 구정연휴 이전에 전달하기 위해서는 명절선물 발송 준비를 미리 해야겠죠.

저도 명절 선물 발송 준비를 시작하였는데요. 
매년 선물을 제작하여 발송하고 있어, 구매하여 발송하는 분들보다는 살짝 일찍 시작하는 편입니다.

설날과 추석, 1년에 2회 발송되는 선물이지만, 
감사의 마음을 전하는 것 이기에 더욱 중요하고 신경써야 하는 업무이기도 하죠.

명절 선물을 준비 순서를 함께 정리해 볼까요?

1. 선물 결정 & 감사 메시지 작성
매번 정해져 있는 업체를 통해 발송하여 선물이 같은 분들도 있지만, 그렇지 않은 경우라면 선물 선정도 사실 쉽지 않습니다.
선물을 결정할 때에는 받는 분들의 연령대와 성별도 고려해야 하고, 회사의 이미지를 함께 전달할 수 있는 의미가 담긴 선물이라면 더욱 좋겠죠. 감사메시지는 보통 비서들이 대필을 하거나 사내 담당 부서에서 작성을 하기도 하는데요. 
저는 개인적으로 작성 시, 회사의 뉴스를 포함하여 감사의 메시지를 작성하는 편입니다.
단, 김영란법에 의거 법령에 준수할 수 있는 금액과 품목, 대상을 꼭 고려해 보아야 합니다.

2. 발송리스트 업데이트 
발송리스트는 지난 명절에 발송 하였던 리스트를 초안으로 업데이트를 합니다. 반년간 추가해야 하는 분들이 계실 수도 있고, 삭제해야 하는 분들도 계시며, 직함/직책 변경, 회사명 변경, 주소 변경 등 지난 명절 발송 이후 변경된 내용들에 대해 체크하고 업데이트하여 완성합니다. 저는 개인적으로 비고란에 변경된 내역을 작성하여 참고하는 편이에요.

3. 발송 일정 계획
선물과 발송리스트를 통해 총 발송수량이 예상된다면 일정도 함께 고려해 봅니다. 보통 명절 1주전의 기간 동안 배송될 수 있도록 기간을 계획합니다. 만약 반송되거나 추가로 발송해야 하는 건수가 있다면 명절 연휴 기간에도 발송이 가능합니다. 

4. 발송 관련 업무 협조자와 커뮤니케이션
발송을 할 때 보통 1인이 모두 처리하지는 않겠죠?^^ 함께 업무를 하게 되는 업무 관계자, 협조자와 일정과 발송 프로세스에 대해 함께 커뮤니케이션 하여 조율을 합니다. 각 부서별, 담당자별 일정을 고려하여야 순조롭게 발송이 가능하겠죠.

5. 비용 확인 및 집행
회사에는 예산이라는게 존재하죠. 예산 내에서 집행할 수 있도록 선물 비용과 발송비, 반송비, 제작비 등 선물 발송에 집행되는 전체 비용과 여비비를 함께 고려하여 예산 계획을 세워봅니다. 예산을 초과하게 된다면 조율할 수 있는 비용을 찾아 조정하거나, 회사 담당자와 이야기 하여 예산을 조정해야겠죠. 집행을 할 때에는 업체에 송금되는 비용과 그 외 사용된 내역과 영수증을 꼼꼼하게 챙겨 회계 처리를 할 수 있도록 합니다.

6. 선물 발송
선물 발송 기간에 맞추어 발송을 하게 되면 운송장 번호가 부여되지요. 저는 운송장번호를 모두 취합하고, 수령자 중 사전에 연락을 해도 괜찮은 분들 께는 발송 예정임을 사전에 안내하여 잘 전달될 수 있도록 합니다. 선물 발송은 명절연휴가 끝난 이후에도 종종 추가로 발송되는 경우가 있으니, 이 때에는 발송리스트에 꼭 추가하여 업데이트 해야한다는 것 기억해 주세요!

7. 발송 후 수령여부 확인
운송장 번호를 취합하였다면, 이제 잘 전달되고 있는지 체크해 보아야 합니다. 우편번호와 도착 동네가 맞는지도 잘 체크해야해요. 간혹 같은 동이름이지만, 다른 구에 위치한 곳들도 있어서요. 최근 도로명 주소로 바뀌어서 더 혼돈이 오는 곳들이 있답니다. 배송현황 체크 중, 이상이 있는 것들은 바로 택배사로 연락하여 잘 전달될 수 있도록 조치를 취하는 것이 필요합니다.
모두에게 배송완료가 잘 되었다면 리스트를 최종본으로 다시 한번 정리하고, 혹시 반송되거나 수령자 자체적으로 수신을 거부한 경우 등이 있다면 비고란에 체크해 두고 다음 명절 때 참고하면 좋겠죠!

2월 구정 연휴는 15일부터 시작이라, 2월 초에는 배송이 되어야 할 것 같습니다.
잘 준비하셔서 감사의 마음을 잘 전달할 수 있기를 바랍니다.