나 혼자 말하는 회의, 다 같이 말할 순 없나요?
by
Jul 9. 2021
C사 회의가 끝나고, 하소연 팀장의 하소연을 들었다.
"팀원들이 왜 이렇게 말을 안 할까요. 나만 말하는 것 같아. 질문하면 긴장돼요. 아무도 말하지 않을 것 같아서.. 자기들끼리 있으면 말만 잘하면서 회의만 시작하면 말을 안 해요. 일에 관심이 없나.. 아니면 나만 고민하는 건가.."
하소연 팀장의 고민을 팀원들은 알고 있을까. 나사실 팀원을 만났다.
"사실.... 어떤 경우는 뭘 물어보시는지 어떻게 답변해야 할지 모호할 때가 있더라고요.
그리고 언제 말해야 할지 모를 때도 많아요.
특히 온라인 회의는 말이 겹치면 안 들리잖아요. 서로의 말이 충돌할까 발언 타이밍을 찾기 어렵더라고요.
갑자기 물어보면 생각이 안 날 때도 있고요.
무엇보다, 다 있는데 답변하기가.. 부담되고 눈치 보이죠."
토의를 잘해보고 싶은 마음은 동일하나, 어떻게 해야 할지 몰라 서로 답답해하는 상황이다. 이를 돕기 위해 Joseph(a.k.a 장정열)와 Mark(a.k.a 정강욱)가 또 만났다.
꾸안꾸 룩이라고 주장하는 Joseph과 Mark, 안 꾸며도 꾸민 것 같은 Abby와 요셉 Mark : 하소연 팀장과 나사실 팀원 얘기가 공감이 되네요. Joseph, 온라인 회의에서 토의할 때 이러한 문제가 생기는 이유가 뭘까요?
Joseph : 네, 회의 진행자분들께 '참석자들에게 의견을 구할 때 어떤 상황이 일어나나요?'라고 물어보니 이렇게 종합되더라고요.
말을 안 한다.
(말하려다가) 말이 겹친다.
잠시 후 한 사람이 계속 말한다.
(다른 사람을 지목하면) 딴소리한다.
이와 같은 현상이 생기는 것은 3가지 문제 때문인 것 같아요.
첫째, 참석자들에게 분명한 논점이 제안되지 않는 경우,
둘째, 참석자들이 소외되지 않고 부담 없이 의견을 제안하는 방법을 알려주지 못할 때,
셋째, 온라인 기능을 제대로 활용하지 못할 때에 이런 일이 일어난다고 생각합니다.
Mark : 네, 토의할 때 공통으로 나오는 문제들 같은데요. 먼저 참석자들에게 분명한 논점을 제안하려면 어떻게 해야 할까요?
초점 질문으로 분명한 논점을 제안하여 구체적인 답변을 촉진할 수 있다.Joseph : 보통 회의 안건은 몇 개의 단어로 조합되어 있지요. 그래서 참석자 입장에서 어떤 논의를 하게 되는지 모호할 수 있어요. 그래서 '참석자들의 구체적인 답변을 촉진하는 분명한 질문'으로 분명하게 논점을 제안하는 것이 좋습니다.
예를 들어 <사내 스마트워크 지원 정책>을 도출하는 회의를 할 때 ‘효과적인 스마트워크 환경 검토’보다는 ‘재택근무를 하며 가장 어려운 부분은 무엇이고 이 중 회사 지원이 필요한 부분은 무엇인가요?’라는 질문으로 토의하는 것이 더 명확할 겁니다. 그래서 참석자들이 의견을 내기가 더 쉬워지지요.
이러한 질문은 회의 구성원들이 침묵하거나 딴 소리하지 않고 초점 있게 논의할 수 있도록 돕습니다. 그래서 저는 초점 질문이라고도 표현해요.
참고로 회의 리더가 초점 질문을 한다는 것은, 회의 리더의 말을 줄이고 참석자의 말을 경청하겠다는 의미도 포함되어 있습니다. 회의 리더의 발언 점유율이 높으면, 참석자가 의견을 표현하기 쉽지 않지요.
Mark : 네, 회의 리더가 초점 질문을 통해 분명한 논점을 제안하고 참석자의 말을 경청하는 것이 모두가 활발하게 토의하는데 도움이 되겠네요. 그런데 이렇게 질문을 해도 반응이 없을 때가 있잖아요. 그럴 땐 어떻게 해야 할까요?
