OKR을 달성하기 위한 최소한의 회의는?
반드시 성과를 내야하는 스타트업에서 효율적인 회의를 하는 방법
최근 OKR 달성율이 저조해지면서 조바심에 많은 회의를 주재했다. 이 OKR이 우리에게 적절한 지표인지 고민했고, 한편 그럼에도 불구하고 OKR을 달성하기 위한 아이디에이션도 진행했다. 더 나은 방법을 찾고 라포를 쌓기 위해 기나긴 회고의 시간도 가졌다. 그 결과값으로만 보자면,
부정적인 측면
OKR 달성에 도움을 거의 주지 못했다.
외부에서 유입된 실행안이 OKR 달성에 도움을 주었다.
과도한 회의로 인해 효율적으로 시간을 쓰지 못했다.
라포 형성은 되었지만, 깊어진 라포로 인해 지나치게 많은 고민을 서로 주고 받은 것이 피로감을 주었나 우려가 되기도 했다.
긍정적인 측면
한편에서, 이러한 방황과 고민들을 통해 우리의 KR이 적절한가?에 대한 공감대를 얻을 수 있었다.
그래서 6월을 앞두고 "이번달에는 회의를 줄여보자."라는 아젠다를 제시했지만, 사실 절대적인 회의의 양을 줄인다는 것은 답이 아니다. 회의의 양이 많았던게 문제가 아니라, 회의를 효율적으로 하지 못한게 문제이기 때문이다.
그렇다면 다시 본질로 돌아가보자. 본질은 목적에서 기인한다.
우리는 회의를 왜 하는가?
돌이켜보면 결국 비즈니스의 임팩트를 내기 위해 했다. 2분기의 임팩트를 Objective로, 이를 측정할 수 있는 지표를 Key Result로 잡았다. 다만 이 임팩트를 만드는 레시피를 모르기 때문에 칼도 바꿔보고 도마도 갈아본 것이다. 그러나 칼과 도마가 셰프의 도구는 될 수 있어도 고객들에게 감동을 주는 비기(祕器)가 될 수는 없다. 정리하자면,
OKR을 달성하기 위한 도구가 아니라 비기(祕器)를 찾는 회의가 되어야 한다.
그리고 그 회의의 횟수와 시간은 가능한 최소값이어야 한다.
단, 다시 한번 언급하자면 비기(祕器)를 찾는다는 전제하에 최소한의 회의를 해야 한다.
그렇다면 OKR을 달성하기 위한 최소한의(효율적인) 회의는 과연 어느 정도여야 적절할까?
전 퍼블리 그로스 해커 김민우님은 비효과적인 회의 패턴 5가지를 소개한다.
1. 준비 없이 아이디에이션 하자고 모이는 회의
- '아이디어를 내보자'는 내용만 사전에 고지한다.
- 별 준비 없이 팀원들이 회의에 들어간다.
- 영양가 없는 아이디어들이 오고가고, 보태지고, 실행으로 옮겨지는 아이디어는 없다.
2. 곁가지 얘기로 빠져드는 회의
- A라는 안건에 대해 논의하기로 모인 자리에서 갑자기 B라는 안건이 나온다.
- A는 잊혀지고, B에 대한 아이디어를 막 던지는 시간이 된다.
- A,B 모두 제대로 된 결론을 내리지 못하고 흐지부지 회의가 끝난다.
3. 1인이 방송 분량을 독점하는 회의
- 주최자의 브리핑으로 회의를 시작하고, 얼마나 많은 일을 했는지 드러내는 데 시간을 할애한다.
- 자신이 했던 내용에 대해 프리젠테이션을 하는 셈이 된다.
4. 후속 조치 계획 없이 끝나는 회의
- 여러 가지 제안이 나오지만, 후속 조치 없이 회의를 마친다. (우선순위, 담당자, 모니터링 방법)
- 권고도, 지시도 아닌 애매한 말을 주고 받으며 회의가 끝난다.
- 누구도 공언한적이 없으니 아무것도 진행되지 않은 채 1~2주가 끝난다. (저번에 얘기했는데 이거 왜 진행이 안되고 있죠?)
5. 책임지고 의사결정 하는 사람이 없는 회의
- 누구도 한 가지를 택함으로서 다른 것들을 포기하는 용단을 내리지 못한다.
- 좀 더 논의해 보자. 라고 아무 결정을 못 내리고 회의가 끝난다.
- 더 나쁜 경우에는 각자 다른 생각을 하면서 회의가 끝난다.
- 누군가는 "아직 결정이 내려지지 않았다"고 생각하고, 누군가는 "누군가 결정해서 실행하기로 했다"라고 생각한다.
- 다시 의논하겠거니, 누군가 결정해주겠거니 생각하고 아무것도 하지 않는다.
스스로 5월 회의를 회고해보자면,
[회의 유형 구분]
월초 혹은 주초에 위클리 sync로 정한 회의는 Official
상황에 따라 Lean하게 제안하거나 식사를 할 때 한 회의는 Casual로 가정했을 때,
Casual한 회의시간이 더 많았다.
