아무 생각 없이 들어와서 딴소리하는 회의, 어떡하죠?
참석자들이 집중하는 회의를 빠르게 준비하는 3가지 방법
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Jun 14. 2021
A회사 회의가 끝나고, 하소연 팀장을 만났다.
"회의할 때 팀원들이 아무 생각 없이 들어와서 이상한 소리 할 때 좀 화나요. 아니, 내가 분명히 회의 주제에 대해 생각해보라고 미리 얘기했거든. 그런데 별생각 없이 들어와서 멍하니 있거나 딴소리하고 말이야. 온라인 회의라 각자 다른 곳에 있으니 부담이 적어서 그런가? 나 빼고는 다들 관심이 없어 보여요."
하소연 팀장의 하소연을 들으니, 한편으론 함께 참여했던 회의 구성원의 얘기도 듣고 싶었다. 그래서 나사실 팀원을 만났다.
"사실..... 회의 주제에 대해 말씀해주시긴 했는데, 뭐랄까 좀 애매했어요. 좀 두리뭉실해서 뭐에 대해 말해야 할지 모르겠고. 우리가 적극적이지 않은 것도 사실이지만 좀 더 명확한 논점이 있으면 좋겠어요."
서로 답답해하는 상황이다. 하소연 팀장과 나사실 팀원의 얘기가 남일 같지 않다. 어떻게 개선할 수 있을까? 이를 돕기 위해 Joseph(a.k.a 장정열)와 Mark(a.k.a 정강욱)가 만났다.
독자들의 시력 보호를 위해 Joseph의 얼굴만 보기로 하자Mark : 하소연 팀장과 나사실 팀원 얘기가 남일 같지 않네요. 조셉, 많은 회의에서 이러한 문제가 생기는 이유가 뭘까요?
Joseph : 서로 다른 장소에서 바쁜 업무 중에 접속하는 온라인 회의, 생각 없이 들어오기 쉽지요. 이를 방지하기 위해 3가지가 필요합니다.
첫째. 명확한 목표, 둘째. 분명한 안건, 셋째. 참석자도 준비하게 되는 회의 사전 공지입니다. 그런데 이 세 가지가 없으니 문제가 생기는 것 같아요.
참석자들이 동일하게 집중하는 회의 목표를 위해 '회의 완료 조건'을 작성해보자.Mark : 네, 3가지 모두 회의 준비와 관련된 내용 같네요. 그런데 바쁜 와중에 회의 준비가 하기가 쉽지 않잖아요. 최소의 준비로 효과를 얻을 수 있는 방법을 소개해주면 좋겠어요. 먼저 명확한 목표는 어떻게 세울 수 있나요?
Joseph : 네, 고객사의 회의 문제를 들여다볼 때면, 이런 얘기를 종종 듣게 됩니다.
"어떤 목적으로 회의하고 어떤 결과를 도출할지 잘 모르겠습니다.”
“회의 목적, Output을 명확하게 하는 것이 가장 중요할 것 같아요."
말씀하신, 회의 목표의 명확화 문제인데요. '회의가 끝날 때 무엇이 이뤄져 있어야 성공일까?'를 생각해보며 회의 목표를 정하면 좋겠습니다. 이를 회의 완료조건이라 합니다. 예를 들어 중점 추진 과제 보고서 작성 미팅을 할 때, '보고서 작성 요청 내용 검토'가 아니라 '요청 내용대로 우리 팀의 보고서 목차 도출'이라고 회의 목표를 공유하는 것이지요.
최근 모 화학회사에서 회의 퍼실리테이션 과정을 진행할 때, 학습자 분들께 최근 경험한 회의 목표를 회의 완료조건으로 바꿔서 작성해보라고 안내드렸는데 이렇게 쓰시더군요.
'4층 연구실 환경 개선 검토' -> '4층 연구실의 오염 위험도를 줄이기 위한 실행 방안 3가지 이상 도출'
환경 개선 검토라고 회의 공지를 하면 '책상, 의자 등 가구 변화'를 말하는 것인가?'라고 생각할 수 있지요. 그런데 완료 조건 형식으로 목표를 공유하면 정말 무엇에 대해 의견을 내야 하고 결정해야 할지 더욱 명확해질 것입니다.
이렇게 회의 완료조건으로 목표를 공유하면 다음과 같은 유익이 있습니다.
- 회의 성과가 분명해진다. (무엇을 결정하고 결론 낼지 분명하다)
- 모든 참석자가 동일한 종료 상황을 알고 집중한다.
- 조건 달성 시 종료되기에 회의가 딴 방향으로 가거나 늘어지지 않는다.
