이메일 발신 시 체크리스트
문서는 또 다른 나의 얼굴
업무를 하며서 이메일 발신을 하는 경우는 보통 두 가지가 있죠!
'내가 할 이야기가 있을 때'
'수신한 메일에 대한 답변을 주어야 할 때'
공통점은?
'내가 해야 할 이야기를 전달하자!'
어떻게?
'자신이 전하고자 하는 메시지를 최대한 상대도 이해할 수 있도록!'
이메일을 작성할 때에 사용하게 되는 화법, 문체, 구성 등은 온라인상으로 이메일을 보낸 사람(작성자)의 이미지를 만들게 됩니다. 물론, 읽는 사람(수신자)의 기분과 상황에 따라 의미 전달이 달라지는 경우도 있긴 합니다.
그래서 우리는 어떠한 경우에도 전하고자 하는 메시지를 명확하게 전달할 수 있도록 메일을 작성하는 것이 중요합니다!
효과적으로 메시지를 잘 전달하기 위해 유념해야 하는 사항은 무엇일까요?
1. 제목 간단명료하게!
- 제목만 보아도 메일의 내용이 파악될 수 있도록 작성합니다
- 메일의 목적이 분류가 되는 경우 대괄호 또는 특정형식에 맞도록 작성!
예. [긴급][협조요청][Urgent] 등
- 회신의 경우, 받았던 메일의 제목을 그대로 활용하되 앞에 답장 표시가 될 수 있도록 작성!
예. Re/회신 등
2. 받는사람 호명/인사로 시작~!
- 특히 수신인이 여러명 또는 참조인이 있는 경우, 꼭 받아야 하는 사람의 성명과 함께 이메일 시작!
- 감사 인사 또는 시기에 맞는 인사말과 시작하면 부드러운 매너가 있는 이메일이 되겠죠~?
- 보스를 대신하여 보내는 경우, 더욱 정중하게 작성할 수 있도록 한다!
3. 내용은 '서론/본론/결론'의 구성으로 작성하되, 간단한 결론은 서두에 배치!
- 결론을 보고 또는 회신하는 메일의 경우, 해당 내용을 서두에서 전달합니다.
- 서론에서는 이메일의 작성 사유에 대한 간략한 소개가 필요합니다.
- 내용에 사내에서만 통용되는 약어, 인터넷 용어 등은 사용하지 않도록 하며 표준어로 작성!
- 회의 일정, 행사 안내에 대한 메일의 경우, Agenda까지 포함하여 제공될 수 있도록~!
- 이후, 개요, 자료 등으로 구성! 이때 도표/표/도형 등을 활용하면 더 깔끔하게 전달됩니다.
주저리주저리 길게만 작성된 메일은 읽기 싫어요~~
4. 메일 작성 마무리는 인사말과 함께 센스있는 수신확인 메시지!
- 마지막엔 인사말 이전에! 수신확인에 대한 또는 회신요청에 대한 메시지와 기한을 전달하도록 한다.
물론, 궁금한 사항에 대해서는 언제나 질문할 수 있도록 open되어 있는 메시지를 전달!
- 첨부파일이 있는 경우, 업로드가 정상적으로 될 때까지 '보내기' 버튼은 잠시 기다려 주세요~
(자칫, 급하게 보내느라 업로드 이전에 발송이 되어, 받는 사람이 파일을 열지 못하는 경우가 발생할 수 있음! )
- 서명은 반드시 첨부할 수 있도록 하며, 회신하는 경우 생략해도 좋다.
다만, 다른 사람에게서 전달 받아서 나의 정보가 없는 사람에게 회신하는 경우에는 서명 넣기~!
- 감사인사 & 보내는 사람의 이름은 필수 작성!!
보내기 전 마지막 Check!
- 수신자, 참조자가 적절하게 배치되어 작성되어 있는가?
(간혹, 발신자"를 변경해서 보내야 하는 경우도 있으니, 이 부분도 함께 체크~!)
- 이메일 제목은 내용을 파악 할 수 있도록 정리되어 있는가?
- 첨부파일이 정상적으로 업로드 되었는가?
- 오타는 없는가?
이것 역시 쉬워 보입니다.
쉽지만 습관화 되지 않으면 은근~히 어려운 이메일 작성법!
아직도 회신이 잘 오지 않는 분들
메일을 써도 사람들이 이해를 잘 하지 못하는 분들
보낸 메일에 장난스런 답장만 오는 분들
다시 한번 작성된 이메일 검토해 보시기 바랍니다~!
이메일 한통! 이메일 제목부터 여러분들의 얼굴을 대신합니다.
작성법 하나로도 문서스킬부터 회사, 보스, 비서, 작성자의 이미지를 알 수 있습니다.
자 그럼 이제 전문가로 거듭나는 이메일 작성~!
잘 할 수 있겠죠~?!
화이팅!!!
