온라인 회의의 진행 기술 ③ (토의)
활발한 토의의 기술
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Jul 12. 2021
말을 안 한다. 말이 부딪힌다. 한 사람이 계속 말한다. 딴 소리를 한다.
온라인 회의의 토의 장면 모습을 물어보면, 위와 같은 이야기가 공통적으로 나온다. 관련하여 리모트워크를 일찍부터 시작한 한 대기업의 조직문화 담당자에게 사내 온라인 회의의 성공과 실패 사례를 물어본 적이 있다. 다음과 같은 3가지 성공 사례를 들었는데 모두 크게 공감했다.
① “진행자가 참석자 한 명씩 지목하며 발언 기회를 모두에게 주는 회의는 성공적이었습니다. 반면에 진행자가 그냥 말해보라고 했던 경우 말하던 사람만 말하는 현상이 생겼어요.”
② “토의하기 전에 잠시 생각하게 한 후, 의견을 제안하도록 하면 정말 좋더군요.”
③ “오프라인에서는 연차가 낮은 직원들의 경우 기탄없이 말하는 스피크 아웃(Speak out)을 못했어요. 근데 온라인 회의에서는 익명 활동이나 소그룹을 활용하니 되더라고요.”
온라인 회의에서 토의가 잘 되었다는 것은 무엇을 뜻할까? 먼저 모든 참석자가 부담 없이 다양한 의견을 제시할 수 있어야 한다. 또한 소외되는 사람 없이 발언 기회가 골고루 주어져야 한다. 발언 점유율이 한쪽에 쏠리지 않는 것이다.
위 3가지 사례는 모두 참석자 전원이 의견을 잘 개진할 수 있도록 도운 경우이다. 모두에게 물어봐야 모두의 일이 된다. 이를 잘하기 위해 온라인 회의 프로그램 본회의실과 소회의실에서 다르게 토의할 필요가 있다.
본회의실 : '글'로 토의하기 (브레인라이팅)
브레인라이팅(Brainwritng)은 ‘말’이 아닌 ‘글’로 의견을 개진하는 것이다. 이러한 방식은 글로 차분히 생각을 정리할 수 있고 특정 참석자에게 발언권이 쏠리는 문제도 해결하는 장점이 있다. 온라인 회의에서 10명이 참석할 때 자유롭게 말하거나 돌아가며 한 명씩 얘기해도 좋지만 시간이 꽤 걸릴 것이다. 빠르게 효율적으로 의견 개진하는 것이 필요하다면 브레인라이팅을 추천한다. 아래와 같은 방법이 참고가 될 것이다.
• 논점에 집중할 수 있는 구체적인 질문을 하고 생각할 시간을 제공한다. 사고력 관련한 글쓰기 효과를 고려할 때, 미리 종이나 디지털 노트에 써보게 하면 더욱 좋다.
• 이제 구체적으로 답변 방법을 안내한다. 가령 채팅으로 작성할 지, 구글 스프레드시트라면 어느 칸에 작성할 지 등을 설명해주는 것이다. 구글 잼보드, 미로, 뮤랄 같은 온라인 포스트잇 프로그램도 어느 영역에 작성할지 안내하지 않으면 헷갈릴 수 있다.
• 구글 스프레드시트나 엑셀의 경우 사전 설정하여 가독성을 높일 필요가 있다. 가령, 왼쪽 정렬, 줄 바꿈 등 을 미리 설정했다면, 모든 참석자의 작성 내용이 가려지지 않고 한눈에 볼 수 있다.
• 각자 작성한 후 의견 제안 이유를 설명할 시간을 부여하면 더욱 좋다. 참석자들이 서로의 의견을 보면서 들으니 이해력이 높아지고, 제안자도 간결하게 설명이 가능하다. 만약 모두가 구체적으로 작성했다면 설명 없이 내용만 보면서 명료화 질문으로 궁금한 것만 물어보는 것도 방법이다. 이런 방식으로 참석자들이 모든 의견을 동일하게 이해하는 시간을 갖지 못하면, 의견 분류 및 검토 시 내용을 다시 파악하느라 시간이 더 걸릴 수 있다.
(* 명료화 질문 (Clarifying Question) : 평가나 분석이 아닌, 내용 자체를 명확히 이해하기 위한 질문)
• 온라인 협업 프로그램을 사용할 경우, 화면 분할하거나 듀얼 모니터를 사용하면 더욱 참여가 편하다. 예를 들어 Webex와 구글 문서를 동시에 사용할 때 진행자가 구글 문서를 Webex에 화면 공유할 필요 없이 각자 구글 문서를 보며 논의하는 것이다. 오프라인 회의에서 화이트보드를 보면서 서로 대화하는 것처럼 그렇게 하는 것이 더욱 가독성 있고 편하다.
이렇게 온라인 브레인라이팅을 하면, 짧은 시간 내에 다 함께, 더 많이, 더 쉽게 의견을 모을 수 있다. 익명 작성 경우 더 안전하기에 참여도를 높일 수 있다. (기명으로 작성이 가능할 경우, 참여도가 낮은 사람을 쉽게 파악이 가능하여 잘 도울 수 있게 된다.)
소회의실 : '말'로 토의하기 (하이브리드 브레인스토밍)
타이핑처럼 손으로 참여하는 활동도 좋지만 소수의 인원으로 모여 얼굴 보며 입으로 의견을 교류할 때 더욱 상호작용이 활발하게 일어난다. 본회의실에서 의견 개진이 활발하지 않거나 발언점유율이 한쪽으로 쏠렸을 때 3~5명의 소그룹으로 나누면 좀 더 다양한 의견을 들을 수 있다. 이때 온라인 회의 프로그램의 소회의실 기능(Breakout rooms)을 활용해 보자.
소회의실 활동에서는 ‘하이브리드 브레인스토밍(Hybrid Brainstorming)’하기를 권한다. 브레인스토밍은 ‘말’로 의견을 모으는 방식이다. 그리고 하이브리드 브레인스토밍은 단체로 모여 논의하기 전에 참가자 개개인에게 혼자 생각할 시간을 주는 방법이다. 한 연구 결과, 하이브리드 방법을 통해 얻은 아이디어의 질과 양이 브레인스토밍에 비해 각각 30%와 3배가량 높은 것으로 나타났다.
온라인 회의에서도 진행자가 질문을 할 때, 참석자들이 의견을 말하기 전 잠깐이라도 먼저 생각할 시간을 주길 권한다. 질문 후 바로 의견을 요청할 때보다 아이디어의 질과 양이 높아질 것이다. 소그룹 활동에서도 먼저 소회의실 배치 전 토의 주제를 화면으로 명확하게 안내하고, 개인별 생각을 메모장에 기록할 시간을 주는 것이 좋다. 그 후 소회의실에 배치하면 정리된 생각으로 바로 말할 수 있게 된다.
온라인 회의의 활발한 토의 방법 관련하여 더 자세한 내용과 사례가 궁금하다면, <60분 온라인 회의 기술> 책을 참고하시길 추천드립니다.
