Todo or Not Todo
출근 하자마자 일어나는 일
매일 아침 일어나 출근을 하면서 자신의 하루, 컨디션을 결정할 수 있는 일을 하라고 이야기 한 바 있다.
자, 그럼 최상의 컨디션을 만들기 위해 노력을 해서 사무실에 도착했을 때 무엇부터 해야할까?
회사생활을 하면서 보았던 많은 사람들의 출근 후 모습은 이렇다.
출근하자마자, 책상 밑이나 위에 가방을 놓으면서 컴퓨터를 켜고 간혹 스트레칭을 하는 사람들이 있다. 컴퓨터가 켜지는 동안 사내에 있는 캔틴(탕비실)이나, 카페에 가서 커피 한잔의 여유를 즐기기도 한다. 같은 시간에 출근한 동료가 있다면 함께 하는 것도 자연스럽다. 회사의 규정되어 있는 근무시간(working hour)이 시작되면, 각자의 자리에 와서 앉는다.
그리고는 PC의 화면을 보며 일을 시작한다. 가끔 포털사이트를 통해 뉴스를 보는 이들도 있다.
여기까지는 일반적이고 자연스러운 회사원들의 아침모습이라고 할 수 있다.
자, 그럼 전문 비서의 출근 후 시작은 어떨까?
출근하자마자 해야할 일이 뭐죠?
자신의 자리에 개인짐을 놓고, 컴퓨터를 켠다. 우선, 보스의 집무실로 가서 업무 환경을 정비한다. 쉽게 말해 청소를 한다. 모든 건물에서는 미화서비스를 해 주시는 분들이 계시지만, 보스의 집무실의 경우 보안이슈가 있기 때문에 가급적 비서가 정리하는 것이 안전하다고 볼 수 있다.
집무실 정리후에는 캔틴(탕비실)이 갖추어진 비서실이라면 해당 공간도 늘 청결함을 유지할 수 있도록 청소하도록 한다. 보통 정수기 근처에 쓰레기통을 두는 곳이 많은데, 이는 오물의 세균이 정수기로 올라올 수 있기 때문에 가급적 거리를 두거나 분리된 공간에 두는 것을 권하고 싶다.
비서의 책상이 위치된 공간을 제외한 환경을 먼저 정비한 후, 착석하여 자신의 자리를 정리하기 시작한다.
책상에 앉아 컴퓨터를 켜면 바로 업무를 해야한다는 생각에 사로잡히곤 한다.
여기까지는 일반적으로 비슷한 상황이다. 하지만, 조금 다른 전문비서의 하루 시작은 어떨까?
일보다 중요한 것은 하루의 일과 Review!
보통 컴퓨터가 켜지고, 이메일을 확인하며 회신하고 정리하며 일을 시작하는데, 이보다 먼저 해야할 것이 있다. 그것은 바로 "할일 정리( todo list)"이다.
이메일은 출근 시간을 통해 가급적 미리 검토해 보는 것이 좋다. 오늘의 일과 중 혹은 간밤에 급하게 보아야 하는 이슈가 있었는지를 체크하기 위해서이다. 그렇다면 할일을 정리할 때 그것에 맞추어 우선순위를 정할 수 있다. 이미 어제까지 진행되고 있던 일들. 그리고 오늘해야 하는 일들이 정해져 있었겠지만, 간밤에 발생한 일을 통해 그것은 다시 정리되어야 할 필요가 있다. 우선순위에 맞추어 각각의 데드라인(Deadline)로 변경되기 때문에 전체적인 업무의 흐름을 파악할 수 있어야 한다. 이때, 오늘 하루만의 일정을 보는 것도 중요하지만, 가급적 최소2주후의 주간일정도 고려하도록 하자. 개인의 일정 외에도 팀원들 관련된 이슈, 예를 들어 생일자가 있는지, 진급 대상인 사람이 있는지, 신규 입사자가 있는지 등을 체크하여 팀웍을 향상시킬 수 있는 방법을 생각하는 것도 좋다.
하루의 일과를 정리하면서 팀원들을 보고 그들의 컨디션도 체크하면서 개인적으로는 도움을 필요로 하는 사람이 있는지 업무적으로는 함께 하는 팀원의 컨디션에 따라 나의 일의 진행상황도 조절해야 하는 것은 아닌지 파악하는 것도 중요하다.
Not todo! Email check,출근하자마자
출근하자마자 이메일을 체크하면 일을 시작하는 것인데 왜 하지말라는 것이지?라며 의아해 하는 사람들도 있을 것이다. 맞는 말이다. 이메일 확인은 일을 시작하는 것이기 때문에 문제가 되지 않는다. 다만, 일의 흐름, 전체적인 자신의 일과 등을 점검하기 이전에 수신된 이메일만을 먼저 확인하게 되는 경우 그 메일에 회신을 하는 데에만 시간을 먼저 할애하게 되어, 오전시간을 다 날려버리게 되는 가능성이 있다. 더군다나 우리의 일들이 늘 정해져있는 일들만 하기 보다는 갑작스럽게 들어오는 일들도 비일비재하다. 이메일을 확인하고 회신을 하다가 긴급하게 들어오는 일이 생겨 그것을 또 하다보면 정작 중요했던 일을 놓치는 경우도 있을 수 있다.
하루의 시작을 이끄는 리더로 시작하라.
환경정비를 통해 업무 환경을 집중도 있게 만들고, 자신의 하루 일과를 정리하여 시간관리를 하게 되는 것은 자신에게 주어진 시간을 잘 배분하여 활용할 수 있게 하지만, 출근하자마자 이메일 확인 혹은 동료들과 이야기를 하다가 자리에 앉아서 바로 업무를 시작하는 것은 그 업무들에 자신이 이끌려 가며 하루를 보내게 되는 경우들이 종종잇다.
출근하자마자, 나 자신의 하루를 정리하기 위해 환경 정비 이후에는 잠깐이라도 오늘 해야하는 일을 리마인드 하면서 정리하고, 이메일을 체크하며 재정비 후 업무를 본격적으로 시작하기를 권하고 싶다.