추가로, KR 달성을 몰라서 한 액션일수록 Casual한 형태가 많았다.
[회의별 비효과 정도를 점수화]
이에 따라 비효과적인 회의 패턴 1~5번에 대한 점수를 1-3점으로 매겨보았다.
1점일 수록 효과적이고, 3점일 수록 비효과적이라고 간주하고
카테고리별로 평균 점수를 계산해보았을 때,
Casual한 회의가 Official 한 회의 대비 전반적으로 효과적이지 않다.
더불어, KR 기여도와 회의시간은 비례하지 않으며
KR 기여도가 낮을 수록 비효과적인 패턴을 보였다.
[이유는 무엇일까?]
1. Casual한 회의일수록
- KR 달성방법을 몰라서 주최한 회의인 경우가 많았고
- 그러다 보니 준비 없이 '아이디에이션'을 목적으로 하였으며
- 아이디에이션 과정에서 곁가지 얘기로 빠져든 경우가 많았으며
- Official한 액션에 대한 압박감이 없기에, 후속 조치 계획 없이 끝나는 경우도 많았다.
2. KR 기여도가 가장 높았던 회의의 점수가 가장 효과적이었던 이유는
- 회의의 목적이 명확했고
: KR 달성을 위해 이런 액션을 시도해보자
: 언제까지, 무엇을, 누가, 어떻게 하자.
- 그로 인한 액션 아이템도 명확했고, 이후 바로 실행했기 때문이다.
- 고객에게 영향을 주는 비기(祕器)임을 알 수 있었던 건, 빠른 실행을 통해 얻었다. (결과론적이긴 하지만...)
- 탑다운을 통한 아이템으로(조언 아이템), Pressure도 존재하긴 했다.
3. 단, OKR 체크인을 위한 (KR이 적절한가?) 회의는
- 다른 Casual한 회의 대비 3번 (1인이 방송 분량을 독점하는 회의) 점수가 낮았는데,
- 정말 적절한가? 에 대한 토론이 있었고 (*리스크 테이킹 : 잘 이해가 되지 않는 것에 대한 질문, 반대하는 의견 내기)
- 그 결과를 통해 현재 KR의 적절성에 대해 의문을 제기하고, 이를 다시 되짚는 계기가 되었다.
[6월에 효과적인 회의를 하기 위해서는...]
1. 우리가 하려는 액션이 KR에 얼마나 기여하는지, KR 기여도 점수를 자체적으로 매겨보자.
KR 달성 방법을 몰라서 하는 회의인지,
KR 달성을 하기 위한 회의인지 구분할 수 있다.
: 그 기여도에 따라 매주 회의 개설 여부를 결정하자.
추가로 매주 액션에 대한 리소스와 데드라인을 정하는데도 도움이 될 수 있을 것 같다.
2. 아이디에이션을 위한 회의는 지양하고, 서로의 아이디어를 가지고 결정하는 회의를 만들자.
토스 콘텐츠 에디터분들은 서로 자율성을 존중하며, 어떤 아이디어를 실행할 때 1page의 아이디어를 제시하고, 함께 실행하는 방식으로 일한다고 한다.
(*출처 : 폴인(Folin)에서 주최한 '토스를 브랜딩하는 콘텐츠 기획자'들)
3. 모든 회의는 명확한 액션 아이템을 정하고, 그 액션은 빠른 시일 내에 이루어져야 한다.
액션 아이템에 대해 반드시 Pressure를 가져야 한다.
- 의사결정권자 없이 우리끼리 의견을 결정할 수 있으면
: 담당자와 데드라인을 명확하게 정한다.
: 그 액션에 대한 결과를 언제 평가할 것인지 정하고, 이에 대한 성공과 실패 기준을 정한다.
* 비기(祕器) 임을 확인하려면 빠른 실행과 명확한 평가 기준이 필요하다.
- 의사결정권자 없이 우리끼리 의견을 결정할 수 없으면
: 가급적 서로의 생각을 정리하고, 서면으로 보여준 후 (불필요한 아이디에이션, Casual한 회의 지양)
: 의사결정권자와 함께 회의를 주최한다. 의사결정권자에게는 의사결정 내릴 아젠다를 반드시 제시한다.
4. Casual한 회의가 필요하다고 느끼면
- 우리가 비효과적인 회의를 할 수 있음을 인지하고 제안하자.
- 궁극적으로 Official한 회의에 지치거나, 힘들경우 라포 형성에 가까운 회의를 할 확률이 높다.
<참고한 글>
비효과적 회의 패턴 5가지 + 그 원인 3가지 (Thinker-Practitioner, 2021.9)
토스를 브랜딩하는 콘텐츠 기획자들 (폴인 세미나, 2022.5)
Monumental Discussion (Behance, Sophie Moates)
