5. 학교 행정 업무 처리: (1) 학교 행사 계획

2부 NotebookLM 활용을 위한 첫 걸음

Nov 11. 2025

교사들이 처리하는 행정업무는 학교나 교육청의 내부 규정, 공식 문서, 과거 기록 등 특정 자료에 기반해야 한다는 공통점이 있습니다. 따라서 광범위한 웹 지식을 기반으로 하는 제미나이(Gemini)와 같은 일반적인 대규모 언어 모델(LLM)보다, 사용자가 제공한 자료만을 근거로 답변하는(Source-Grounded) NotebookLM이 훨씬 더 신뢰성이 높고 적합합니다.

NotebookLM은 업로드된 자료만을 기반으로 작동하도록 설계되었기 때문에, 일반 AI 챗봇이 없는 정보를 그럴듯하게 지어내는 '환각 현상(Hallucination)'을 원천적으로 방지할 수 있습니다. 이번 장에서는는 NotebookLM을 활용하여 행정업무를 처리하는 방법을 사례를 들어 설명하고자 합니다.

(1). 학교 행사 계획 및 운영 (피드백 기반 기획) �

교사는 학교에서 실시하는 여러 가지 교육 활동 행사 계획을 세우고 운영하는 일을 합니다. 이때 교사는 과거 실시했던 행사 결과 보고서(피드백)를 분석하여 개선 계획을 수립하고, 안전 규정이 반영된 새로운 행사 계획안 초안을 작성합니다. 이때 NotebookLM을 활용하면 해당 업무를 효율적으로 처리할 수 있습니다.

먼저 작년 행사를 실시한 후 학부모, 학생, 교사들로부터 설문조사를 실시하였습니다. 이 설문 조사에는 행사에 대해 좋은 점이나 개선이 필요한 점 등을 '비정형 데이터', 즉 서술형 피드백으로 모아 둔 자료가 있습니다. 이를 객관적으로 분석하고, 과거 계획과 안전 규정을 통합한 실효성 있는 개선 계획의 초안을 수립할 수 있습니다.

1) Step 1: 자료 수집

NotebookLM에서 새 노트북을 '2026_전교생운동회_개선기획'으로 지정하고, ① 서술형 피드백, ② 과거 계획안, ③ 안전 매뉴얼을 업로드합니다.

2) Step 2: 분석 단계 (부정적 키워드 추출)

[1]'서술형 피드백'은 작년 행사에 대한 서술형 평가 문구를 모아둔 자료입니다. 이 자료를 PDF 파일로 저장하 후 '[피드백]2025_설문결과_서술형'이라고 파일명을 지정합니다. NotebookLM에 해당 파일을 올린 후 선택합니다. 소스를 선택할 때 업로드한 전체 소스가 아니라 필요한 소스만을 선택하여 프롬프트를 입력하고 답을 얻을 수 있습니다. 이번 예시에서는 설문결과 소스만 선택했습니다.

[2]선택한 후 "소스 [피드백]_2025_설문_서술형을 분석하여, 작년 행사에서 가장 불만족스러웠던 Top 3 문제점을 키워드와 함께 요약하고, 그 원인으로 추정되는 교사들의 업무 과중 관련 의견 2가지를 요약해주세요."

NotebookLM은 설문조사를 데이터로 하여 문제점 Top3를 "교통 및 주차 혼잡, 긴 대기 시간과 동선관리', '휴게/편의 시설 및 공간 부족"으로 분석 결과를 제시합니다. 여기에 교사들의 업무 과중 요인을 제시하여 종합적인 지난 행사 보고서를 작성해줍니다.

3) Step 3: 문서 생성 (다중 소스 통합)

이제 업로드한 소스를 모두 선택한 후 다음과 같이 프롬프트를 입력합니다.

입력 프롬프트: "소스 2025학년도 전교생 운동회 계획'을 참고하되, 위에서 수립된 개선 아이디어와 소스 '2025학년도 전교생 운동회 상세 안전 매뉴얼'의 필수 점검 항목을 통합 반영하여 '2026년 과학의 날 행사계획(안)'의 '프로그램 운영 및 안전 계획' 섹션 초안을 작성해주세요."