행사 뒤의 숨은 주연

총무의 역할을 돌아보며

최근 인기리에 방영 중인 드라마 ‘정년이’. 대부분의 시선은 주인공 정년이에게 집중되지만, 저는 유독 매란국극단의 단장 역할을 맡은 라미란의 모습에 눈길이 갑니다. 국극단장의 역할은 기업의 CEO와 같으면서도 때로는 총무의 역할이 겹쳐 보였습니다. 오늘은 그 중에서도 총무로서 행사를 준비하고 진행하는 과정에서 마주하게 되는 다양한 도전과 위기 대처에 대해 이야기해보고자 합니다.

총무 업무를 하다 보면 크고 작은 다양한 행사를 마주하게 됩니다. 신년 맞이 떡 돌리기와 같은 작은 이벤트부터 연말 행사나 대규모 Outing처럼 수백 명이 함께하는 대형 이벤트까지. 이런 행사에는 늘 예기치 못한 상황이 따릅니다.

필받은 정년이 – “바꿔 바꿔~~”

드라마 속 정년이는 군졸 역할로 무대에 섰지만, 순간 필을 받아 대사에도 없던 열연을 펼쳐 전체 극의 분위기가 변해버립니다. 하지만 동료들의 기지로 무사히 위기를 넘기죠. 총무로서 행사 중 순서가 갑작스럽게 바뀌거나, 현장에서 급히 수정해야 할 발표 자료가 발생할 때가 있습니다. 그럴 때마다 식은땀이 흐르지만, 주변동료들과 순발력 있게 대처하며 무사히 행사를 이어가는 과정이 중요합니다. 물론 변동 없이 흘러가는 행사가 전 젤 좋아요.

“돈이 없어!” - 예산의 돌발 변수

예산관리는 정말 중요하다

매란국극단의 사무관이 극단 보유 현금을 들고 도망가려 정산을 제때 못하게 된 사건처럼, 행사 준비 시에는 예상치 못한 예산 관리 이슈가 종종 발생합니다. 필자의 경우 행사를 준비하며 공간대여에 당연히 포함되는 줄 알았던 음향, 조명등 무대장치가 알고 보니 추가금을 지불 해야한다는 사실을 행사 전날에 알게 되었습니다. 욕 맛있게 먹고 추가 예산확보 했습니다. 언제나 예산 편성시 현장의 꼼꼼한 확인은 필수 인 것 같습니다.

“비온다…ㅠㅠ” – 백업플랜의 중요성

시기 적절하지 않은 비는 야속하기만 하다

자명고 공연 리허설 중 주요 배우가 부상을 입었지만, 정년이가 대사를 미리 외워와 대역을 함으로써 위기를 넘기는 장면이 인상적이었습니다. 마찬가지로, Outing 행사를 기획하여 진행하는 날, 예상치 못하게 비가 온 적이 있습니다. 하늘이 야속하기만 했습니다. 그러나, 다행히 미리 준비해둔 우의와 혹시 몰라 만들어둔 실내 백업플랜으로 무사히 넘어간 적이 있습니다.

이처럼 총무의 역할은 눈에 보이지 않는 다양한 변수들 속에서 위기를 기민하게 파악하고 대비하며 조율하는 것입니다. 라미란이 국극단장으로서 무대를 빛내기 위해 노력하듯, 총무는 결국 보이지 않는 곳에서 조직의 행사를 성공적으로 이끌기 위해 최선을 다하는 '주연급 조연'입니다!