- 특정 사람에 의해 갑자기 회의가 연장되거나 짧아지지 않는다.
- 회의 완료조건 달성을 위해 꼭 필요한 사람으로 참석자를 선정한다면, 불필요한 회의 구성원이 줄어든다.
회의 완료조건을 달성하는 필수 안건을 작성하고 질문형으로 바꿔보자.Mark : '회의 완료 조건'이라.. 특히 딴짓하기 쉬운 온라인 회의 집중도와 참여도를 올리는데 도움이 될 것 같네요. 그럼 회의 안건은 어떻게 효율적으로 준비할 수 있을까요?
Joseph : 네, 우리는 회의 완료조건이라는 회의의 끝을 정했습니다. 이에 도달하기 위해 어떤 경유지를 거쳐야 목적지에 정확하고 신속하게 도달할지를 생각 봅니다. 이는 목표를 달성하는 회의 안건을 정하는 것을 뜻합니다. 모든 회의 안건은 3가지 유형 중 하나입니다. 정보공유, 토의, 의사결정형 안건이지요.
그래서 회의 완료조건을 달성하기 위한 안건을 정할 때는 다음 3가지를 자문해보세요
• 필수적으로 [정보공유] 해야 할 것은 무엇인가?
• 어떤 [토의] 내용에 집중해야 할까?
• 무엇을 반드시 [의사결정]해야 하나?
이렇게 질문하면서 지금 ‘논의해도 좋을 사항’과 ‘반드시 논의할 사항’을 구분해 봅니다. Good이 아닌 Must 회의 안건, 즉 필수안건을 파악하는 겁니다. 그런데 60분 안에 회의를 끝내려면 이 안건이 총 3가지를 넘지 않는 것을 추천해요. 1시간 안에 명확한 목표에 맞춰 한정된 안건을 밀도 높게 논의하는 것이지요.
Mark : 목표를 달성하기 위해 무엇을 정보공유, 토의, 의사 결정할지 자문하며 필수 안건을 선정하라는 것이군요. 그런데 이렇게 목표와 안건이 정리돼서 회의 아젠다가 분명해져도 참석자들이 미리 생각해오지 않으면 여전히 문제잖아요?
Joseph : 네, 그래서 참석자도 준비해오는 회의 공지가 필요합니다. 이를 위해 질문형 아젠다를 추천해요.
가령, 사내 복지 서비스 정책을 도출하는 회의를 한다면, 일반적으로 회의 아젠다가 이렇게 될 거예요
<사내 복지 서비스 정책 도출 회의>
1. 복지서비스 기대사항 확인
2. 아이디어 도출
3. 실행안과 담당자 도출
그런데 참석자들이 이러한 회의 아젠다를 공지 메일로 받았을 때 미리 생각해올까요? 쉽지 않을 거예요.
똑같은 내용이라도 이렇게 바꿔보면 어떨까요? '기대사항 확인' 경우, '사내 복지서비스 기대사항 관련 첨부 자료에서 이해되지 않거나 궁금한 내용은 무엇인가요?'로 바꾸고요. '아이디어 도출'은, '기대사항을 고려할 때, 가장 시급하고 중요한 복지 서비스는 무엇이 되어야 할까요?'라고 질문식으로 회의 안건을 작성하는 것이지요.
질문하면 생각하게 되잖아요. 질문형 아젠다를 본 참석자들이 미리 생각하고 오기 쉬울 겁니다. 그리고 이러한 질문형 아젠다는 회의 중 진행 질문으로 사용할 수 있는 장점도 있지요.
Mark : 네, 아무래도 회의 안건을 질문으로 작성해서 공지하면 참석자도 미리 생각하게 되는 효과가 있겠네요. 지금까지 '아무 생각 없이 들어와서 딴 소리하는 회의, 어떻게 개선하죠? '라는 질문에 답해보았는데, 조셉 오늘 나눈 내용 정리해주시죠.
Joseph : 네. 참석자들이 미리 준비하고 집중하는 회의를 하기 위해서요. 먼저 회의 진행자가 10분만 준비시간을 가지시구요. 다음 3가지를 메모장에 작성해보세요.
첫째, 회의가 끝날 때 무엇이 이뤄져야 할까?를 자문하며 '회의 완료 조건'으로 회의 목표를 명확히 써보세요.
둘째, 회의 목표를 달성하는 필수 안건을 3가지 이내로 작성해보세요. 정보공유, 토의, 의사결정 중 하나일 겁니다.
셋째, 그 필수 안건을 질문으로 바꿔서 회의 공지를 해보세요. 질문형 아젠다로 공지할 때, 참석자들도 미리 준비해오기 쉬울 겁니다.
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