온라인 회의의 진행 기술 ④ (실행촉진 클로징)
실행촉진 클로징의 기술
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Jul 13. 2021
한 연구 결과에 따르면, 화상 회의는 대면 회의보다 후속 업무 진행이 잘 이루어지지 않는다고 한다.
대면 회의에서는 회의 결정사항에 대해 후속 진행을 약속하고 책임감으로 실행하는 반면, 온라인 회의에서는 거리감이나 참여도 이슈 등으로 이러한 부담을 덜 느끼는 것 같다. 이 같은 상황을 방지하고 회의 결론에 대한 실행을 촉진하기 위해 회의 마무리를 어떻게 할지가 중요하다.
종료시간 안내와 회의 마무리 대안
회의 진행자는 60분 온라인 회의 기준으로 회의 종료까지 1/4이 남았을 때인 약 15분 전부터 회의 목표 달성 여부를 가늠하는 것이 좋다. 지금까지 논의 내용과 회의 완료 조건을 안내하고 남은 시간 동안 집중하며 달성하자고 환기한다. 이렇게 제한 시간이 주어지면 참석자들이 모두 목표 달성을 의식하게 되어 고도의 집중력으로 결론을 도출하는 마감효과를 얻을 수 있다.
그럼에도 불구하고 시간 내에 회의를 종료하지 못할 상황이라면 어떻게 해야 할까? 최소 회의 5분 전에 남은 논의 사항을 파악하고 아래와 같은 사항을 참석자들에게 제안하면 좋을 것이다. 참석자의 주도성을 위해 회의 구성원이 선택하게 하는 것을 권한다.
① 어떻게든 속도를 올려 마무리한다.
② 회의 시간을 20분 내로 1회 연장한다.
③ 일부 인원만 남아서 회의를 한다.
④ 다음 회의로 미룬다.
⑤ 회의 아닌 다른 방법으로 해결한다. (전화, 메일 등)
액션플랜과 진척 관리 방법 공유
회의 내용만 기록한 채 실행계획을 정리하지 않고 회의를 마무리하는 경우가 많다. 온라인 회의 클로징은 실행을 촉진하는 단계이다. 그래서 모든 회의 참석자가 회의 결론으로 ‘누가 무엇을 어떻게 할지’를 알아야 한다.
이를 위해서는 회의 마무리에 액션플랜과 진척 관리 방법을 정리하고 공유하는 것이 좋다. 액션플랜(Action plan)으로 ‘회의 종료 후 해야 할 과업과 실행 담당자, 마감기한, (필요시) 지원사항’을 작성하여 회의 종료 전 채팅창 등에 명확히 공유한다.
그리고 공유문서 등을 활용하여 각 실행 담당자에게 마감기한까지 진척사항을 작성하게 하면, 다른 참석자들이 쉽게 실행결과를 확인하고 그에 연결하여 과업을 진행할 수 있다. (회의 후 Follow-up)
온라인 회의의 실행촉진 클로징 방법 관련하여 더 자세한 내용과 사례가 궁금하다면, <60분 온라인 회의 기술> 책을 참고하시길 추천드립니다.
