온라인 회의의 3가지 전략
회의 구성원의 집중도, 이해도, 참여도를 높이는 방법
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Jul 9. 2021
“온라인에서 효율적, 효과적으로 회의하는 방법은 무엇일까?”
최근 많은 현업 담당자의 고민을 하나로 요약한 말이다. 여기서 효율적이라는 것은 짧은 시간, 즉 60분 이내에 끝내는 것이고, 효과적이라는 것은 온라인 회의에서 구성원들의 적극적 참여를 통해 제대로 된 결론을 도출하는 것을 뜻한다. 이러한 회의를 하기 위해서는 온라인에 맞는 회의 전략이 필요하다.
슬기로운 온라인 회의 전략
똑같은 회의이지만, 온라인 회의가 오프라인 회의와 다른 점이 있다. 온라인 회의의 대표적인 세 가지 이슈인 집중도, 이해도, 참여도 문제이다.
첫째, 집중도를 유지하기 어렵다. 온라인 회의 경우 각자 다른 장소에서 참석하기에 딴 짓하기가 쉽다. 온라인 소통이 익숙하지 않은 경우 거리감을 느끼며 회의가 늘어진다는 생각을 하기도 한다.
둘째, 이해도가 낮아질 수 있다. 모니터 안에서 대화하다 보니 서로의 목소리 음색과 톤, 표정, 몸짓 같은 비언어적 단서를 상대적으로 이해하기 어렵다.
셋째, 참여도가 떨어질 수 있다. 온라인 회의는 화면을 바라보며 참여한다. 사람들은 화면을 볼 때 수동적인 태도를 취하기 쉽다. TV나 유튜브를 볼 때 소파에 눕거나 편안한 태도로 보는 것처럼 말이다. 또한 다른 일을 하느라 회의에 집중하지 못할 때도 참여도가 떨어질 것이다.
이러한 3가지 문제를 해결하려면 어떻게 해야 할까?
60분 안에 회의 목적을 달성하는 온라인 회의를 하려면,
▲ 집중도를 높이는 콤팩트 회의 (Compact Meeting)
▲ 이해도를 높이는 비주얼 회의 (Visualized Meeting)
▲ 참여도를 높이는 인터랙티브 회의 (Interactive Meeting)를 지향해야 한다.
'60분 온라인 회의 기술' 책 p.132 인용집중도를 높이는 콤팩트 회의
초점이 명확한 아젠다로 회의 집중도를 유지한다. 온라인 회의의 경우 초반 집중도가 높을 때, 논의할 주제를 한정하여 알려주는 것이 중요하다. 명확한 회의 목표와 논의 안건 순서를 알려주어 60분 안에 함께 집중해 회의를 마치도록 이끄는 것이다. 계획대로 초점 있고 밀도 높게, 즉 콤팩트하게 회의를 진행해 회의 구성원의 집중도를 끝까지 유지한다.
이를 위해 안건별 논의 시간을 티가 나게 구분해 주는 것이 좋다. 회의 진행자가 의도적으로 “지금부터 1번 안건에 대한 논의를 시작하겠습니다” “1번 안건에 대한 논의는 이것으로 마쳤고요. 이제 2번 안건으로 넘어가겠습니다” 등의 말을 하는 것이다. 한 회의를 길게 하고 있다는 느낌보다 여러 개의 미션(안건)을 하나씩 클리어해 가는 느낌이 들기 때문에 각각의 안건에 대한 집중도와 안건이 넘어가는 타이밍에 순간 몰입도를 높일 수 있다. “마지막으로 20분 내에 3번 안건을 논의해 정리해보겠습니다”라고 시간 안내를 더하면 끝까지 밀도 높게 회의를 운영할 수 있다.
이해도를 높이는 비주얼 회의
Zoom, Webex, Ms Teams 같은 온라인 회의 프로그램을 똑같이 사용하더라도 그 활용도에 따라 커뮤니케이션 형태가 달라진다. 활용도가 높은 그룹의 경우 회의 프로그램의 채팅, 주석이나 구글 문서, MS 365 등의 공유문서를 사용하여 말하기, 듣기를 넘어 쓰기, 보기 중심의 소통을 추구한다. 오프라인 회의실에서 화이트보드를 활용하듯, 온라인 기능 활용으로 ‘보이는 회의’를 구현하는 것이다.
