전문비서의 Basic 3steps!
전문비서 마인드
Q. 하시는 일이 뭐에요?
A. 비서입니다.
Q. 비서가 갖추어야 할 역량은 무엇일까요?
Q. 왜 비서가 되셨어요?
비서일을 하면서 위와 같은 질문은 매년 듣고 있다고 해도 과언이 아니고, 최근비서관련학과가 있는 학교에서는 현직 비서 인터뷰를 과제로 내주고 있어, 인터뷰에 응할 때마다 계속 듣고있는 질문이다. 처음 인터뷰를 진행할 때에는 나름의 개인적으로 마인드를 다잡을 수 있고 하고 있는 일에다시 생각해 볼 수 있었으나, 매년 같은 과제를 내고 대상자가 중복되더라도 과제를 제출하게 된다는 점에있어서는 과연 어떠한 장점이 있을까 생각이 되는 것도 사실이다.
전문비서 마인드Set up
비서처럼 일한다는 것. 전문비서의 마인드를 갖는다는 것은 무엇일까? 대부분의 사회생활이그렇지만, 비서는 특히나 사람 사이에서의 일이 많고 그 안에서 다양한 상황을 현명하고 지혜롭게 대처해야하는 것도 맞다.
비서에게 기본적으로 필요한자세는 무엇일까요?
일만 잘하면 되지 왜? 굳이? 기본적인 것을??
그렇다. 일 잘하는 비서라는 소리 들으면 된다. 좋다. 전문적인 일도 많이 하고, 상사와 함께 커리어우먼답게 업무 처리를잘 진행하면 된다. 하지만, 그 분들의 학창시절 혹은 신입시절, 처음 사회에 나왔을 때를 살펴보면 공통점을 발견할 수 있다.
그것은 바로
기본에 충실한 것
Basic 3steps! - 태도, 자세, 사고방식
앉고, 서고, 걷고 이런 자세도 중요하겠지만무엇보다 기본적으로 갖추고 있어야 하는 내면의 바른 자세, 다시 말해 사고방식이 중요하다. 사고방식과 함께 표현될 수 있는 태도는 시각적으로 보여주는 태도 보다는 정신적인 태도를 말한다. 내면에서 나오는 에너지를 잘 관리해야 외면으로 보여지는 것들도 자연스럽게 표현되고 만들어지게 된다.
건물도 지하부터 차곡차곡기본부터 다져나가야 튼튼한 건물로 우뚝 솟게 되듯이, 사람도 아주 사소한 기본적인 것부터 다듬고 쌓아가야제대로 된 사람이 되듯이, 그러한 사람 중 하나인 비서도 본인이 해야 하는 일들의 기본적인 것부터 잘수행해야 비로소 전문비서가 될 수 있다.
주어지는 업무가 전화만받는다. 손님에게 차만 응대한다고 하였을 때,
'나도 문서작업 잘하는데 왜 전화만 받으래?'
'내가 여기 손님 차 타러 취직했나?'
라고 생각하고 있다면미안하지만, 비서로서의 자질을 갖추기에는 아직 부족함이 있거나 더 냉정하게는 비서라는 직업에 대해 다시생각해보고 진로의 방향을 바꿔보기를 권하고 싶다. 이는 비서 뿐만 아니라 일반 직장인의 경우라도 어떠한일에 대해 불평만 늘어놓게 된다면 결국 그것은 자신의 마인드나 정신건강에 좋지 않은 영향만 전달되기 때문에 좋은 현상은 아니라고 본다.
우리가 하게 되는 일들이사소해 보일 수 있고 하찮은 일처럼 보일 수 있지만, 그 업무를 통해 본인을 제외한 다른 이들은 이렇게생각할 수 있다.
“OO기업에 문의할게 있어서 전화했더니 너무 친절해~ 그 회사는 교육이 잘 되어 있나봐~”
“**사장실에 전화했더니 굉장히 친절하게 안내해 주더라~”
“@@기업에 미팅 갔었는데, 같은 차인데 맛이 남달랐어! 기분이 좋아져서 미팅도 잘 된 것 같아.”
“더워서 목이 마르던 찰나에, 시원한 차 한잔으로 피로도 풀리더라구!”
한편, 비서들 중에서는 다음과 같이 생각하며 업무에 임하는 사람들이 많이 있다.
내 전화 목소리 듣고 컴플레인도 못하게 친절하게 받아야지!
내 전화응대로 우리 회사가 기억에 남을 수도 있으니 성의껏 받아야지!
내가 아는 사람이 불현듯 전화해서 만날 수도 있잖아?
오! 나 커피 만드는 거 배웠으니 한번해 드려볼까?
이 차 한잔으로 저 분 기분이 좀 나아졌으면 좋겠다.
상사가 당신에게 복사만시키고 있나? 그래서 더워 죽겠다는 생각만 가득한가?
당신이 그렇게 생각하는동안 누군가는
'어! 이 서류 내가 봐도 되나? 아~ 이런 내용이 요즘 논의되고 있구나!'
'이 부분에 대해 나도 공부를 좀 해놔야겠다'
'이 서류는 양면 복사하면 더 보기 좋겠다'
라고 생각하는 비서 또는동료(후배)가 있다.
실제로 어떤 책에서 대기업에서인턴/수습기간이 끝나고 남아있고 승진을 잘하는 사람들의 공통된 특징이라고 소개도 되었다. 말이 '아' 다르고 '어' 다르듯이 자신의 주어진 상황,업무를 어떻게 바라보느냐에 따라서도 비서 스스로가 하찮은 일을 하는 사람인지 보스를 회사를 더 돋보이게 하는 중요한 사람인지가 좌우된다.
한 분야의 전문가가 되고싶다면, 인정받고 싶다면, 지금 아무리 3년, 5년차가 지난 경력자라고 할지라도(사실 그렇다면 더더욱) 기본적인 것부터 잘 해야 한다. 그리고 그것을 "잘" 해야 한다.
물론, 처음부터 잘 할 수는 없다. 하지만 그것은 또 누구나 그렇다는 사실을기억하기 바란다. 처음부터 너무 많은 것을 다 잘하고 싶다고 한다면,그것은 그저 욕심일 뿐이다.
실수도 좋은 경험으로얻고 가만히 주어지는 일만 하기 보다는 내가 할 일이 없는지 먼저 찾아보고 내가 해야 하는 일에 대해 이게 '왜' 필요한지에 대해 고민하면서 하다 보면 자연스럽게 기초부터 다져지는 멋진 당신이 되고 있을 것이다..
우리가 지금 겪고 있는그 모든 일들, 상황들 중 쓸모 없는 것은 정말 먼지 한 톨만큼도 없다! 이건 무조건 장담할 수 있다. 쉬워 보일수록 어쩌면 가장 어려운것일 수 있다.
경력이 쌓여갈수록 초심을잃은 것은 아닌지 살펴봐야 하고, 그렇게 기본적인 마인드, 자세를다잡아가야 한다.
자, 그럼 이제부터 지금 당신의 마음속에 자리잡고 있는 것들 중 (솔직히) 귀찮아 하고 있는 것들을 꺼내보자. 그것이 지금 사소해 보여도 어쩌면가장 먼저 잘"해야 하는 중요한 것일 수 있다.
열린 마음과 긍정적인사고방식으로 기본부터 다져야 한다는 생각으로 시작해보자. 지금 당신이 경력자라면 지금껏 쌓아온 경험들이있기 때문에 어려울 수 있지만, 지금부터라도 기본에 초점을 두고 마음가짐을 다잡는다면 배의 성장을 기대할수 있게 된다.