같이 논의하기 전에, 혼자 생각할 시간을 제공해보자.Joseph : 질문 후에 잠깐 생각할 시간을 주시면 어떨까요? 바로 답변을 재촉하기보다는 3~5분간 생각정리 시간을 주는 것입니다. 메모장에 적어보게 하면 더욱 좋고요.
이와 관련된 한 연구 결과가 있는데요. 좋은 아이디어는 '하이브리드 과정'을 채택했을 때 나온다고 합니다. 여기서 하이브리드 과정이란 단체로 모여 아이디어를 논의하기 전에 참가자 개개인에게 혼자 생각할 시간을 주는 방법이지요. 이렇게 하이브리드 방법을 통해 얻은 아이디어의 질(수준)과 양(개수)은, 생각할 시간을 주지 않고 논의할 때 보다 각각 30%와 3배가량 높게 나왔다고 해요. 즉 혼자 생각하게 한 후 (개인 메모) 같이 논의하게 하면 (그룹토의) 더욱 효과적으로 토의할 수 있다는 겁니다.
특히 온라인 회의에서는 각자 접속한 장소에서 차분히 생각해볼 수 있다는 특징이 있습니다. 이렇게 생각정리 시간을 가지면, 자신의 의견을 준비하여 발언하기 쉽게 됩니다. 갑작스러운 질문이라 '생각 못해봤습니다.'라는 얘기도 안 하게 되죠.
그리고 온라인 회의에서는 참석자 수나 참여 환경에 따라 소통 방법을 다르게 하는 것을 고려해보세요. 참석자들이 부담 없이 의견을 낼 수 있는 방법을 알려주는 것이지요.
1) 많은 사람이 참여하는 경우 참석자가 말로 의견을 내기가 눈치 보거나 부담스러울 수 있어요. 이때는 '글'로 참여하시는 것을 추천합니다. 채팅이나 구글 문서 등 협업 프로그램을 이용하는 것이지요. 짧은 시간에 동시 작성하는 방식으로 참여도를 높일 수 있습니다.
2) 전체 회의 구성원이 6명 이하이거나, 분반하여 소회의실에서는 토의할 때는 긴밀하게 '말'로 대화해도 좋습니다. 자유롭게 토의를 하거나, 발언 순서를 정하고 돌아가며 말하게 하면 좋겠지요. 회의 리더가 맨 마지막에 말하면 참석자들의 의견을 더욱 잘 수렴할 수 있습니다.
Mark : '어떻게 하면 모든 참석자가 소외되지 않고 부담 없이 표현할 수 있는가?'를 생각하며 상호작용을 달리해보는 것이 중요하겠네요. 마지막으로 온라인 기능을 활용하여 참여도를 높이려면 어떻게 해야 할까요?
온라인 회의 프로그램들의 공통적인 참여 기능 (60분 온라인 회의 기술 p.156)Joseph : 먼저 Zoom, Webex, Ms Teams 등의 온라인 회의 프로그램의 기본 기능부터 활용하시면 좋겠어요. 많은 경우 자료를 화면에 띄우는 기능만 사용하시거든요. 채팅이나, 화면에 글과 그림을 그릴 수 있는 주석 기능 등을 추가하여 활용하시면 이해도를 높일 수 있습니다.
또한 소회의실 기능은 본회의실 안에서 여러 개의 소회의실을 만들어 참석자들을 배치할 수 있는 기능인데, 소수로 긴밀하게 소통하는데 참 좋습니다. 본회의실에서 나오지 않는 아이디어가 소회의실에서 나오는 경우가 많아요.
그리고 모든 구성원이 한 명씩 돌아가면서 말하면 아무래도 시간이 걸리잖아요. 구글 문서, MS365, 슬라이도(Slido), 마림바(Marimba), 미로(Miro) 등 동시 편집이 가능한 협업 프로그램을 사용하시면 다 함께, 더 많이, 더 쉽게 의견을 제안할 수 있습니다.
특히 익명으로 의견을 제안하면 논의가 더욱 활성화되더라고요. 더 안전하기 때문인데요. 가령 우리 팀 주니어 직원 의견이 궁금하시다면 이 방법을 추천드립니다.
참고로 우리 팀이 어떤 온라인 협업 프로그램을 사용하면 좋을지는 다음 체크리스트를 참고하시면 좋겠네요.
