지금쯤 생각해 봐야 하는 것들
어느덧 연말이 다가오고 있다.
얼마전 필자가 속해있는 한 총무 커뮤니티에서 한 총무가 물어 왔다.
'연말인데 여러분들은 보통 뭘 준비 하시나요?'
뒤이어 많은 총무들이 자신들의 연말 스케쥴에 대해 공유 하였다. 대화 중 공통적인 내용들을 포함하여 총무에서 챙기면 좋을 것들을 정리 해 본다.
1. 연말 준비
1) 크리스마스 트리 : 회사 상황에 맞게 전략을 선택하자.
- 구매 : 트리를 보관할 장소가 있고, 직접 설치/관리 하는것을 선호하는 경우.
- 렌탈 : 창고공간이 여의치 않고, 돈이 조금 더 들더라도 매년 새로은 디자인으로 변경하고 싶은 경우.
- 하이브리드 : 트리 구매 후, 구매처에서 보관 하다가 시즌때 마다 설치후 철거 해주는 서비스도 있다.
2) 연말 행사 준비 : Year-end party, 각종 시상, 종무식 등 다양한 행사가 기다리고 있다.
요즘 연말 행사를 위한 장소 대관은 10월 중순이면 마무리 되는 트렌드이다. 선호하는 장소가 있는 경우, 8~9월 부터 접촉 하는 것이 좋다. 우리 회사가 선호하는 날은 다른 회사들도 선호하는 날이다. 케이터링, 행사업체, MC 섭외도 미리미리 진행 하는 것이 좋다.
연말 행사는 보통 호텔이나 리조트, 영화관 등을 활용하지만, 클럽도 꽤 괜찮은 옵션이다. 색다른 분위기를 내고 싶다면 클럽을 추천한다.
3) 다이어리/달력 제작
12월 초 중순에 직원들에게 나눠 주기 위해서는 10월 초에는 발주 하는 것이 안전하다. 최근 한강 작가의 노벨상 수상으로 인쇄소에 불이 났다고 한다. 기획 기간까지 9월초부터 준비하는것을 추천한다.
4) 예산 Budget 대비 Actual 파악
바야흐로 정산의 시기다. 예산 대비 실제 집행한 금액을 비교하여 차이가 많이 난다면, 별도의 리포트를 작성 한다. 많은 기업과 조직에서 특별한 차년도 계획이 없다면, 이 Actual 기반으로 차년도 예산을 책정한다. 연말에 유독 보도블럭을 많이 까는 이유다.
5) 직원 선물 준비
크리스마스 혹은 연말 선물 준비. 종무식이나 Year-end party와 함께 진행 하기도 한다. 남 선물 고르는게 가장 어려운 일 중 하나가 아닐까, 예산은 적고 기대는 크다. 다양한 판촉물 업체의 트렌드를 파악하여 만족도를 높인다.
그렇다면 내년 준비는 어떻게 해야 하는가?
1. 예산 확보 : 내년 한해 살림을 살 비용을 계획 해 본다. 지난 시간에 공유 한 Actual 비용 바탕으로 설정 하되, 아래 내용을 미리 확인한다. (일반적으로 전년도 9~10월에 예산이 확정이니 사실상 전년도에 챙겨야 할 부분이라고 보는것이 나을지도 모르겠다)
- 임차 오피스 계약 확인. 정기 인상분 반영,
- 시설물 내용 연수 확인, 교체 계획, 자산 관리/교체/폐기 주기. 별도 사옥을 운영하는 경우 꽤 많은 비용이 소요 될 수 있다.
- 각종 구독 갱신 준비 (보험, 소프트웨어 등) : Saas, 보험 등 갱신일을 잘 확인 한다.
- 도입 예정 솔루션/복지 관련 비용 적용 : 신규 사업에 대해 기획하는 경우 누락이 되지 않도록 잘 기록 한다.
2. 만기일이 다가오는 계약 점검
- 법인에서 관리하는 사택이나 아파트의 경우 지속계약, 종료 여부 잘 판단하여, 계약만료 통보일을 캘린더에 표시해 둔다.
- 오피스 임차 계약 : 기간 보장형 특약이 끝나면 오피스 밀집지역은 시장 상황에 따라 임대인이 임대료를 크게 인상 하거나 임대차 계약 종료를 통보 하기도 한다. 미리 건물측과 협의하여 운영에 지장이 없도록 잘 만들어 두자.
3. 공간 대비
- 내년 채용 예정 인원을 파악하여 공간 계획을 수립한다. 특히 임대차 관련 계획은 빨리 잡을 수록 좋다. 기존 공간 리모델링을 통한자리 확보, 추가 임차를 통해 확보등 회사 상황과 예산에 따라 다양한 방법을 고려한다. 반드시 확장 해야 하는 상황에서 현재 이용중인 빌딩에 공실이 없는경우 매우 난감해 진다. 빌딩측과 잘 커뮤니케이션 하여 공실 여부, 공실 계획을 꼼꼼하게 확인한다. 사옥 이전을 고려 해야 할 수도 있다.
4. 신년행사 준비
- 시무식 : 한해의 업무 시작을 힘차게 선포 하는 행사이다. 시무식 후에는 보통 떡을 제공하기도 한다. 미리 기획/예약하여 지장 없도록 하자
5. 창립기념일
- 내년이 회사의 특별하게 기념할 만한 한해인지 확인 하여 행사기획, 장소 대관을 미리 준비 하도록 하자
6. 주요 법률변화가 회사와 업무에 미치는 영향성
- 새로운 한해와 함께 새롭게 변화되는 법들도 있다. 본인 업무와 연관된 법률에 대해 미리 정보를 확인 해 두자
총무의 일은 뭐다? '그 일 또한 내 일' 예상하지 못한 일들이 불쑥 불쑥 솟아 날 수 있다. 그때마다 침착하고 신속하게 대응 하도록 하자. 업무 특성상 나 혼자가 아닌 타부서, 팀원과 커뮤니케이션 해야할 일들이 많다.
2025년을 준비하는 모든 총무 분들의 성공적인 한해를 기원한다.