5. 학교 행정 업무 처리: (4) 업무 계획과 관리
2부 NotebookLM 활용을 위한 첫 걸음
(4) 일간/주간/월간 업무계획 작성 및 관리
이번에는 NotebookLM을 교사의 업무 스케줄을 관리하는 비서로 활용하는 방법을 살펴보고자 합니다. NotebookLM을 활용하면 교사가 해야 할 다양한 일들을 월간, 주간, 일간 단위의 업무 목록으로 만들 수 있습다. 뿐만 아니라 업무의 우선 순위 지정, 위임/연기/완료해야 할 업무 분류, 장기계획과 로드맵 수립을 설계할 수 있습니다. 또한 일간, 주간, 월간, 분기별 업무 브리핑 문서를 작성하거나, 출근하며 그날그날 처리해야 할 업무에 대한 음성 브리핑을 생성하여 들을 수 있습니다.
새로 노트북을 생성하고 노트북 이름을 '나의 업무 관리'라고 합니다. 학교에서 처리해야 할 복잡하고 다양한 업무들을 계획, 실행, 관리하기 위한 노트북을 사용합니다.
1) Step 1 : 자료 수집
업무 계획과 관리를 위한 기초 데이터가 될 수 있는 자료들을 소스로 업로드합니다. 해당 연도 학교 교육계획서, 학사 일정표, 월간/주간/일일 업무계획서, 업무 분장표와 같은 기초 자료를 업로드합니다.
위와 같은 기초 자료들을 업로드할 때 개인 정보나 평가 문항 등 민감한 개인정보나 보안이 필요한 비공개 자료는 제외해야 합니다.
만약 '일일 교육 계획'와 같이 주기적으로 그 내용을 업데이트해야 하는 소스 자료가 있을 수 있습니다. 이때 새로 업데이트되는 내용을 1개 소스 자료로 업로드하게 되면 무료 사용자의 경우 금방 업로드할 수 있는 소스 한계인 50개를 넘기게 됩니다. 이러한 문제점을 해결하려면 자주 업데이트가 필요한 자료는 구글 드라이브에 저장해야 합니다. '일일 업무 계획'을 업로드한 후 매일 새로운 업무 계획을 해당 문서 파일에 업로드합니다.
학교에서 '일일 교육 계획' 매일 새롭게 업데이트되는 자료입니다. 이 자료를 그대로 둔 채 프롬프트를 입력하거나 스튜디오에서 자료를 생성하면 처음 업데이트했을 때 해당 문서에 있는 내용만 반영됩니다. 예를 들어 11월 7일(금) 일일 업무 계획까지 입력된 구글 드라이브 '일일 교육 계획'을 올린 상태에서 11월 10일(월) 업무리스트를 정리해 달라고 하면 답변을 하지 못합니다. Gemini와 같은 도구에서는 AI가 지어내서 업무리스트를 만들 수 있지만, NotebookLM은 정직하게 자료가 없어서 업무리스트를 만들 수 없다는 답변이 나옵니다.
이때 구글 드라이브 문서에 새롭게 추가된 일일 업무 계획을 추가합니다. 그리고 NotebookLM에서 내용을 추가한 소스를 클릭합니다. 해당 소스에 기록된 내용에 대한 안내가 나옵니다. 소스 제목 아래에 '클릭하여 Google Drive와 동기화'를 클릭합니다. 그러면 구글 드라이브에서 업데이트된 내용이 소스로 반영됩니다.
2) Step 2 : 자료 분석
업로드한 자료를 상황과 교사의 필요에 따라 다양하게 분석하여 활용할 수 있습니다. 예를 들어 "11월 둘째 주까지 마김일이 명시된 교육정보부의 업무를 추출해주세요."라고 하거나 "11월 3일~7일까지 학급 담임이 처리해야 할 업무들을 추출하여 담당자, 마감일, 업무 처리 방법을 표로 정리해 주세요."와 같이 프롬프트를 입력하여 업무를 정리할 수 있습니다. 이는 여러 자료에 분산되어 있는 업무의 복합적인 조건을 필터링하여 업무 계획과 관리에 활용하는 방법입니다.
3) Step 3 : 문서 생성
매일 처리해야 하는 업무를 업무 유형별로 브리핑하는 문서를 작성할 수 있습니다. 프롬프트로 "오늘은 11월 13일입니다. 교무부장이며 6학년 담임입니다. 오늘 내가 시간대별로 처리해야 할 업무를 다음 3가지 범주로 나눠서 정리해주세요. 1. 수업 관련, 2. 행정 업무, 3. 학급 관리"라고 입력합니다.
