5. 학교 행정 업무 처리: (3) 회의록 작성
2부 NotebookLM 활용을 위한 첫 걸음
(3) 회의록 작성과 후속 관리
학교에서 다양한 회의가 있습니다. 이들 회의를 학교 교육에 관련된 중요한 결정이 이루어집니다. 또한 교사들이 해야 할 여러 가지 업무의 출발점이자 근거가 됩니다. 이런 회의의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않습니다. 회의록 작성과 관리는 매우 중요합니다.
지금까지 회의록은 별도 담당자가 기록하고 정리하는 경우가 많았습니다. 회의록은 정형화되지 않은 내용을 대화로 풀어내기 때문에 여기서 핵심적인 내용을 추출하고 정리하는 일은 쉽지 않습니다. 이 작업을 NotebookLM을 활용하여 하면 시간과 노력을 줄일 수 있습니다. 그리고 어떤 면에서는 사람이 하는 것보다 더 나은 부분도 없지 않습니다.
1) Step 1: 자료 수집
회의록은 담당자가 회의에 참석하여 들은 내용을 실시간으로 정리하여 작성하는 일이 많습니다. NotebookLM을 활용하면 회의를 녹음만 하면 됩니다. 녹음한 후 녹음 파일을 소스로 업로드합니다.
2) Step 2: 자료 분석
먼저 음성 회의록 파일을 텍스트로 변환합니다. 프롬프트로 "음성파일을 대화 참가자별로 구분되도록 녹취해주세요."라고 입력하면 녹취록을 텍스트로 변환하여 줍니다.
NotebookLM이 회의 내용을 더 확실하게 인식하도록 녹취록을 메모로 저장한 후 소스에 추가합니다.
NotebookLM에게 회의 내용 정리를 요청합니다. 프롬프트로 "최종 결정된 사항과 추가 논의가 필요한 사항, 일정 정보를 정리해주세요."라고 입력합니다. 회의의 주요 사항들이 일목요연하게 정리된 답변을 얻을 수 있습니다.
3) Step 3: 문서 생성
이제 회의록을 바탕으로 필요에 따른 다양한 문서를 작성할 수 있습니다. 공식적으로 작성, 보관해야 할 회의록을 학교의 규정에 따른 형식에 맞춰 형성해 달라고 요청합니다. 프롬프트는 다음 예시와 같이 교사가 근무하는 학교의 회의록 작성 규정과 양식에 맞춰 요청합니다.
프롬프트 예시:
"회의록을 다음과 같이 정리해주세요.
- 회의명
- 회의 일시
- 참가자
- 주요 안건
- 회의 내용(회의 내용 참가자의 발언을 요약 정리하고, 문미를 ~음, ~임으로 해주세요.)
- 참가자 서명"
다음과 같이 학교에서 공식적으로 활용할 수 있는 회의록 초안이 생성됩니다.
회의 결과에 따라 학교에서 결정된 안건에 따른 액션 플랜을 세울 수 있는 문서를 생성할 수 있습니다. 프롬프트로 "회의결과를 '안건-논의 내용(요약)-결과-담당자'의 4단 표 형식으로 정리해주세요."라고 입력합니다. 다음과 같이 표로 일목요연하게 정리된 회의록을 만들 수 있습니다.
4) Step 4: 스튜디오 활용 (핵심 토픽 요약)
이제 회의록 내용을 담당자, 학교 구성원들이 그 핵심 내용을 파악할 수 있도록 알려야 합니다. 잘 요약, 정리된 문서도 좋지만 NotebookLM의 스튜디오 메뉴 중 'AI 오디오 오버뷰'를 활용하면 좋습니다. 이는 회의록 내용을 바탕으로 AI가 팟캐스트 형식으로 핵심 내용을 요약하여 오디오로 생성해주는 기능입니다. 회의 내용을 전달하는 데는 텍스트보다 오디오 오버뷰가 훨씬 더 효과적입니다.
스튜디오에서 'AI 오디오 오버뷰'를 클릭합니다. 오디오 오버뷰가 동으로 생성됩니다.
오디오 오버뷰가 생성되면 스튜디오에 목록으로 표시됩니다. 목록에서 우측에 있는 점3개 메뉴를 클릭하면 오디오 파일로 다운로드하거나 공유할 수 있는 팝업 메뉴창이 생깁니다. 아래에서 한 번 오디오 오버뷰 샘플을 들어보세요.
생성된 오디오 오버뷰 듣기
생성된 내용을 들어보니 너무 길어서 20분 가까이 됩니다. 중요 핵심 내용을 전달하기 위해 만들었는데 부적합합니다. 이런 경우 오디오 오버뷰를 교사가 원하는 길이, 내용, 형식 등을 지정하여 만들 수 있습니다.
'AI 오디오 오버뷰' 메뉴 우측 상단에 있는 연필 모양 아이콘을 클릭합니다.
팝업 메뉴가 표시됩니다. 형식에서 '요약'을 선택하고, 오디오 오버뷰 생성시 집중해야 할 점에 대해 입력합니다. 우측 하단에 있는 '생성'을 클릭합니다.
생성된 오디오 파일을 공유하는 방법은 (1) 링크 공유, (2) 파일 공유가 있습니다. 링크로 공유하면 소스 자료도 함께 공개됩니다. 교사 입장에서는 소스 파일까지 모두 공유되는 것이 부담스러울 수 있습니다. 이 경우 파일을 공유하게 되는데 파일 공유 역시 번거럽고, 외부 유출 위험이 있습니다. 이 때 오디오 파일을 다운로드한 후 구글 드라이브에 저장하고 링크를 공유하는 대안도 생각해볼 수 있습니다.
구글 드라이브에 오디오 파일을 업로드합니다. 구글 드라이브에서 오디오 파일 오른쪽에 있는 점3개 메뉴를 클릭합니다. 팝업 메뉴에서 '공유'를 클릭합니다.
공유 설정에서 엑세스 대상을 '링크가 있는 모든 사용자'를 선택합니다. 권한은 '뷰어'를 선택합니다. 마지막으로 '링크 복사'를 클릭하여 링크를 복사한 후 공유합니다.
