온라인 회의의 진행 기술 ② (정보 공유)
명확한 정보 공유의 기술
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Jul 11. 2021
온/오프라인 회의에서 정보 공유가 잘 되었다는 것은 어떤 상태일까?
‘참석자가 정보를 명확하게 인식하고, 궁금한 것을 확인해서 토의 시간에 활용할 수 있는 상태’라고 생각한다. 사람들이 말하지 않는 이유는 두려움 없이 자유롭게 의견을 제안할 수 있는 심리적 안전감에 관한 문제도 있겠지만, 정보가 부족하기 때문인 경우도 많다. 온라인 회의에서 명확하게 정보 공유를 하기 위한 ‘침묵의 정독’과 ‘명료화 질문’을 소개한다.
침묵의 정독
공을 들여 자료를 정리하고 회의 공지와 함께 미리 보냈다. 10명 중 몇 명이나 읽고 올까? 바쁜 업무 상황과 여러 회의 스케줄을 고려하면 그 수가 많지 않을 것이다. 이때 아마존(Amazon)의 회의 방법으로 유명한 ‘침묵의 정독’을 활용하면 좋다. 회의 중에 5~10분 시간을 주고 회의 자료를 읽는 시간을 제공한다.
온라인 회의는 오프라인 회의보다 각자 독립된 공간에서 각자의 디바이스로 각자의 속도에 맞춰 자료를 잘 읽을 수 있는 장점이 있다. 이때 중요 내용을 표시하고 질문, 의견 등을 메모해보라고 하거나 “OO건 관해 우리 팀이 집중해야 할 3가지가 무엇 일지를 생각하며 읽으면 좋겠습니다”라는 식으로 회의 주제와 연결된 관점을 주면 좋다. 이렇게 침묵의 정독을 하면 모든 참석자의 정보의 양이 비슷해져서 회의 참여 출발선을 동일하게 만들 수 있다. 누가 누구에게 정보를 제공해야 하는 회의가 아니고, 서로가 의견을 교환하는 회의로 변하게 되는 것이다.
명료화 질문
명료화 질문 (Clarifying Question)은 평가나 분석이 아닌, 내용 자체를 명확히 이해하기 위한 질문으로, 회의 구성원 모두가 ‘똑같이’ 그리고 ‘분명히’ 이해하도록 돕는 질문이다. 진행자와 참석자 둘 다 할 수 있다. 예를 들면 진행자의 경우 “잘 이해가 안 되거나 추가 설명이 필요한 부분이 있을까요?”, 참석자의 경우 “3개월 후에는 A부분과 B부분을 분리해 관리한다는 뜻일까요?”라는 식으로 질문하는 것이다.
회의 진행 중 정기적으로 명료화 질문을 하면 참석자의 이해도를 높이며 오해 없이 논의할 수 있다. 중요한 정보 공유 후에는 참석자가 편안하고 충분하게 명료화 질문을 할 수 있도록 도와야 한다. 질문과 답변을 통해 참석자들의 머릿속에서 정보처리가 적극적, 반복적으로 이뤄지며 이해, 기억, 적용으로 이어지기 때문이다.
그런데 명료화 질문 시간을 확보하고 권하더라도 질문이 없는 경우가 많다. 이럴 때는 익명으로 질문을 받는 것을 추천한다. 공유 문서나 Slido 같은 프로그램을 활용할 수 있다. 예를 들어 참석자가 로그인하지 않고 구글이나 마이크로소프트 365 공유 문서 링크를 클릭하면 익명으로 질문을 작성할 수 있다. Slido의 경우 익명으로 쓴 내용에 ‘좋아요’를 눌러 선호도까지 파악할 수 있다. ‘좋아요’ 수가 많은 질문은 가장 위로 올라가게 된다. 이후 질문 리스트를 함께 보며 맨 위부터 우선순위로 답변하면 매끄럽게 진행이 될 것이다.
slido는 모바일폰 접속으로도 참여하기 쉽다.온라인 회의의 명확한 정보 공유 방법 관련하여 더 자세한 내용과 사례가 궁금하다면, <60분 온라인 회의 기술> 책을 참고하시길 추천드립니다.
