협업의 핵심, 그리고 솔루션의 선택
리모트 업무를 직접 체험하고 뽀개줄께요. 당신의 삶의 질을 위해.-2-
리모트 업무는 서로 얼굴을 맞대지 아니하고, 서로 다른 위치와 시간에도 기술을 활용하여 업무의 한 분야 전체를 담당하거나, 어느 한 분야의 세부 부분을 담당하는 등 일을 해 나가는 과정에서 여러 사람과 함께 업무하는 ‘협업’을 의미합니다.
카일루아는 얼굴을 맞대고 같은 시간 출퇴근을 지켜야 하는 방식에서 벗어나 본인이 원하는 시간과 장소에서 자신이 담당하는 부분의 일을 해내는 리모트 방식을 적용하며, 위에서도 언급했듯 카일루아 팀원 각자가 다른 팀원들과 협업을 해야 한다는 것을 의미합니다.
이러한 리모트 방식의 협업을 적용하고 있는 카일루아 팀원들이 가장 많이 받는 질문 중 하나가 “일을 어떻게 관리하냐?” 라는 것인데.
리모트 협업의 핵심은 ‘신뢰’입니다.
각자가 맡은 부분이 완전하게 완료되고, 이러한 각자의 담당 부분들이 모아져 완전한 프로젝트 모체가 완성되는 것이지요. 이 프로젝트는 더 세부적인 서브 테스크로 구분이 될 수도 있으며 완료된 프로젝트가 다른 프로젝트 안에 속하거나 연계되기도 합니다.
카일루아 멤버들의 행아웃 회의 모습‘신뢰’의 구조가 원활하게 구성될 수 있으려면 리모트 협업에 임하는 개인의 업무 능력 뿐만아니라, 각자가 서로의 업무를 명확히 쪼개고 정해진 기간에 맞춰 오차없이 프로젝트를 진행 시킬 수 있는 개인 업무 관리와 팀플레이 능력도 중요합니다.
이러한 ‘신뢰’가 바탕이 되어 있는 상태에서 개인의 업무 능력, 업무 관리, 팀플레이를 극대화 하기 위해 비로소 리모트 협업 솔루션이 필요하게 되는데, 무엇보다 중요한 것이 ‘상호 간 업무의 흐름과 특성’을 파악하여 이에 맞는 솔루션을 선별하는 일입니다.
1. 업무 분야
개발자 간의, 기획자 간의 리모트 협업이라면 한 분야에 최적화된 솔루션을 활용하면 되지만, 다수의 경우 기획자, 디자이너, 개발자 등 여러 분야의 사람들이 함께 리모트 업무를 수행하는 경우가 대부분이라 생각됩니다. 이러한 경우, 개발이나 기획의 한 분야에 특화된 솔루션의 경우 다른 분야에서는 이해하기 어려운 활용 방식과 기능으로 협업이 원활하게 진행되기 어려울 수 있습니다. 따라서 함께 일하는 업무의 분야를 파악하고 서로가 동의 가능한 기능과 상호간 반드시 필요한 방식이 무엇인지 고민하는 과정이 선행되어야 합니다. 가령, 에버노트와 같이 아이디어를 단순히 공유하는 솔루션을 채택한다면 해당 솔루션을 학습하는 과정은 쉬울 수 있지만, 그 단순성으로 인해 다양한 방식으로 의견교환, 공유가 필요한 리모트 협업이 제대로 이루어지기 어려울 수 있습니다.
2. 업무 특성
또한, 진행하는 업무의 단위가 단일 프로젝트인지, 다수의 프로젝트가 복합적으로 진행되며 각 프로젝트와 서브 테스크 간의 유기적 관계가 중요한 업무인지, 업무 진행 상황을 구체적으로 파악해야하는지에 따라 솔루션의 선택이 이루어 져야 합니다. Trello의 경우 단순성한 UI를 통해 하나의 프로젝트 아래의 진행해야 하는 서브 테스크들을 카드 형식으로 한눈에 보기 쉽지만, 여러 프로젝트가 개별적, 유기적으로 연결되기도 하며/ 하나의 프로젝트 하위의 서브 테스크가 상위의 프로젝트에 영향을 미치는 / 다양한 프로젝트가 산발적으로 운영되는 기업에서는 적합한 솔루션이 아닐 수 있습니다.
