5. 학교 행정 업무 처리: (2) 공문 처리

2부 NotebookLM 활용을 위한 첫 걸음

(2) 공문 처리 및 보고서 작성 (핵심 요약 및 실행 계획)

이번에는 NotebookLM으로 교육청 공문에서 학교 실행 사항을 빠르게 추출하고, 학교의 기존 계획과 비교한 보고서 초안을 작성하고자 합니다. 공문 내용(What)과 학교의 계획(Who)을 교차 분석하여 실행 주체와 기한이 명확하게 하고, 업무 목록을 추출할 수 있습니다.

1) Step 1: 자료 수집

노트북 이름을 '교육청_AI선도학교_공문처리'로 지정하고, ① 교육청 공문, ② 학교교육계획서, ③ 업무 분장표를 업로드합니다.

(아래 예시에서 활용한 공문은 실제 공문이 아니라 설명을 위해 제미나이에게 가상의 공문을 생성해 달라고 요청하여 만든 공문입니다.)

2) Step 2: 분석 단계 (What + Who 결합)

공문(What to do)과 학교 계획(Who)을 결합하여 AI 선도학교 업무를 처리하고자 합니다. 앞서 업로드한 소스 파일 3가지에 기초하여 다음과 같이 담당 부서를 지정해 달라고 요청합니다.

입력 프롬프트: "소스 '2026학년도 AI 선도학교 운영 계획 공문'에서 우리 학교가 즉시 실행해야 할 '구체적인 실행항목 3가지'를 추출하고, 소스 '2025 00초 업무문장표'를 참고하여 해당 업무의 담당 부서를 지정하여 표로 작성해주세요."

NotebookLM은 위의 프롬프트에 다음과 같이 중요 일정, 업무분장표, 실행을 위한 참고 설명을 제시합니다.

3) Step 3: 문서 생성 (정보 비교 및 Gap 분석)

중요 일정과 처리해야 할 항목, 업무 분장 등을 확인했습니다. 이제 해당 업무를 다음해 교육계획서에 반영해야 합니다. 처음 올린 소스 자료를 바탕으로 내년도 교육 계획서의 초안을 작성합니다.

입력 프롬프트: "소스 '2026학년도 AI 선도학교 운영 계획 공문'의 요구 사항과 소스 2025 00초등학교 학교교육계획서'를 참고하여, 2026학년도 계획에 '새롭게 추가해야 할 사업' 2가지와 그 근거를 제시해주세요."

입력한 프롬프트에 대해 선도학교 신청시 필수적인 사전 지원 사항과 교육계획에 반영되어야 할 사항을 정리해줍니다. 또한 관련 교원 연수에 대한 계획이 필요하다고 알려줍니다. 더불어 관련하여 수정, 보완되어야 할 학교 교육계획의 여러 분야에 대해 알려줍니다.

4) Step 4: 스튜디오 활용 (공식 문서화)

이제 NotebookLM의 스튜디오 기능 중 '보고서'를 활용하여 관리자 보고용 문서를 작성하고자 합니다.

화면 우측의 '스튜디오'에서 '보고서'를 클릭합니다.

현재 노트북의 소스 자료를 바탕으로 생성할 수 있는 여러 보고서가 표시된 팝업창이 열립니다. 여기서 필요한 종류의 보고서를 선택합니다. 일단 예시로 중요 내용을 요약한 보고용 '브리핑 문서'를 선택합니다.

선택한 브리핑 문서가 자동으로 생성되면 스튜디오 메뉴에 보고서가 표시됩니다.

생성된 브리핑 문서를 검토하고, 필요한 경우 프롬프트를 직접 입력하여 원하는 보고서를 생성합니다.

자동으로 생성한 브리핑 문서가 2025학년도 학교교육계획서의 주요 내용을 브리핑하는 내용이 대다수를 차지하고 있습니다. 필요한 보고서는 2026학년도 학교교육계획에 선도학교 운영의 내용을 어떻게 추가할 것인지 브리핑하는 문서였는데 말입니다. AI가 자동 생성하는 보고서는 이렇게 교사의 의도를 정확하게 반영하지 못할 가능성도 있습니다.

프롬프트로 원하는 문서가 어떤 것인지 입력하여 원하는 브리핑 보고서를 다시 생성합니다.

입력 프롬프트:"모든 소스를 바탕으로 AI 선도학교 운영을 2026학년도 학교교육 계획에 반영하기 위해 필요한 사항들을 학교 관리자에게 보고하는 브리핑 보고서를 작성해주세요."

이와 같이 학교 관리자나 교사들을 대상으로 관련 사업에 대해 브리핑 할 수 있는 보고서를 작성했다.