IoT를 활용한 오피스활용률 분석

제목이 매우 거창하다. 하지만 걱정말라. 이 글은 문과출신의 IT 초보에 의해 작성된 글이다.

아래의 작은 질문으로 부터 고민은 시작했다.

"최총, 저 회의실 많이 쓰나? 없애고 사무공간 늘리는게 어때?"

회사에서 공간 관련 업무를 하는 분이라면 꽤 많이 들어본 단골 멘트일 것이다.

필자는 다양한 산업군 (해운, 외국계 프렌차이즈, 멀티미디어, 식자재, IT, 의료기기 등)이직 경험이 꽤 많은 편이었고 주로 공간 관련 업무가 포함된 총무업무를 하다보니 공간에 대한 다양한 문의가 쏟아진다. 주어진 공간에 책상을 좀더 세밀하게 배치하기, 회의실을 없애거나 추가하기 등. 오늘은 그 중에서도 회의실을 늘리거나 줄일때 활용 할 만한 활용률 계산 솔루션에 대해 살펴보는 시간을 가져 보고자 한다.

필자는 위와 같은 공간 이용 관련 질문을 받을 때 마다 마땅히 제공할 만한 객관적 근거가 없다보니 '마케팅 팀에서 많이 씁니다' 또는, '최근들어 이용률이 높습니다' 처럼 다소 추상적으로 대답 하기 일쑤였다.

물론 미팅룸 예약 시스템의 예약 내역을 보면 어느정도 대략적인 수치는 알 수 있다. 어느날은 예약이 빼곡하고, 또 어느날은 예약사이 빈 틈이 많다.

그러나 많은 부서에서 정기 미팅을 위해 몇달치 예약을 미리 잡아 둔 후, 미팅이 진행 되지 않더라도 예약을 취소하지 않거나 필요치 않게 이용 시간을 길게 잡아 두기도 하고, 비어 있는 미팅룸을 예약 없이 쓰는 는 등, 허수가 굉장히 많음을 알게 되었다.

'좀 더 정확하게 측정할 수 있는 방법이 없을까?' 라는 고민을 가지고 리서치를 해보니, 해외에는 'Occupancy intelligence' 라는 이름으로 공간 이용률 분석을 해주는 수천만원짜리 솔루션이 있었다. 무척이나 매력적인 솔루션이었지만 배보다 배꼽이 더 큰 격이랄까? 사옥이전 등, 특별한 변화가 있을 때 활용 하면 좋을 수 있겠지만, 일상 업무 속의 분석도구로써는 가격의 메리트가 없었다. 옷으로 따지자면 웨딩드레스 같은 느낌? 총무팀은 자고로 최소의 비용으로 최대의 효과를 내야 하는 후드 집업을 선호하는 부서가 아니던가!

이러한 고민을 하던 차에, 퍼시스 사무환경 세미나에서 원티드 이찬영 매니져의 강연을 듣게 되었다. 요컨데 IoT 장비를 활용하여 약 20만원으로 위의 솔루션을 구축하였다는 강연이었다.

'그래! 바로 이거다. 내가 찾던 후드 집업!'

도입을 결심 하고 경영진을 설득하였다. 수천만원 Vs 20만원. 공간이용률의 수치화는 항상 아픈 손가락 같은 부분 이었기에 프로젝트 개시를 위한 설득에 큰 어려움은 없었다.

이 프로젝트를 한줄요약 하자면,

'각 미팅룸 별로 모션센서를 설치하여 그 데이터를 특정 클라우드로 보내어 수집하고 통계 자료를 만든다.'

였다. 데이터 처리 부분에서 걱정되는 부분이 많았지만(문송합니다), 그건 미래의 나에게 맡겨 두고 테스트 장비를 구매하여 소수의 미팅룸에 세팅 하였다.

그거 해외배송 제품이에요

<센서와 게이트웨이를 구매하다>

이 IoT관련 센서를 통한 데이터 수집에는 다양한 솔루션이 있다. 그 중 에서도 IoT제품군을 보유하고 있으며 Data 클라우드 툴을 제공할 수 있는 SmartThings(스마트싱스)를 적용 하기로 했다. 어딘가 익숙한 로고와 이름이라고 생각하던 그 순간, 문득 휴대폰에 세탁이 완료되었다는 알람이 떴다. 그렇다. 삼성의 여러 가전제품을 연결해 놓은 App이름이 바로 스마트 싱스였던 것이다!

스마트싱스의 로고

이 플랫폼이 추천되는 이유는 크게 2가지 이다.

1. 서드파티제품 지원 - 삼성 이 외의 IoT 제품 및 센서연결을 지원한다.

