온라인 회의, 설명은 했는데 이해는 한 걸까?
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Jun 25. 2021
B회사 온라인 회의가 끝나고, 하소연 팀장과 통화를 하게 되었다.
"온라인 회의를 할 때 한참 말했는데 팀원들이 잘 이해했는지 파악이 안돼요. 질문 있냐고 물어봐도 반응도 없고요. 그래서 다 알았다 치고 계속 진행하는데 뭔가 찝찝해요."
하소연 팀장은 한참 하소연을 하더니, 이렇게 통화를 마무리했다.
"그냥 오프라인 회의로 모여야겠어요."
리더의 답답함이 이어지며 리모트워크가 축소될 상황이다. 온라인 회의의 다른 구성원들은 팀장의 하소연을 어떻게 생각하고 있을까. 그래서 나사실 팀원과도 통화를 해보았다.
"사실..... 온라인 상에서 팀장님의 말씀을 20분 이상 계속 듣다 보니 집중도가 떨어지더라고요. 솔직히 모니터에 띄워진 자료를 눈으로 훑어보고 딴 일 좀 했어요. 저만 그런 걸 아닐걸요. 대충 이해하고 있는 거죠. 궁금한 게 있어도 모두 있는 자리에서 질문하기가 좀 그렇죠.. 주목받는 것 같고, 질문하면 길어질 것도 같고..
아.. 그래도 이것 때문에 재택근무가 줄어드는 건 좀 아닌데.."
서로 답답해하는 상황이다. 어떻게 개선할 수 있을까? 이를 돕기 위해 Joseph(a.k.a 장정열)와 Mark(a.k.a 정강욱)가 만났다.
Joseph은 Mark의 헤어스타일을 지지하고 있다.Mark : 하소연 팀장과 나사실 팀원 얘기가 남일 같지 않네요. 조셉, 온라인 회의에서 주요 내용을 공유할 때 이러한 문제가 생기는 이유가 뭘까요?
Joseph : 네, 3가지 문제가 생각나네요.
첫째, 온라인 회의에서 한 사람이 긴 시간 동안 말하기 때문입니다.
둘째, 참석자들이 궁금한 내용을 쉽고 편하게 확인하는 방법을 모르기 때문입니다.
셋째, 회의가 아닌 보고회, 공유회를 하는 경우에 이런 문제가 생기기도 합니다.
Mark : 네, 뭔가 오프라인 회의 방식을 그대로 온라인화 했기 때문에 생기는 문제 같은데요. 온라인 회의에서 정보 공유할 때 다른 좋은 방법이 있을까요?
Joseph : 참석자들은 아마도 온라인 회의 프로그램(Zoom, Webex 등) 창이나 각자 컴퓨터 모니터에서 자료를 보면서 설명을 듣겠지요. 그런데 구두 발표하는 20분 간 계속 집중하고 있을까요? 어느새 눈으로 빨리 읽고 딴짓하고 있기 쉬울 겁니다.
이런 경우 회의 자료는 사전에 읽어오게 하고 회의 중에는 필요시 5분 정도만 핵심 내용 위주로 설명하면 좋겠지요. 문제는 바쁜 업무 중에 회의 자료를 사전에 읽어오기 어렵다는 것입니다. 이런 때는 회의 중에 주요 자료를 정독하는 시간을 따로 줘도 좋겠습니다. 이를 '침묵의 정독'이라고 합니다.
서로 다른 장소에서 접속해서 각자 모니터로 정보를 인식하는 온라인 회의에서는 시각적인 정보 공유가 더 효과적일 수 있습니다. '말로 설명하기보다 눈으로 이해하는 것'이지요. 온라인 회의는 각자의 장소에서 각자의 속도로 차분히 볼 수 있으니 정독하기 더욱 좋습니다. 다 읽었는지 여부는 채팅창에 'OK' 등으로 작성하게 해서 파악하면 되지요.
이렇게 침묵의 정독 시간을 주면, 모든 참석자가 가진 정보의 수준이 비슷해져서 회의 참여 출발선을 동일하게 만들 수 있습니다. '정보를 제공하는 회의'에서 '의견을 교환하는 회의'로 변하여 논의의 핵심으로 바로 들어갈 수 있습니다.
OO님이 침묵하더라도 괜찮다. 님은 가지 않고 정독 중이다. Mark : 회의 중에 '침묵의 정독'이라.. 아마존의 회의에서도 활용하는 방법이라 들었습니다. 그래도 여전히 참석자들이 궁금한 내용이 생길 것 같은데요. 질문하는 것이 눈치 보이는 상황에서 어떻게 하면 좋을까요?
Joseph : 정보 공유는 쌍방향입니다. 알려줬다고 끝나는 게 아니라, 참석자가 궁금한 내용을 확인할 수 있을 때 진짜 정보공유가 이루어집니다. 그래서 '참석자가 궁금한 것을 쉽고 편하게 확인할 수 있는가?' 문제가 중요합니다.
설명 후에 '질문 있으신가요? 네, 없으면 다음 진행하겠습니다.'라고 하는 경우가 많습니다. 그러면 참석자가 질문하기 어렵지요. 이럴 때는 내용 자체를 명확히 이해하기 위한 질문, 이를 '명료화 질문'이라 하는데요. 이 질문을 할 수 있게끔 분명한 기회와 시간을 줘야 합니다. '자료를 보셨는데, 잠깐 생각할 시간을 드릴 테니 궁금한 점을 메모해주세요. 5분 정도 질문 시간을 갖겠습니다.'라는 식으로요.
그런데 '질문 있는 사람은 말씀해주시거나 채팅창에 남겨주세요'라고 하면 자신의 이름을 드러내니 눈치 볼 수 있지요. 이럴 때는 익명 설문 프로그램을 이용하시면 좋습니다. 그냥 질문하라거나 채팅창에 적으라 할 때 잠잠했던 온라인 회의가, slido라는 무료 프로그램을 사용했더니 달라지더군요. (익명게시판이 활성화되는 것과 비슷합니다.)
slido 경우 올려진 질문에 '좋아요'를 누르면 그 숫자가 많은 순으로 위쪽으로 배치됩니다. 그래서 그 순서대로 답변해줘도 좋습니다. 참석자가 가장 궁금해하는 질문 순으로 답변하는 것이지요.
slido는 QR코드 생성으로 모바일폰으로도 응답하기 쉬운 '무료' 프로그램이다.