메일의 CC는 또 다른 수신인

이메일의 수신 범위

이메일의 참조자는 또 다른 수신자

서신을 위주로 업무하던 시대에서 IT산업이 발달하면서 자연스럽게 전자기기를 통해 업무를 하는 시간이 많아졌다. 그 중 하나가 이메일 업무!

외국은 전화나 FAX보다는, 모바일 메신저 프로그램이나 앱(app)보다는 이미 이메일로 커뮤니케이션 하는 것이 보편화 되어 있다. 노트필기보다도 매번 미팅 시마다 노트북을 들고 이동하는 모습도 종종 볼 수 있다.

비서에게는 중요한 역량 중 하나가 커뮤니케이션이니 만큼 다양한 커뮤니케이션 수단 중 하나인 이메일작성에도 중요한 포인트를 기억하고 있어야한다.

이메일로 커뮤니케이션 할 때 가장 많이 볼 수 있는 사례가 참조자의 실수이다. 보통 이메일은 수신, 발신만 확인 하고 자신이 수신인에 없을 경우 이메일을 대략적으로 보거나 확인하지 않는 경우들이 종종 있다. 물론 이들의 이야기는 이렇다.

‘이메일이 많아서 놓쳤습니다.’

‘아~ 저는 해당사항이 없는지 알았어요~’

일단 이메일이 자신의 수신함에 들어왔다면 어떻게든 연관되어 있고, 확인해야 하는, 공유되어야 하는 범위 내에 있는 사람이라는 생각을 가지고 확인하는 것이 중요하다. 참조인으로 되어 있으나, 내용에 대해 아는 바가 없을 때 혹은 자신이 어떠한 action을 해야하는지 모르겠다면 주변에 혹은 메일 발송자에게 문의하도록 하자. 왜 자신이 포함되어 있는지, 어떠한 내용을 Follow up하면 되는지 확실하게 인지하는 것이 중요하다.

참조 외에도 숨은참조로 하여 수신하는 경우도 있다. 이 때에는 자신에게 비밀스럽게 발송된 이메일이니 만큼 보안에 각별히 신경쓰고 커뮤니케이션 시에도 주의하여야 한다. 실제 수신인을 배려하여 숨은참조로 입력하였을 수 있기 때문에 내용도 잘 파악할 수 있도록 해야한다.

매일 많은 양의 이메일이 와서 업무량이 많더라도 수신함의 이메일을 꼼꼼히 볼 수 있도록 하고, 우선순위를 구분할 수 있게 된다면 업무의 효율성 뿐만 아니라 커뮤니케이션 역량도 인정받을 수 있다.

빠른 수신, 빠른 회신, 빠른 업무처리!

이 세박자를 고루 갖춘 커뮤니케이터가 되자