2. 데이터 추출의 용이성 - 구성된 클라우드의 데이터를 web상에서 CSV형태로 추출 할 수 있다.

상당히 흥미로웠던 점은 구매를 위해 리서치 하던 당시 관련된 삼성의 IoT 제품들 대부분이 해외 배송 제품이었다는 것이다. 국내 배송 제품이 거의 없었다. 겨우 겨우 국내 배송 가능한 제품을 찾아 구매 하게 되었다.

IoT 제품은 대략 이런 구성이다.

다양한 종류의 센서가 정보를 수집한 뒤, 지그비 (Zigbee) 방식으로 게이트웨이에 정보를 전달하면, wifi와 연결 된 게이트 웨이는 클라우드 서버로 이 정보들을 전달한다. 연결된 계정을 통해서 클라우드 사이트에 접속하면, 수집된 정보들을 확인 및 추출 할 수 있다.

* 지그비 방식이란? 저전력 디지털 무선 통신 기술. 주로 짧은 거리에서 소량의 데이터를 전송하는 데 사용되며, 주로 스마트 홈, 산업 자동화, 의료 장비 등에서 활용

<데이터 수집>

우선 6개 미팅룸에 모션센서를 설치하여 테스트 해 보았다.

2주 분량의 데이터를 모아 테스트 가공을 해 보자는 생각에 설치 후 2주를 기다렸다.

결과는 충격적이었다.

이유는...

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데이터 수집 기한이 최근 1주일까지만 제공 되었던 것이었다!

나머지 1주일 분량의 데이터는 날아갔다. 훨 훨.

데이터는 CSV 파일 형태로 수집된다. 유일하게 만질 줄 아는 데이터 프로그램인 엑셀을 구동하고 몇번의 시행착오 끝에 데이터 import 요령을 습득하게 되었다. '데이터 - 데이터 가져오기 및 변환 - 텍스트/CSV 에서' 메뉴를 통해 데이터를 불러 올 것을 권장 드린다.

이 메뉴를 이용하지 않고, 단순히 파일 열기로 import 할 경우, 한글이 깨지고, 스탬핑된 시간대가 KST로 적용이 안되는 등의 문제가 발생하기 때문이다.

<데이터 분석과 가공>

수집된 Raw데이터는 센서에 동작이 감지된 순간 Active로 기록하고, 동작이 사라지면 Inactive로 기록이 된다.

좀 더 의미있는 생산물을 위해 시간당 Active 신호의 발생 빈도(1시간동안 온전히 미팅룸을 이용 할 경우의 신호 발생 수)를 분석해 보았다. 수집된 데이터 기준으로 평균 시간당 약40회 Active 신호가 발생 하는 것을 확인 할 수 있었다. 따라서 미팅룸 누적 이용시간 분석을 위해서 데이터 전체 발생한 Active 신호 빈도수에 시간당 발생빈도인 40을 나누어 누적 이용시간을 도출해 보았다.

즉,

미팅룸 이용시간 = Active 신호 수 / 40

이라는 공식을 적용한 후 분석하였다.

피벗데이터와 한동안 씨름을 한 결과! 아래 차트 처럼 다소 의미있는 데이터를 도출 할 수 있었다.

이 데이터가 의미가 있기 위해서는 당연한 이야기 이지만 최소 1분기 정도의 수집기간을 권장한다.

휴가자가 많은 연말이나 명절이 끼어 있다면 수치가 낮아질 것이고, 성과평가 시즌이 포함된다면 이용률이 평상시 보다 높아 질 수 있기 때문이다.

<데이터의 활용>

이렇게 수집하여 분석한 자료를 활용할 방법은 매우 다양하다.

1. 미팅룸 수의 적정성 분석

2. 미팅룸 이용에 따른 집중 근무 시간 분석

3. 요일, 시간대 별 미팅룸 이용률 분석 등

필자는 대단한 IT 전문가도, 유려한 데이터 분석가도 아니다. 기술의 발달은 이렇게 초보에게도 많은 기회를 제공해 준다. 혹~시 필요한 분이 있다면 데이터 추출과정과 가공방법을 상세히 (사실 별거 없다. 난 문과다.) 시행착오 과정과 더불어 공개해 보겠다.

공간 이용률 분석 이 외에도 회사내에서의 IoT 활용 분야는 무궁무진하다. 누수 감지 센서, 온도센서, 연기감지 센서 등을 활용하여 시설 상태를 원격으로 관리함으로써 관리 효율성을 가지고 올 수도 있고 있다.

부디 공간효율을 고민하는 담당자 분들에게 도움이 되길 바라며 글을 마친다.