온라인 회의의 진행 기술 ① (오프닝)
몰입되는 오프닝의 기술
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Jul 10. 2021
“제 소리 잘 들리시나요?”
위와 같은 멘트로 온라인 회의를 시작하는 경우가 많다. 오프닝은 기술적 이슈를 체크하는 시간이 아닌, 몰입을 촉진하는 단계이다. 참석자가 회의 목표와 내용을 확인하여 회의 참여에 동기 부여되는 시간이다. 기술적 이슈를 사전에 모두 점검하는 것은 기본 에티켓이 되도록 해보자.
회의 완료 조건과 아젠다부터 보여주기
회의 초반 집중력이 높을 때 회의 완료조건(회의 종료 시 이뤄줘야 할 결과물)과 시간대별 아젠다, 참석자 역할을 진행 슬라이드나 공유문서에 적어서 화면으로 명확히 보여준다. 여행 가이드가 목적지와 경유지를 소개하며 효과적으로 여행하는 방법을 소개하는 것과 유사하다. “난 누구? 여긴 어디?”에 대해 명확하게 하는 것이다. 이때 회의 완료조건이나 회의 안건에 대해 수정하거나 추가할 것은 없는지 참석자들에게 의견을 받는다면 참여도를 높일 수 있다.
짧지만 친밀함을 더하는 스몰 토크
만약 회의를 시작할 때 분위기가 가라앉아 있고 어색하다면, 스몰 토크를 권한다. 한 연구에 따르면, 서로 재미있고 친밀한 이야기를 나눈 팀원들의 경우 그렇지 않은 경우보다 26% 더 많은 아이디어를 냈다고 한다.
온라인 회의 오프닝에서 스몰토크를 하면 긍정적이고 안전한 분위기 형성과 몰입도 증가에 좋은 영향을 미친다. 이를 위해 참석자의 근황을 묻는 질문(ex. 요즘 추천하는 배달 맛집 있으세요?)이나 회의 아젠다와 관련한 생각과 고민을 가볍게 나눌 수 있는 질문(ex. 새로 시작한 홍보 캠페인 반응 중 기억에 남는 것은 무엇인가요?)을 하면 좋다. 이때 중요한 것은 가벼운 질문을 하더라도 주의 깊게 대답을 듣고 반응하는 것이다. 그렇지 않으면 ‘궁금하지도 않으면서 왜 물어보는 거야’라고 생각할 것이다.
참여 인원이 많다면 답변을 채팅창에 쓰게 하고 그중 특별한 내용을 쓴 몇 사람에게 발언권을 줘서 추가적인 설명을 음성으로 들어볼 수 있다. 어느 질문이든 진행자 먼저 솔직하게 공유하면 편안한 분위기를 조성할 수 있을 것이다.
온라인 회의의 몰입되는 오프닝 방법 관련하여 더 자세한 내용과 사례가 궁금하다면, <60분 온라인 회의 기술> 책을 참고하시길 추천드립니다.
