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Aug 29. 2022
알아두면 좋은 MS Office 기능 (고수 편)
당신의 퇴근을 앞당기고 싶다면
이번 글에서는 '알아두면 좋은 MS Office 기능' 시리즈의 화룡점정이라고 할 수 있는 [빠른 실행 도구 모음 사용자 지정] 기능에 대해 알아보자.
(혹시나 이전 편을 읽지 못한 독자라면, 아래 링크를 통해 '알아두면 좋은 MS Office 기능 (중수 편)'을 읽고 오는 것을 추천한다.)
https://brunch.co.kr/@jobnomad/35
1. 빠른 실행 도구 모음 사용자 지정이란?
'빠른 실행 도구 모음 사용자 지정'이라는 기능은 '빠른 실행 도구 모음'과 '사용자 지정'이 합쳐진 단어로서, 사용자가 보다 빠르고 편리하게 Microsoft Office 도구들을 사용할 수 있도록 커스터마이징 하는 기능이라고 설명할 수 있다.
2. 왜 사용해야 하는가?
Microsoft Office 프로그램에는 너무나 많은 도구들이 존재한다. 그러나 제 아무리 문서작업을 많이 하는 직장인일지라도 업무 시 사용하는 도구가 정해져 있기 마련이다.
내 경우를 예로 들면, Word 프로그램을 사용할 때는 문서를 직접 작성하기보다 이미 만들어진 문서를 검토하는 업무가 더 많아 자주 사용하는 도구들이 [검토] 탭에 몰려있고, Excel 프로그램을 사용할 때는 문서 작성과 검토를 둘 다 자주 하다 보니 사용하는 도구들 또한 이 탭 저 탭에 흩어져있다.
하지만 빠른 실행 도구를 사용하는 경우, 여러 탭에 흩어져 있는 도구들을 하나의 묶음으로 관리할 수 있고, 각 도구에 부여되어 있던 기존 단축키를 암기하지 않아도 단축키처럼 사용하는 게 가능해진다. 또한, 원할 때마다 필요한 도구들로 변경할 수 있으므로, 자주 사용하는 도구가 바뀌었을 때도 충분히 유용하게 사용할 수 있다.
3. 어떻게 사용해야 하는가?
앞서 '빠른 실행 도구 모음 사용자 지정'이라는 단어가 '빠른 실행 도구 모음'과 '사용자 지정'의 합성어라고 설명한 것처럼, 위 기능을 사용하기 위해서는 먼저 빠른 실행 도구로 지정할 도구(기능)들이 필요하다.
평소 자주 사용하는 도구들로 지정해도 되고, 자주 사용하지는 않지만 매번 찾기가 복잡한 위치에 있는 도구들로 지정해도 된다. 언제 어느 때든 변경이 가능하니, 딱히 생각해둔 조합이 없다면 우선 아래의 도구들로 설정해보는 것을 추천한다.
[문서 작성/편집을 주로 하는 경우]
- 글꼴 크기 크게
- 글꼴 크기 작게
- 표 삽입
- 번호 매기기
- 글꼴
[문서 검토를 주로 하는 경우]
- 이전 메모
- 다음 메모
- 메모 삽입
- 검토용 표시
어떤 도구를 빠른 실행 도구로 사용할지 정했다면, 이제 아래의 설명에 따라 차근차근 설정을 시작해보자.
1) 기존 빠른 실행 도구 모음 제거
[예시] 빠른 실행 도구 모음 사용자 지정 화면먼저, 상단 메뉴에서 파일 → 옵션 → 빠른 실행 도구 모음을 클릭하여 빠른 실행 도구 모음 사용자 지정 화면에 들어가야 한다.
당신이 빠른 실행 도구를 한 번도 사용한 적이 없는 경우라면 [저장], [실행 취소], [다시 실행]이 기본값으로 세팅되어 있을 것이다. 하지만 위 기능들은 Ctrl 단축키로도 충분히 커버가 가능하기에 굳이 빠른 실행 도구로 지정하여 사용할 이유가 없으니, 빠른 실행 도구 모음에서 제거하는 것을 추천한다. (저장: Ctrl + S, 실행 취소: Ctrl + Z, 다시 실행: Ctrl + Y)
2) 사용 빈도가 높은 도구를 빠른 실행 도구 모음에 추가
[예시] 빠른 실행 도구 모음 추가하기위 사진에서는 문서 검토 시 자주 사용하는 도구들을 빠른 실행 도구 모음에 추가해 보았다.
사진의 좌측 상단에 있는 '명령 선택'을 클릭하여 원하는 탭을 선택하면, 해당 탭에 속해있는 도구 목록이 표시되므로 그중 필요한 도구들만 골라 빠른 실행 도구 모음으로 추가한 후 확인 버튼을 눌러 설정을 종료한다.
단, 빠른 실행 도구 모음에 너무 많은 도구를 추가하는 것은 그리 추천하지 않는다. 개인적으로 도구의 개수는 5개를 넘기지 않는 것이 좋다고 생각하는데, 이는 도구 모음에 표시되는 개수가 많아질수록 한눈에 보기 어렵고 단축키로 사용하기도 어려워지기 때문이다. (아마 직접 사용하다 보면 확실히 알게 될 것이다.)
3) 빠른 실행 도구 모음을 리본 메뉴 아래로 옮기기
[예시] 빠른 실행 도구 모음을 리본 메뉴 아래로 이동하기
[예시] 아래로 이동 후 화면빠른 실행 도구 모음은 기본적으로 '리본 메뉴 위에 표시'로 세팅되어 있으나, 이대로 사용하게 되면 눈에 잘 띄지 않아 사용하기 어렵다. 그러니 '리본 메뉴 아래에 표시'를 선택하여 위치를 리본 메뉴 하단으로 이동시킨 후 사용하는 것이 편리하다.
4) Alt + 숫자 버튼을 통해 단축키로 사용하기
[예시] Alt + 숫자 단축키 사용하기