3. 업무 활용 대상
더불어, 리모트에 임하는 각자의 성향에 따라서도 솔루션의 방향이 달라질 수 있습니다. 리모트 업무에 활용되는 솔루션의 종류는 매우 다양한데 개발자들은 ‘Github’ 등 다양한 리모트 협업 방식에 대한 경험이 있기 때문에 적응하는데 큰 어려움이 없지만(더불어 IT와 친숙하므로), 기획/마케팅 영역의 경우 이러한 협업 솔루션 보다는 실제 얼굴을 맞댄 회의에 익숙하므로 협업에 필수적인 업무의 세분화, 얼굴을 맞대지 않은 상태에서 서로의 업무를 공유하는 개념의 적용이 어려울 수 있습니다. 이러한 경우에는 순차적으로 팀원 전체가 공감대를 형성할 수 있으면서도 지속가능한 협업 솔루션을 활용하여 변화에 대응해야 함은 물론이며, 모두를 만족시키기 위해 효율성이 떨어진 분야가 있다면 해당 분야에서 세부적으로 활용 가능한 솔루션에 대한 대책도 고민해야 합니다.
4. 동기화
마지막으로, 각자가 진행 중인 업무의 내용의 공유 뿐만아니라, 여러 분야의 담당자들이 복합적으로 개입하여 진행해야 하는 업무의 경우에는 실시간으로 업무 내용이 동기화 되어야 하는 경우가 있습니다. 이러한 때에는 기본적으로 데시보드 역할을 하는 메인 협업 솔루션 외에 실시간으로 동기화가 가능하며 메인 솔루션과 능동적으로 연동할 수 있는 Slack 과 같은 메신져에 대한 고민이 필요합니다. 더불어, 여러 분야의 업무 개입 시점에 대한 직관적인 이해를 위해 간트 차트(Gantt Chart)도 고려될 수 있습니다.
5. 학습의 비대칭성
솔루션을 도입하는 많은 기업과 팀들이 갖게 되는 난제(?) 중 하나입니다. 어떤 이들은 솔루션의 활용을 또다른 틀에 갖힌 방식으로 보거나, 솔루션 활용 방법을 학습해 가는 과정이 귀찮거나 어려운 경우도 있습니다. 하지만 위의 고민 4가지가 선행된 이후, 팀에 반드시 적용이 필요하며, 서로의 커뮤니케이션 가능성을 증대할 수 있는 방법이 솔루션의 활용이라면, 이미 팀원들 스스로도 솔루션 학습과 활용에 동의한 상황일 것이며, 이는 학습의 비대칭성을 해결하는데 큰 도움이 될 것입니다.
카페에서 리모트 업무 중인 모습위와 같은 과정을 통해 카일루아는 ‘ASANA‘를 메인 협업 솔루션으로 Slack은 메신져로, Hangout을 회의 솔루션을 활용하고 있습니다. 하지만 이러한 카일루아의 선택도 완벽할 수는 없기 때문에, 다양한 분야에서 활용되고 있는 솔루션을 실제 적용하고 테스트하기 위해 팀원 각자가 리모트 업무 진행 중 발견된 문제점을 이야기 하고 새로운 솔루션을 테스트 하기 위해 의견을 나누기도 합니다. 이런 과정에서 '협업하며 그림으로 설명할 수 있는' 솔루션 'realtimeboard' 추가 도입하여 활용하고 있습니다.
그렇다면 위와 같은 고민을 통해 리모트 솔루션의 선택을 마쳐 활용하게 되면서 팀은 어떤 상황을 맞게 될까요?
다음 글에서는 ‘협업이 갖는 진짜 의미와 문제점’에 대해 이야기 해보겠습니다.
