이메일 수신 시 체크리스트

잘 받아야 잘 보낼 수 있다.

우리는 정보화 시대에 늘 인터넷과 함께 하며

인터넷을 활용하여 이메일, SNS, 채팅 프로그램을 통해 소통하고 있습니다.

업무를 하면서 가장 많이 활용하게 되는 툴 중 하나,

이메일

인터넷이 없던 시대에는 손편지로 그렇게 서신을 주고 받았었는데 말이죠.

이제는 앉아서 이메일을 보내고 답장을 기다리고 하면 업무가 진행됩니다.

이메일의 활용빈도는 기업별, 업종별, Position 별 다르지만,

업무에 활용하게 된다면 신경써서 해야하는 커뮤니케이션 툴 중 하나입니다.

효율적이고 신뢰감 있는 커뮤니케이션을 하기 위해

이메일 수신 시, 중요하게 보아야 할 것은 무엇일까요?

'띵동'

이메일 도착~

1. 발신자/제목/첨부파일 유무 확인

누가 무슨일로 보냈는지 먼저 확인 후,

긴급여부/현재 업무진행상황 연관성 여부 등을 파악해 봅니다.

추가로 전달되는 첨부파일은 있는지 여부도 함께 확인!

2. 회신은 되도록 읽은 즉시 하도록 한다.

카톡은 확인하면 '1'이 사라지죠? 하지만, 이메일은 어떤가요?

메일을 보낸 사람은 받은사람이 확인을 했을지 안했을지 궁금하겠죠?

당장은 원하는 답을 포함하지 못하더라도,

'확인했습니다. ~~(언제)까지 회신 드리도록 하겠습니다.'

'네, ~~(누구)와 확인 후 (언제)까지 회신 드리겠습니다.'

라고 회신에 대한 Deadline을 전달하면,

기다리는 입장에서도 업무일정에 참고할 수 있겠죠?

3. 내용은 무조건 정독!

바쁜 업무 중에 메일을 보다보면,

예상되는 내용의 메일을 읽게 되면,

간혹 대'충' 읽는 분들이 있습니다.

끝까지 읽지 않고 급한 마음에 '회신'을 바로 눌러 버리는 경우도 있고요.

하지만, 모든 메일은 처음부터 끝까지" 정확히! 모든 내용을 읽어 줄 수 있도록 해주세요-

메일 끝에 어떤 내용이 포함되어 있을지 몰라요~

첨부파일 참고해 달라고 하지만, 첨부가 없는 경우도 있구요!

4. 회신을 위해 필요한 정보/참조자 확인

받은 메일에서 관련된 참조자는 누구인지, 어떤 사람들에게 회신을 언제까지 해 주어야 하는지,

회신에 포함되어야 하는 내용은 무엇이 있는지 확인하여 정확한 내용을 전달할 수 있도록 준비합니다!

5. 메일 수신함 폴더별 구분!

받은 메일들을 모두 한 곳에 보관하는 것보다는 큰 기준을 정하여 폴더별로 관리해 줍니다.

관련 폴더에서 내용을 빠르게 찾을 수 있도록 하고! 업무의 속도도 UP!!!

메일이 도착해서 확인까지는 딱~ 여기까지!!!

함께 읽어 보니 쉽습니다.

모든게 그런 것 같습니다.

말로 하고, 글로 보면 참 쉬운 일

하지만 그것이 몸에 베일 때까지 행동이 습관화 되는 것은 시간이 걸리죠.

하지만, 기본적인 것부터 잘 다져져 있어야

전문가로의 성장도 가능하기에~!

우리 모두 하나씩 차근차근 DO IT!

RIGHT NOW~!