생성된 자료의 문장 끝에 NotebookLM이 참조한 소스 자료 출처가 표시된 번호가 나옵니다. 마우스를 번호 위에 올리면 소스 자료의 내용이 팝업으로 표시됩니다. 이와 같이 각 업무 리스트에 관련된 소스 자료를 업무 처리의 근거나 참고 자료로 활용할 수 있습니다. 또한 소스 자료에 보고를 위한 양식이나 문서 링크가 있다면 그 링크를 바로 클릭하여 해당 업무를 처리할 수 있습니다.(아래 예시는 감염병 환자 발생 현황을 담임이 보고할 때 사용할 구글 문서 링크가 표시된 것을 볼 수 있습니다. 여기서 링크를 클릭하면 해당 구글 문서로 바로 연결됩니다.)
특정한 업무의 일정 관리를 할 수도 있습니다. 예를 들어 수학경시대회 관련 업무를 처리하기 위해 해야 할 일과 일정 등을 확인하고자 합니다. 담당 교사가 배포한 수학경시대회 실시 계획 파일을 소스 자료로 업로드하고 "수학경시대회 관련 처리해야 할 업무와 내용, 일정을 정리해주세요."라고 입력합니다.
프롬프트에 입력한 대로 수학경시대회 관련 업무 처리를 위한 업무와 내용, 일정이 체계적으로 정리되어 생성됩니다.
4) Step 4 : 스튜디오 활용
이번에는 스튜디오를 활용하여 필요한 자료를 만드는 방법을 몇 가지 예시로 소개합니다.
가. 업무 확인용 마인드맵
어떤 업무를 학교 전체 업무의 흐름 속에서 파악하고자 할 때 스튜디오의 '마인드맵'을 활용하면 좋습니다. 마인드맵으로 정리하고자 하는 소스를 선택한 후 스튜디오 메뉴 중 '마인드맵'을 클릭합니다.
이때 소스를 어떤 것으로 선택하는가에 따라 마인드맵의 활용 용도가 달라집니다. 예를 들면 다음과 같습니다.
- 업무분장표: 해당 학년도 교사 및 담당자의 전체적인 업무의 흐름과 범위 확인
- 학사일정: 학기별, 월별 학사 일정과 업무의 전체적인 파악
- 학교교육계획서: 각 업무가 학교 전체의 교육활동에서 차지하는 의미와 비중 등의 확인
마인드맵이 생성되면 전체적인 학교 업무의 흐름을 한 눈에 확인할 수 있습니다.
1) 생성된 마인드맵의 마지막 가지를 클릭하면, 2) 채팅창에 마지막 가지에 해당하는 업무에 대한 질문과 3) 그에 대한 NotebookLM의 답변이 자동 생성됩니다.
나. 일일 업무 브리핑 오디오 생성
출근할 때 비서가 전화로 그날 해야 할 업무를 목소리로 브리핑해준다면 큰 도움이 될 것입니다. NotebookLM은 이런 업무 브리핑 비서 오디오 파일을 생성할 수 있습니다.
[1] 먼저 채팅에서 특정 날짜에 처리해야 할 업무를 정리해 달라고 요청합니다.
[2] 답변이 생성되면 1) '메모에 저장'하고, 2) 저장된 메모 우측의 점3개 클릭한 후, 3) '소스로 변환'을 클릭하여 4) 새 소스 자료로 등록합니다. 자료가 등록되면 다른 소스들은 모두 선택 해제하고, 해당 날짜의 소스만 선택합니다.
[3] '스튜디오'에서 'AI 오디오 오버뷰'를 찾습니다. 이때 주의할 점은 바로 'AI 오디오 오버뷰'를 클릭하지 말아야 한다는 것입니다. 그렇게 하면 년간 업무 전체를 범위로 오디오 브리핑 파일이 생성됩니다. 특정 날짜에 처리해야 할 업무 브리핑을 생성하려면 먼저 'AI 오디오 오버뷰'의 우측 상단에 있는 연필 모양 아이콘을 클릭합니다.
[4] 형식에서 '요약'을 선택합니다. 출근시간에 간단명료하게 해당 날짜에 처리해야 할 업무 브리핑을 듣기 위한 것이므로 핵심 아이디어를 전달해줄 수 있는 '요약' 형식을 선택합니다. 그리고 오디오 생성 포커스를 특정 날짜, 예시로 11월 14일에 처리해야 할 오디오 오버뷰를 생성해달라고 요청합니다. 마지막으로 '생성'을 클릭합니다.
[5] 다음 샘플과 같은 해당 날짜의 업무에 관한 오디오 브리핑이 생성됩니다