Soft감성과 냉철함의 조화
전문비서 마인드 따라잡기
기본 VS융통성
기본에 충실해야 하는비서이기 때문에 일을 할 때에도 사내 규정이나 프로세스를 엄격하게 준수하면서 일을 해야 한다. 한 기업에서문제가 발생하였을 때 특히나 임원진에게 이슈가 있을 때 임원진 외에 가장 먼저 참고인으로 조사될 수 있는 대상이 비서(실)이기에 더욱 민감한 공간이기도 하다. 다양한 업종에서 비서직을 수행하면서 많은 사람들을 만나기도 했고, 어느기업은 임직원들과의 교류가 힘든 곳도 있었다. 임직원들과 교류가 힘들다면 그만큼 접점이 없기 때문에이슈화 될 것이 많이 없겠지만, 접점이 많이 있는 경우 친분을 기반으로 사내 이슈 사항에 대해 궁금해하는 사람들도 많이 있었다. 이때 비서에게 가장 중요한 보안을 잘 지켜야 한다는 명분과 비서라는 사명감으로이야기 하지 않았다가 서운해 하는 사람들도 보았고, 이해해 주는 사람들도 볼 수 있었다. 이는 초보비서들이 난감해 하는 부분 중에 하나이기도 하다.
민감한 사안이 발생하였을때 가장 표적이 되는 비서실이니만큼, 철통보안과 사내 규정을 엄수해야 한다. 하지만, 비서에게 다가오는 상황들은 규정 때문에 협조해 주기 어려운사항들이 있다. 거절하는 것도 매번 어렵고 어떻게 말해야 상대의 기분을 상하지 않게 할지도 고민이기도하다. 더 난감한 상황은 임직원이 아닌, 보스가 요청할 때이다. 프로세스는 준수하면서 평화롭게 일을 마무리 하기 위한 방법은 무엇이 있을까?
어느 날, 사내 친한 동료가 문의를 한다. “OO부서에 **포지션에 입사하시는 분이 L사 출신이라고 하는데 맞아? 언제 입사예정이야?” 이런 질문을 들었을 때 차라리 금시초문이라면마음이라도 편하겠다. 정말 모르기 때문에 답을 해줄 수 없기 때문이다.하지만 모든 주요 임원진에 대한 인사권한은 대표이사의 승인도 필요로 하기 때문에 모른다고 잘라내기에는 속이 보이는 술수이다. 그래서 선택한 방법이 되묻기 이다. “아, 정말?””어디서 들었어?””누가그래?””난 아직 못 들었는데?””나보다 정보통이네”라고 답하는 것이다. 실로 모르는 경우도 있었지만, 비서의 입장을 이해해 주는 동료라면 충분히 이 다음은 더 이상 묻지 않는다.비서의 입장을 이해하지 못하더라도 알면서도 모른 척 하는 것 같기에 묻지 않는다.
부드러운 프레임 속의 냉철함
비서일을 하면서 많이듣는 질문 중 하나이기도 하면서 나도 의아하게 생각하는 것이 ‘너는 다른 비서들과 달라’이다. 처음에는 무슨 의미일까 생각했지만, 곧 알게 되었다. 비서들이 상사와 일을 하면서 많이 하게 되는 실수중 하나가 ‘제2의 상사’가되는 것이다. 사장님을 보좌하면 자신이 사장님이 되었다 생각하거나, 보좌하는상사의 직책이 자신의 직책이라는 혼돈이 오는 것이다. 이러한 상황은 비서는 잘 몰라도 주변인들은 단번에알고 불편하게 되는 상황을 불러일으키게 된다. 그리고 많이 듣게 되는 말이.
‘OO비서는 자기가 사장인지 알아’
참으로 안타까운 일이아닐 수 없다. 보좌하면서 자연스럽게 보스의 성향을 닮고 맞춰지는 것은 좋은 현상이지만, 비서도 회사 구성원의 일원이기 때문에 보스뿐만 아니라 다른 구성원들과의 조화에도 신경을 써야 한다. 냉철하게 프로세스에 맞추어 일을 하는 것은 카리스마 있어 보이고, 상사처럼이야기 하는 모습이 좋게 보이기도 하지만, 오해를 불러올 수 있기 때문에 업무를 하는 데에 있어서는정확하게 하되 커뮤니케이션이나 구성원들과의 생활에 있어서는 부드러운 표현력이 요구된다.
구성원의 입장에서도 생각하고이야기 해보고, 프로세스를 준수해야 하기 때문에 어려운 상황이라면 다른 방법으로라도 도움을 줄 수 있는것은 없는지 찾아보는 노력을 해야 한다.
어떤 요청을 받았을 때, 안 된다고 단번에 답하는 것이 다음의 상황을 더 불러오지 않아 깔끔해 보일지 모르겠지만, 자칫 다가오기 힘든, 어려운 존재라고 여겨질 수 있다. 모든 상황은 언제 어떻게 자신에게 돌아올지 모르기 때문에서라도 늘 대인관계를 부드럽게 유지할 수 있도록 노력하는것이 필요하다.
이를 소프트 감성이라고 한다. 업무는 잘 진행될 수 있도록 하되, 상대의 감성을 움직여 상황을 해결하는 것이다.
자신의 업무에서 기본을 준수하되 부드럽게 대인관계를 이끌어 가기 위해 융통성을 찾아보고 발휘할 수 있는 방법을 찾아보기 바란다.
