입사자를 위한 적응 지원(OnBoarding) 프로그램
채용 프로세스에 대한 고민 3
온보딩 : 조직에 새로 합류한 사람이 빠르게 적응하도록 지원하는 과정을 의미한다.
지원자를 평가하여 선발하는 것으로 채용 프로세스가 끝나는 것이 아니라 신규 입사자의 빠른 적응을 돕는 것 까지 채용 프로세스에 포함되는 것이라 생각한다. 특히 수시 채용이 활발해지면서 온보딩 프로그램의 중요성이 더 커지고 있다고 느낀다.
이미 많은 기업에서 온보딩 프로그램을 운영하고 있다. 하지만 실질적으로 신규 입사자들에게 도움을 제공할 수 있는가에 대해서는 조금 의문이 든다. 입사 첫날 간략한 회사 소개와 함께 오리엔테이션을 진행하고 이후 과정은 현업에서 알아서 진행하도록 맡겨만 두고 있지 않는지 되돌아볼 필요가 있다. 즉 단순히 형식적으로만 운영하고 있는 것이 아닌지 살펴볼 필요가 있다.
그런 의미에서 이전 직장들의 온보딩 프로그램을 돌이켜보고, 본인이 맡았던 경력 사원 입문과정과 신규 입사자 오리엔테이션을 운영하며 느낀 점을 적어본다. 우선 개인적으로 회사 소개 등의 형식적인 내용도 중요하지만 실제 회사 생활에 필요한 내용과 구성원들과 네트워킹 할 수 있는 기회를 제공하는 것이 중요하다고 생각된다. 또한 HR 부서에서 온보딩 과정을 모니터링하고 피드백할 수 있는 체계가 있어야 어느 정도 일정 수준의 온보딩 프로그램을 제공할 수 있다고 느꼈다. 현업에서 어떻게 적응을 돕고 있는지 확인하고 체계적인 운영을 지원할 필요가 있다.
조직 구성원이 비교적 젊고 트렌드에 민감한 IT기업 및 스타트업에서는 온보딩 프로그램에 대한 고민과 다양한 시도를 실행하는 것 같다. 여러 사례들을 찾아보며 학습한 내용을 바탕으로 '어떻게 해야 좀 더 실질적인 도움을 제공하는 온보딩 프로그램을 운영할 수 있을까?'라는 고민을 정리해본다.
온보딩 프로그램 기간과 운영방식은?
개인적으로 온보딩 프로그램 운영 기간은 3개월이 적당한 것 같다. 신입사원의 경우 길게는 6개월~1년으로 운영하는 형태도 있지만 온보딩 기간이 너무 길 필요가 없다고 생각한다. 3개월을 적정 기간이라고 판단한 이유는 수습기간을 고려한 것도 있다. 보통 신규 입사자의 수습 기간을 3개월로 두는 곳이 많다. 수습 평가와 연계하여 수습기간 종료 시점에 온보딩 프로그램도 종료되는 것이 적절하다고 생각한다.
입사 전 - 입사 첫날 - 입사 첫 주 - 1개월 - 3개월
운영방식(?)이라 표현하는 것이 조금 어색한 것 같지만 위의 시점에서 해야 할 일에 대해 정리해본다.
입사 전
우선 보통 온보딩 프로그램은 입사 첫날부터 시행되는 경우가 많은 것으로 알고 있다. 입사 전에는 입사와 관련된 안내 사항(출근 첫날 OT 일정 등) 전달과 입사 구비서류 및 사원증 제작에 필요한 사진 등을 요청하는 것에 그치는 경우가 많은 것으로 알고 있다. 개인적으로는 입사 전에 회사 소개와 조직의 미션/비전 등을 담은 자료를 전달하는 것도 좋은 방안이라고 생각한다. 또한 입사 후 일하게 될 부서에 대한 간략한 안내가 사전에 제공된다면 입사 첫날 적응하는데 조금 더 도움이 될 것이라고 생각한다.
입사 첫날
기업마다 조금씩 차이가 있겠지만 보통 입사 첫날은 웰컴 키트 전달하고 회사 소개와 오리엔테이션을 진행한 후 현업으로 안내한다. 오리엔테이션에서는 오피스 투어, HR 제도와 문화, 업무 Tool 사용방법 등 회사 생활에 필요한 기초적인 내용에 대한 안내가 이루어진다. 이후 현업에서 동료들과 간단한 소개와 인사를 주고받고 업무에 대한 안내를 받는다. 어떻게 보면 특별한 것 없어 보이는 이 과정이 신규 입사자에게는 굉장히 특별한 순간이 될 수 있다.
입사자는 두근거림과 설렘을 가지고 새로운 직장으로 출근을 한다. 어느 한 연구 결과에 따르면 입사 첫날의 이미지가 회사의 근속연수를 결정하는데 많은 영향을 준다고 한다. 따라서 첫 출근에서 긍정적 이미지를 심어주는 것은 무척 중요하다. 입사자가 환영받고 조직의 한 구성원으로 소속되어 있다는 느낌을 주기 위해 많은 노력을 기울여야 한다. 그렇기에 무엇보다 업무를 수행할 환경은 반드시 미리 갖추어져야 한다. 첫날 책상에 컴퓨터, 전화기 등 업무에 필요한 환경이 셋팅되지 않는 경우도 있다고 하는데 이는 준비가 덜 되었다고 느끼게 만든다. 첫날 본격적인 업무를 실시하지 않는다 하더라도 반드시 업무 할 수 있는 환경을 갖추어 놓는 것이 바람직하다고 생각한다. 그리고 자칫 OT 등의 안내가 일방향적으로 이루어질 수가 있는데 입사자의 이야기를 듣고 소통할 수 있는 기회를 주는 것도 놓치지 말아햐 한다.