온라인 회의 내용이 화면에 잘 보이는 회의를 하기 위해서는 먼저 논의 중인 내용과 화면에 보이는 내용을 딱 맞게 연결해야 한다. 예를 들어 온라인 회의에서 새로운 마케팅 전략을 소개한 뒤 지점별 활동 계획에 대해 듣는 중이라면, 새로운 마케팅 전략 장표가 아닌 ‘지점별 활동 계획은?’이라는 질문을 [화면공유]한 슬라이드에 적거나 [채팅창]에 올려둔다. 또한 ‘화면공유 PPT에 핵심 내용 판서하기’, ‘공유문서에 각자의 의견 적기’, ‘채팅창에 논의 요약내용 올리기’ 등의 활동은 회의 참석자의 내용 이해도를 높이는 데 큰 도움이 된다.
그런데 진행자 화면이 아닌 참석자 화면에서 잘 보여야 한다. 이를 위해 참석자가 접속하는 디바이스를 파악하자. 이를테면 태블릿 PC의 경우 온라인 회의 프로그램 모습이 일반 PC와 좀 다르기에 회의 내용을 보는 방법도 달라진다. (ex. 화면 공유창과 채팅창을 동시에 보기 어렵다.) 또한 참석자 연령대에 따라 화면공유 자료의 가독성 향상을 위해 글씨 크기 등을 조절할 필요가 있다.
추가로 비주얼 회의를 위해 듀얼 모니터나 태블릿 PC 등 보조 디스플레이를 활용하면 더욱 효과가 좋다.
듀얼 모니터의 경우 온라인 회의 프로그램과 구글 문서 같은 협업 프로그램을 각 모니터에 배치해 더욱 편하게 볼 수 있다. 태블릿PC도 다양한 활용이 가능하다. 오프라인 화이트보드에 마커펜을 사용하듯 온라인 회의에서도 글을 쓰고 그림 그리기를 원한다면, 태블릿PC로 접속해보자. 온라인 회의 프로그램에 내장된 주석 기능 버튼을 클릭하고 터치펜으로 쓰고 그리면 된다.
자연스러운 ‘눈 맞춤(Eye contact) ‘을 위해 카메라 바로 밑에 비디오 창을 둡니다.참여도를 높이는 인터랙티브 회의
온라인 회의에서는 온라인 회의 프로그램이 제공하는 참여 기능을 활용해 오프라인 회의보다 더 다양한 방식으로 상호작용할 수 있다. 현재 대부분의 온라인 회의 프로그램에는 화면공유, 파일공유, 채팅, 소회의실, 반응, 주석, 설문조사의 7가지 참여 기능이 있다. 이 기능만 충분히 활용해도 여러 상호작용을 촉진할 수 있다.
예를 들어 진행자가 아닌 참석자도 자신의 자료를 화면 공유하여 무언가 설명할 수 있다. 의사결정을 해야 할 때는 주석 기능을 활용하여 참석자 모두가 화면에 보이는 여러 대안 중 몇 가지를 선택해 동그라미를 치게 할 수 있다. 일대일 채팅으로 특정 참석자와 먼저 의견을 교환하게 할 수 있고, 소회의실을 활용해 참석자를 몇 개 그룹으로 나눠 서로 다른 주제로 깊이 있는 토론을 하게 할 수 있다.
또한 조직 상황과 회의 성격에 맞춰 가장 적절한 온라인 협업 프로그램을 선택하고 이를 제대로 활용하면 오프라인 회의보다 다 함께, 더 많이, 더 쉽게 참여할 수 있다. 다만 Slido, Mentimeter, BeeCanvas, Miro, Mural, lino, Padlet, Retrium, Trello 등 수많은 협업 프로그램이 있는데 우리 조직의 60분 온라인 회의에서 사용할 프로그램은 어떤 기준으로 골라야 할지가 어렵다. 아래 체크리스트를 활용해 결정하길 권한다.
