10분 안에 회의를 효과적으로 준비하는 방법
딱 2가지만 준비하세요!
성공하는 온/오프라인 회의를 위해
최소한의 준비로 최대의 효과를 얻는 방법은 무엇일까?
결론적으로, 회의 완료조건 (회의 목표)과 필수 아젠다 (회의 안건)를 준비하면 된다. 쉽게 따라할 수 있는 구체적인 방법을 소개한다.
회의 아젠다를 잘 준비하면, 회의 성과가 분명해지고 구성원들도 집중도 높게 참여할 수 있다.동일한 목표에 집중하는 ‘회의 완료조건’
회의 구성원이 동일한 목표에 집중하여 시간 내에 달성하길 바란다면, 모두가 이해할 수 있도록 명확한 목표로 제안해야 한다. 이때 회의 목표를 ‘회의 완료조건’으로 표현하여 더욱 명확하게 초점화할 수 있다.
만약 신제품을 파악하는 세일즈 부서 회의가 열린다면 회의 완료조건은 ‘신제품의 특징을 이해한다’가 아닌 ‘세일즈 부서 전원이 고객에게 신제품 특징과 효과를 홍보할 수 있는 상태’가 될 것이다. 또한 제안서 작성 팀 미팅을 할 때는 ‘제안서 요청 내용을 검토한다’가 아니라 ‘제안 요청 내용대로 우리 팀의 제안서 목차를 도출한다’가 회의 완료조건이 될 것이다.
이러한 회의 완료조건만 명확히 알려줘도 회의가 크게 달라진다. 먼저 모든 참석자가 같은 목표에 집중할 수 있다. 진행자가 나서지 않더라도 초점에서 벗어나는 논의를 구성원들이 서로 방지해주기도 한다. 회의 성과도 분명 해질 것이다. 완료조건을 달성하면 회의 종료이기에, 딴짓하기 쉬운 온라인 회의에서 집중도와 참여도를 올리는데 효과적이다.
‘정보공유, 토의, 의사결정'으로 구성된 '필수 아젠다'
회의 완료조건이라는 온/오프라인 회의의 끝을 정했다면, 이에 도달하기 위해 어떤 경유지(회의 안건)를 거쳐야 목적지에 정확하고 신속하게 도달할지를 생각해본다.
필자가 경험한 바로는 회의 안건은 크게 정보공유형, 토의형, 의사결정형 세 가지로 나눌 수 있다. 정보공유형 안건은 새로운 정보나 함께 알아야 할 내용을 모두가 이해하도록 하는 데 목적이 있다. (ex. 고객 요청 사항 & 생산 일정 공유) 토의형 안건은 다양한 의견들이 활발하게 오고 가는 과정을 통해 다양한 아이디어나 대안을 만들어가거나 검토하는 데 목적이 있다. (ex. 온라인 과정 컨텐츠 대안 논의) 의사결정형 안건은 여러 대안 중 조직의 목표에 가장 부합하는 안을 결정하는 데 목적이 있다. (ex. OO서비스 파트너 업체 후보 중 최종 결정)
이러한 3가지 회의 안건 유형으로 ‘논의해도 좋을 사항’(NICE)이 아닌 ‘반드시 논의할 사항’(MUST)을 작성해본다.
이렇게 필수 아젠다를 구성하면 두 가지 유익이 있다.
첫째, 필수 논의사항을 쉽게 준비할 수 있다. [오프닝]과 [클로징] 진행사항은 거의 정해져 있다. 회의 완료조건 달성을 위해 [정보공유], [토의], [의사결정] 과정에서 꼭 다뤄야 할 사항이 무엇인지만 생각하면 된다. 이를 통해 꼭 논의해야 할 내용을 빠뜨릴 실수가 줄어든다.
둘째, 대략적인 시간 계산이 가능해진다. 60분 이내 온라인 회의를 고려하면 안건 수가 너무 많아도 안된다.
집중도 높은 참여를 위해 60분 내 온라인 회의 안건은 3가지 이내로 정하길 추천한다. 즉 정보공유 1건, 토의 1건, 의사결정 1건이든, 정보공유 2건, 토의 1건이든 3가지 이내로 하는 것이다. 회의 시간을 추정할 때는 ‘본 회의 안건 수 X 안건 유형별 예상시간’으로 계산하여 대략적인 회의 시간을 파악할 수 있다.
(안건 유형별 예상시간의 경우 대략적으로 정보공유 10~15분, 토의 20~25분, 의사결정 10분 내외, 오프닝 & 클로징 10분 내외로 가늠할 수 있다).
온/오프라인 회의 시작 전에 10분만 시간을 내서, '회의 완료조건' (목표)과 '필수 아젠다' (안건)를 작성해보자. 성공적인 회의를 향한 분명한 변화가 있을 것이다.
※ Option : 이렇게 회의 목표와 안건을 작성하는데 익숙해졌다면 회의 준비에 1가지만 더 추가해보자. 필수 안건을 초점 질문으로 바꾸는 것이다. 초점 질문은 참석자들의 구체 답변을 촉진하는 분명한 질문을 뜻한다.
[ex. '프로모션 제안 주요 사항 검토' (안건) -> '프로모션 자료에서 강조해야 할 우리 제품 강점은 무엇일까요?' (질문)]
<함께 읽어보면 좋을 글>
온/오프라인 회의의 효율적인 준비 방법 관련하여 더 자세한 내용이 알고 싶다면, <60분 온라인 회의 기술> 책을 참고하시길 추천드립니다.
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