입사 첫 주
입사 첫날 이후부터는 주로 현업에서 적응을 돕는다. 업무에 대한 자세한 안내를 제공하며, 어떤 역할과 업무를 수행해야 하는지에 대해서도 명확히 안내받는다. 뿐만 아니라 이해관계자 및 유관부서 소개 등을 받으며 업무와 조직에 대한 이해도를 높이는 시기이다. 티타임 혹은 회식 같은 활동을 통해 서로 알아가고자 노력하는 단계라고 생각한다.
HR 담당자는 온보딩 프로그램이 체계적으로 이루어지도록 체크리스트를 만들어 배부하거나 현업 부서에 요청하여 OJT 계획서를 받는다. 그리고 일주일이 지난 후 체크리스트 혹은 OJT 보고서 등을 통해 온보딩이 계획처럼 잘 이루어지고 있는지 진행상황을 확인한다.
1개월/3개월
1개월 시점에 입사자와 현업 부서장과 각각 면담 혹은 피드백을 진행한다. 적응에 어려움은 없는지 확인하고 피드백을 해주는 것이 좋다고 생각한다. 또한 이 시기에 HR 부서에서 비슷한 시기에 입사한 신규 입사자들을 대상으로 네트워킹 모임을 주최하는 것도 좋은 방법이라고 생각한다.
3개월 시점에서는 해당 부서장에게 수습 평가를 요청한다. 평가 결과를 전달하며 온보딩 프로그램을 마무리한다. (평가 전 현업 부서장이 신규 입사자와의 소통하고 업무에 대한 피드백을 제공하는 시간이 필요하다.)
어떤 것을 고려해야 하는가?
온보딩 프로그램의 목적은 입사자의 빠른 조직 적응을 돕기 위함에 있다. 이를 달성하기 위해서 프로그램 기획 시 크게 두 가지 부문을 고려해야 한다고 본다.
비문화적 요소(?) : 제도, 업무 Tool, 복지, 시스템 등
문화적 요소(?) : 조직문화, 일하는 방식, 가치관, 관계 등
비문화적 요소는 가이드북 형태로 제공하는 경우가 많다. 근데 종이책을 만들어 전달해봤는데 활용도가 낮은 것 같다고 느꼈다. (대부분 첫날만 쓱 보시고 필요한 상황이 발생하면 그냥 인사팀에 문의하신다... 가이드북에 친절히 다 나와있는 내용임에도 불구하고 말이다...ㅠ) 온라인으로 제공하고 필요할 때 확인할 수 있으면 더 좋을 것 같다는 생각을 했다. 더 나아가 챗봇을 활용하여 간단한 문의는 해결할 수 있다면 더할 나위 없이 좋다고 생각한다.
문화적 요소는 사실 잘 모르겠다. 눈에 딱 명확하게 보이는 것도 아니고, 리더마다 부서마다 조금씩 차이가 있기 때문이다. 그럼에도 불구하고 조직문화를 전파하고 이해시키기 위한 노력은 반드시 필요하다. 그렇기에 면담과 네트워킹 모임 같은 기회가 제공되어야 한다고 생각하는 이유이다. 개인적으로 멘토링 제도는 형식적으로 이루어질 경우 큰 효과를 발휘하기 어렵다고 느낀다. 신입의 경우 멘토링 제도를 고려해볼만 하지만 경력 입사자의 경우 멘토링 같은 제도는 꼭 필요하지 않다고 생각한다.
HR 부서와 현업의 역할은?
온보딩 프로그램이 체계적으로 잘 갖추어졌다면 HR 부서의 역할은 간단하다. 신규 입사자에게 입사를 진심으로 환영한다는 느낌을 받을 수 있도록 하는 것과 현업에서 온보딩 프로그램이 잘 운영될 수 있도록 지속적으로 모니터링하는 것이다. 굉장히 쉬운 일이지만 막상 일을 하다 보면 이러한 태도를 놓치는 경우가 발생한다. HR 담당자에게는 늘 있는 루틴 한 업무 중에 하나 일 수 있지만 새로 들어오는 신규 입사자에게는 단 한 번뿐인 순간임을 기억하자.
사실 온보딩 프로그램 운영에 있어 무엇보다 현업의 역할이 매우 중요하다고 생각한다. 가장 가까이에서 함께 일하는 현업 동료들이 관심과 도움이 적응을 돕는데 가장 큰 역할을 할 수 있다고 믿는다. HR은 이러한 일련의 과정이 체계적으로 운영될 수 있도록 모니터링하고 피드백하는 역할을 수행할 뿐이라고 생각한다.
최근 재택근무가 활성화되면서 온라인으로 이루어지는 온보딩 프로그램에 대한 고민도 많아지고 있는 것 같다. 본인도 하루빨리 기나긴 취업 준비를 끝내고 새로운 곳에서 온보딩 프로그램을 받으며 동료들과 일을 하고 싶다...
#온보딩
